Aufbewahrungsfristen für Lieferantenerklärungen

Für die Aufbewahrung gilt daher:

Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK. Aus diesem Grunde sind sie abweichend von den Regelungen in den Ursprungsprotokollen bzw. Art. 51 UZK gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a i.V.m. Abs. 3 AO zehn Jahre aufzubewahren (Ablauf des laufenden Jahres plus 10 Jahre).

Die IHK-Organisation weist zusätzlich darauf hin, dass nach der rein praktischen Sichtweise die Lieferantenerklärungen unabhängig vom eingetragenen Gültigkeitszeitraum und der zuvor genannten Aufbewahrungsfrist so lange benötigt werden, wie sich noch Ware aus dem angegebenen Bezugszeitraum/aus der angegebenen Lieferung im Unternehmen befindet.

Aus den Beratungen und Seminaren haben die IHKs erfahren, dass es häufig zu Fehlinterpretationen kommt, weil man den in der Lieferantenerklärung genannten Gültigkeitszeitraum gleichzeitig auch als Verwendungszeitpunkt einstuft. D.h. eine Lieferantenerklärung aus dem Jahr 2016 (galt für alle Lieferungen vom 1. Januar 2016 bis zum 31.12.2016) kann unabhängig von den zuvor genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch als Präferenzvornachweis/Ursprungsnachweis dienen, wenn sich diese Ware noch im Lager befinden sollte und erst heute ein Verkauf erfolgt.