Elektronische Rechnungen: Pflicht ab 2025

1.Hintergrund

2. Kernpunkte der Neuregelung

• Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (inländische B2B-Umsätze) müssen Rechnungen zukünftig in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden.
• Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft alle steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
• Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
• Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen.
• Neue Definition der E-Rechnung:
  • Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen auf Papier ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Aussteller die Rechnung auch elektronisch versenden, zum Beispiel als PDF-Dokument. Künftig wird eine PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung betrachtet.
  • Stattdessen gilt als E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das heißt, dass Rechnungsdaten ohne Medienbruch direkt in verarbeitende Systeme importiert werden können.
  • Sie muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entsprechen. Die Norm wurde ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G) erarbeitet und muss daher für die Bedürfnisse des B2B-Bereichs weiterentwickelt werden.
  • Die neue E-Rechnung basiert auf einem maschinenlesbaren XML-Format und ist nicht für eine visuelle Prüfung durch Menschen geeignet. Mithilfe von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz jedoch lesbar dargestellt werden.
  • Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen, dieses muss allerdings die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen.
  • Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.

3. Zeitplan und Übergangsregeln

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

• Anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Entspricht die Rechnung nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Rechnungen) oder besteht keine E-Rechnungspflicht (z.B. bei Kleinbetragsrechnungen), bleibt das Zustimmungserfordernis bestehen.
  • Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) soll nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich sein.
  • Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.

• Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin auf Papier übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig.
• Bis zum 31. Dezember 2027 können Unternehmer mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) von weniger als 800.000 Euro Rechnungen weiterhin auf Papier übermitteln. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
   
• Ab dem 1. Januar 2028 müssen die neuen Anforderungen an die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen verbindlich eingehalten werden. Frühestens ab diesem Zeitpunkt sollen auch die Voraussetzungen für das vorgesehene Meldesystem geschaffen sein.

4. Ausnahmen

5. Fazit

6. Veranstaltungshinweis