E-Rechnungspflicht gegenüber Bundesbehörden und mittelbarer Bundesverwaltung

Seit dem 27. November 2020 sind grundsätzlich alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern der Bundesebene verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form, d. h. im strukturierten elektronischen Format, einzureichen. Ein einfaches PDF genügt nicht mehr.

Noch sind viele betroffene Unternehmen nicht so weit, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln. Da die Umstellung auf die neuen elektronischen Rechnungsformate einige Zeit in Anspruch nehmen kann, gibt es eine gewisse Dringlichkeit, sich dieser Aufgabe zu stellen.

Tatsächlich gibt es neben den Bundesbehörden eine Vielzahl nachgeordneter Institutionen und auch bundeseigener Unternehmen, die der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) unterfallen. Die Lieferanten dieser Unternehmen werden derzeit auf die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung hingewiesen. Diese Hinweise sollten ernst genommen werden. Im Zweifel hängt das Bezahlen der Rechnung an der Form, in der diese eingereicht wird.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, der den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931) entspricht. Zusätzliche gibt es Nutzungsbedingungen der beiden Rechnungseingangsplattformen des Bundes (Zentrale Rechnungseingangs- und Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangsplattform) und einiger mittelbarer Bundesverwaltungen wie der Bundesbahn zu beachten.

Die beiden zentralen Bundes-Plattformen ermöglichen dabei das Hochladen einzelner Rechnungen im Format XRechnung und sogar auch das Erstellen (händische Eingabe) einzelner Rechnungen. Eigene Plattformen in der mittelbaren Bundesverwaltung, wie z. B. die der Bundesbahn, verlangen aber u.U. bereits das elektronische Übermitteln einer E-Rechnung. Regelmäßige Lieferanten in die Bundesverwaltung sollten deshalb eine digitale Rechnungserstellung und Übermittlung umsetzen.

Dass dies auch betriebsintern Vorteile bietet, braucht eigentlich nicht extra erwähnt zu werden. Die E-Rechnung erleichtert das ortsunabhängige Arbeiten, sorgt für schnellere Auszahlungen und erwirkt auf Grund der automatischen Erstellung und Validierung der Rechnungen eine Steigerung der Prozessqualität. Das bedeutet, dass mit der Digitalisierung der Rechnungserstellung auch viele vor- und nachgelagerte Prozesse in der Buchhaltung digitalisiert und verzahnt werden. Die Umstellung ist mithin komplex.

Das Bundesministerium der Finanzen und das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat haben wichtigen Informationen sowie häufige Fragestellungen zur elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung hier zusammengestellt: https://www.e-rechnung-bund.de/

Eine Übersicht der Änderungen bzw. bestehenden Regelungen der Bundesländer finden Sie in den Bund-Länder-Übersichten des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) oder auf der Webseite des Verband elektronische Rechnung (VeR).