Gründung, Sicherung, Nachfolge

Buchführung

1. Wer ist buchführungspflichtig?

Der Gewinn aus gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit muss versteuert werden. Um den Gewinn zu ermitteln, sieht das Steuer- bzw. das Handelsrecht entweder die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanzierung auf der Grundlage der doppelten Buchführung vor.
Zur doppelten Buchführung/Bilanzierung sind folgende Personen verpflichtet:
  • Kaufleute, das heißt im Handelsregister eingetragene Unternehmen, wie z. B. Einzelkaufleute (e.K.), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft (AG) gemäß § 140 Abgabenordnung (AO) i.V.m. § 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB).

    Ausnahme: Einzelkaufleute (e.K.), deren Umsatz 800.000 Euro und Gewinn 80.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreitet, sind von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit. Unternehmensgründer sind befreit, wenn die genannten Schwellen am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (§ 241a HGB).
  • Nichtkaufleute, d. h. Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind nach steuerrechtlichen Vorschriften zur Bilanzierung verpflichtet, wenn ihr Umsatz 800.000 Euro oder ihr Gewinn 80.000 Euro im Jahr überschreitet (§ 141 Abs. 1 AO).
Wer nicht zur doppelten Buchführung/Bilanzierung verpflichtet ist, kann trotzdem freiwillig Bücher führen und Bilanzieren, ansonsten ist der Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung zu ermitteln (§ 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz, EStG).

2. Wann beginnt die Buchführungspflicht?

Die Verpflichtung zur Buchführung beginnt mit dem ersten Geschäftsvorfall nach Aufnahme des Gewerbes. Bei Kapitalgesellschaften beginnt die Buchführungspflicht mit dem ersten zu buchendem Geschäftsvorfall nach notarieller Beurkundung des Gesellschaftsvertrages.
Wird die Umsatzgrenze von 800.000 Euro oder die Gewinngrenze von 80.000 Euro überschritten, muss zur doppelten Buchführung übergegangen werden. Das Finanzamt muss dem Unternehmer allerdings mitteilen, dass er infolge des Überschreitens einer der beiden Grenzen buchführungspflichtig geworden ist. Die Buchführungspflicht beginnt dann in dem Jahr, das auf die Mitteilung des Finanzamtes folgt.

3. Was folgt aus der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht?

Bei der Bilanzierung sind - soweit sich aus dem Steuerrecht nichts anderes ergibt - die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu beachten. Das bedeutet insbesondere auch, dass sich ein sachverständiger Dritter (z.B. Steuerprüfer des Finanzamts) innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen, so dass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind (§§ 238, 239 HGB, §§ 145, 146 AO).
Der Gewinnermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Wirtschaftsjahr aber auch davon abweichen. Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre (§ 147 AO).
Bei der Bilanzierung wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen (Betriebsvermögensvergleich). Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Hierbei ist bei Buchführungspflichtigen oder bei Gewerbetreibenden, die freiwillig Bücher führen, grundsätzlich das Betriebsvermögen anzusetzen, welches nach handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelt wurde. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Daher müssen Entnahmen hinzu gerechnet, Einlagen abgezogen werden.
Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zu Beginn seiner Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter des Betriebes körperlich und wertmäßig zu erfassen und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen. Zum Ende jedes Geschäftsjahres muss wieder ein Inventar und ein Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) erstellt werden (§§ 240, 242 HGB). Ebenso sind ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch zu führen (§§ 143, 144 AO). Alle baren Zahlungsvorgänge müssen in einem Kassenbuch festgehalten werden.
Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben (deshalb „doppelte“ Buchführung). Hierfür gibt es Kontenpläne, die für jeden Betrieb aus den verschiedenen Kontenrahmen seines Wirtschaftszweiges entwickelt werden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema aller relevanten Konten, er enthält die für die Unternehmung tatsächlich nötigen und von ihr geführten Konten. Kontenrahmen sind in Kontenklassen aufgebaut. Für jede Branche gibt es eigene Kontenrahmen. Die drei wichtigsten sind:
  • Kontenrahmen für den Einzelhandel,
  • Kontenrahmen für den Groß- und Außenhandel
  • Gemeinschaftskontenrahmen für die Industrie.
Im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung sind bei der Bilanzierung nicht die tatsächlichen Zahlungsströme relevant. Vielmehr muss der Gewinn periodengerecht nach Wirtschaftsjahren ermittelt werden. Dazu müssen Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gebildet und Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden.

4. Was verlangt das Finanzamt von Einnahmenüberschussrechnern?

Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, ermittelt den steuerpflichtigen Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG); eine Bilanzierung ist nicht erforderlich. Es genügt vielmehr eine einfache Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und -ausgaben nach dem Prinzip:
Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
= Gewinn bzw. Verlust
Das Einkommensteuergesetz sieht zwar in § 4 Abs. 3 EStG selbst keine Verpflichtung zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen und -ausgaben vor. Aufzeichnungspflichten können sich jedoch aus § 22 Abs. 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) ergeben. Gemäß § 22 Abs. 2 UStG müssen u.a. das Nettoentgelt, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einzeln aufgezeichnet werden. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung ergibt sich zudem aus § 146 Abs. 1 Abgabenordung (AO). Die folgenden speziellen Aufzeichnungspflichten gelten (auch) für Einnahmenüberschussrechner:
  • Gewerbliche Unternehmer sind verpflichtet, den Wareneingang und den Warenausgang aufzuzeichnen. Letzteres allerdings nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert wird (§§ 143, 144 AO).
  • Für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens ist ein Inventarverzeichnis zu führen (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG).
  • Nicht abziehbare Betriebsausgaben müssen getrennt aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Grundsätzlich sollte die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein. Als Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung dienen einfache Aufzeichnungen, in denen alle im Laufe des Jahres zugeflossenen Einnahmen bzw. abgeflossenen Ausgaben in chronologischer Reihenfolge aufgrund der Buchungsbelege zu erfassen sind. Dabei ist es zweckmäßig, die einzelnen Posten beispielsweise nach Kostenarten zu sortieren (Büromaterial, Telefon, Miete usw.) und sich an dem amtlichen Vordrucks „Anlage EÜR“ zu orientieren.
Nach dem sog. „Zufluss-Abfluss-Prinzip“ sind die Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie eingegangen sind, und die Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Ausnahme: Bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen bzw. Ausgaben (Zinsen, Miete, Pacht) gilt das Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit und nicht das Jahr der Zahlung, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel erhalten bzw. geleistet wurde.
Die Einnahmenüberschussrechnung muss grundsätzlich unter Verwendung des amtlichen Vordrucks ("Anlage EÜR") elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln werden. Der Vordruck ist unter www.elster.de abrufbar.
Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen - wie bei der Bilanzierung - zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 AO).

5. Wie sind Abschreibungen zu berücksichtigen?

Grundsätzlich gilt, dass für bewegliche abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, im Jahr der Anschaffung oder Herstellung nicht die gesamten Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden dürfen. Die Kosten müssen vielmehr auf den gesamten Nutzungszeitraum verteilt werden, d. h. in jedem Jahr der Nutzungsdauer darf nur der anteilige Werteverzehr als Betriebsausgabe (= Abschreibung) geltend gemacht werden.
Jährliche Abschreibung: Anschaffungs- oder Herstellungskosten÷Nutzungsdauer in Jahren
Es wird linear abgeschrieben, das heißt, es werden jährlich die gleichen Beträge abgesetzt. Bei Anschaffung oder Herstellung im Laufe eines Jahres kann grundsätzlich immer nur der Teil des Abschreibungsbetrages geltend gemacht werden, der auf den Zeitraum bis Ende des Jahres anteilig entfällt (monatsgenaue Abschreibung).
Die Nutzungsdauer ist unter Berücksichtigung der besonderen betrieblichen Verhältnisse zu schätzen. Maßgebliches Hilfsmittel für die Schätzung der voraussichtlichen Nutzung sind die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten AfA-Tabellen.
Geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert bis einschließlich 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung als Betriebsausgabe in voller Höhe abgezogen werden. Soweit sie den Wert von 250 Euro übersteigen, sind sie unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten in einem besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind (§ 6 Abs. 2 Satz 5 EStG).
Alternativ zur vorstehenden Sofortabschreibung kann für Wirtschaftsgüter über 250 Euro (ohne Umsatzsteuer) bis einschließlich 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) jahrgangsbezogen ein Sammelposten gebildet werden (§ 6 Abs. 2a Satz 1 EStG). Die hierin zusammengefassten Wirtschaftsgüter sind gleichmäßig über einen Zeitraum von fünf Jahren zu je einem Fünftel abzuschreiben. Tatsächliche Veränderungen innerhalb des Sammelpostens werden nicht berücksichtigt.
Daneben besteht für Betriebe, die die Größenklasse des sogenannten Investitionsabzugsbetrags (§ 7g EStG) erfüllen, eine weitergehende Möglichkeit der Abschreibung. Diese Unternehmen können für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und in den vier folgenden Jahren Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 EStG bis zu insgesamt 40 Prozent in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass das Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr in einer inländischen Betriebsstätte fast ausschließlich betrieblich genutzt wird und für die Sonderabschreibung ein besonderes Verzeichnis laufend geführt wird, wenn die erforderlichen Angaben nicht aus der Buchführung ersichtlich sind (§ 7a Abs. 8 EStG).
Bei Anschaffung oder Herstellung nach dem 31.3.2024 und vor dem 1.1.2025 kann anstatt der linearen AfA neben den Sonderabschreibungen auch die degressive AfA in Anspruch genommen werden. Der degressive AfA-Satz beträgt hier das 2-fache des linearen AfA-Satzes, jedoch maximal 20 Prozent (Obergrenze) der Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Abschreibungen nach Einlage von Wirtschaftsgütern in den Betrieb: Bei Betriebsgründungen kommt es oft vor, dass Wirtschaftsgüter in den Betrieb eingebracht werden, die zuvor privat genutzt wurden (beispielsweise PKW). Handelt es sich hierbei um Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, können auch hier Abschreibungen vorgenommen werden. Die Einlage erfolgt grundsätzlich mit dem Teilwert oder den fortgeführten Anschaffungskosten. Wurde das eingelegte Wirtschaftsgut bisher nicht zur Erzielung von Überschusseinkünften genutzt, so ist der Einlagewert prinzipiell auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben. Wurde das Wirtschaftsgut jedoch vor seiner Einlage bereits zur Erzielung von Überschusseinkünften genutzt, so bemessen sich die weiteren Abschreibungen nicht mehr nach dem Einlagewert, sondern nach dem Restwert des Wirtschaftsguts im Einlagezeitpunkt. Durch diese Regelung soll vermieden werden, dass mit der Einlage künstlich neues Abschreibungsvolumen geschaffen wird.

6. Gründungsaufwendungen

Bei der Gründung eines Betriebs entstehen in der Regel noch vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit Kosten. Diese Kosten können bei der Ermittlung des ertragssteuerlichen Gewinns als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Es kommt hier alleine auf den wirtschaftlichen Zusammenhang an, ein zeitlicher Zusammenhang ist nur von sekundärer Bedeutung.
Besonderheiten sind bei der Gründung einer GmbH zu beachten. Die Gründung einer GmbH vollzieht sich in drei Schritten:
  1. Vorgründungsgesellschaft (regelmäßig BGB-Gesellschaft, bis Abschluss des Gesellschaftsvertrages)
  2. Vorgesellschaft (ab Abschluss eines Gesellschaftsvertrages)
  3. GmbH (ab Eintragung ins Handelsregister)
Die Vorgesellschaft und die spätere Kapitalgesellschaft werden ertragssteuerrechtlich als ein Steuersubjekt behandelt. Daraus folgt, dass die Aufwendungen während der Zeit der Vorgesellschaft, nicht aber aus der Zeit der Vorgründungsgesellschaft, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Letztere wären gegebenenfalls bei der Einkommensermittlung bei den jeweiligen Gesellschaftern zu berücksichtigen. Soll die Gesellschaft die Kosten der Gründung übernehmen, empfiehlt es sich, dies in der Satzung unter Nennung des Gesamt(höchst)betrags zu erwähnen.
Stand: 04.07.2024