Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen

Die eRechnung ist Teil der ViDA (=VAT in the Digital Age)-Initiative der EU-Kommission, welche das Umsatzsteuerrecht modernisieren soll. Dies dient der Umsetzung eines geplanten elektronischen Meldesystems in der EU, welches bis zum Jahr 2030 beziehungsweise 2032 vollständig umgesetzt werden soll.

Parallel zum europäischen ViDA-Projekt arbeitet Deutschland auf nationaler Ebene an der Einführung elektronischer Rechnungen. Umsatzsteuerliche Regelungen sind daher im Wachstumschancengesetz enthalten, welchem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 schließlich zugestimmt hat. Der Gesetzgeber hat darin auch Übergangsregelungen zwischen den Jahren 2025 bis 2027 für den Empfang von elektronischen Rechnungen vorgesehen, um den zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwand für die Unternehmen abzufedern. Laut der Begründung zum Wachstumschancengesetz erfolgt die obligatorische Einführung der eRechnung bereits jetzt im Vorgriff auf die Einführung des Meldesystems der EU, damit Unternehmen die Vorteile der eRechnung schon frühzeitig nutzen, Digitalisierung gefördert, Bürokratie abgebaut und der zeitliche Ablauf der Einführung entzerrt wird.

Die eRechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist im Sinne der EU-Norm im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Sie basiert auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet, das heißt sie ist mit dem menschliche Auge nicht lesbar. Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene zugelassene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden.

Die eRechnung muss maschinenlesbar sein und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Zugelassene Standards für eRechnungen sind demnach:

Der Datenaustausch per EDIFACT entspricht streng genommen nicht der Norm EN 16931, soll aber gleichwohl – zumindest bis zum 31. Dezember 2027 – zulässig sein, siehe § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG n.F.. Der Umstellungsaufwand soll dadurch für Unternehmen, bei denen sich dieses EDI-Verfahren teilweise schon seit Jahrzehnten bewährt hat, begrenzt werden. Diesbezüglich empfiehlt es sich aber für betroffene Unternehmen die weitere Entwicklung besonders aufmerksam zu beobachten, weil noch an Lösungen gearbeitet wird. Denn zulässig sind generell Verfahren, sofern diese das für die Umsatzsteuer aus dem Verwendeten Format richtig und vollständig extrahiert werden können und das Ergebnis der Norm EN 16931 entspricht und mit dieser kompatibel ist. Gleiches dürfte auch für andere Verfahren gelten, die Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger miteinander vereinbaren, vgl. § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG n.F..

Die Pflicht zur eRechnung ist nur für inländische B2B Umsätze vorgesehen. Bei Empfang einer eRechnung erhält man die Daten so, dass eine automatische Weiterverarbeitung möglich ist.

Alles, was nicht unter eine eRechnung (EN 16931) fällt, stellt eine sonstige Rechnung dar. Dies könnten beispielsweise Papierrechnungen oder PDF Dokumente ohne strukturierte Daten sein.

Zunächst (ab 2025) ist ausschließlich der B2B Bereich (Business to Business), also Leistungen zwischen Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb, zum Empfang von eRechnungen verpflichtet. Anknüpfungspunkt der eRechnungspflicht ist der Inlandsbezug, der sowohl bei dem leistenden Unternehmen, als auch bei dem Leistungsempfänger gegeben sein muss. Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten, die am Umsatz beteiligt ist. Existiert kein Sitz im Inland, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort im Inland aus.

Ausnahmen, bei denen weiterhin andere Formate zulässig sind, gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), steuerfreie Umsätze (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG) und bei Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Für die Ausstellung von eRechnungen gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Die Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format ist bei Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026 möglich.

Die Rechnungstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format ist bei Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 möglich, sofern der Gesamtumfang des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € (§ 19 Abs. 3 UStG) beträgt.

Umsatzunabhängig ist bei Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 eine Rechnungsausstellung via anderen elektronischen Formats möglich, wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird.

Folgende Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung von Rechnungen:

* Nur, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 3) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
** Vorbehaltlich weiterer Entwicklungen.

Die eRechnungsstellung an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin möglich, sofern diese zugestimmt haben.

Die Form der Übermittlung einer eRechnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Daher sollte eine Versendung per E-Mail ausreichen.

Auf dem Markt gibt es einige Unternehmen, die bei der technischen Einführung und Umsetzung künftiger Pflichten behilflich sein können. Es ist zudem sinnvoll, Rücksprache mit ihrem derzeitigen Softwareanbieter in Bezug auf mögliche Angebote zu halten. Weiterhin können eRechnungen in bestehende Systeme integriert werden.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten rechtzeitig in Bezug auf die zukünftig bestehenden Pflichten geschult und zu sensibilisiert werden.

Es ist wichtig, sich als Unternehmen mit der Umstellung zu beschäftigen. Denn bei fehlender vorgegebener Umsetzung drohen Bußgelder.

Trotz des absehbaren Aufwands, welchen die verpflichtende Einführung der eRechnung mit sich bringt, kann die Einführung auch potenziell vorteilhaft sein: So haben elektronische Rechnungen das Potenzial Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu optimieren, indem Rechnungsprozesse automatisiert werden. Sie können dadurch dazu beitragen, Ausgaben im Bereich der Archivierung und Buchhaltung zu senken oder Portokosten zu sparen.

Aufgrund der Einführung der eRechnung ab dem 1. Januar 2025 sollten sich Unternehmen zeitnah mit dem Thema befassen. Bestehende eRechnungssysteme oder Softwareprogramme müssen ggf. aufgerüstet oder angepasst werden. Der Aufwand zur Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben hängt auch vom Digitalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens ab.

Ab 2025: Unternehmen im B2B Bereich müssen eRechnungen (CEN-Norm EN 16931) empfangen und verarbeiten können. Übergangsfristen gelten für das Ausstellen und Versenden. Ab dem Jahr 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten.