Checkliste zur Firmenjubiläumsfeier

Jubiläumsemblem mit IHK-Logo - Feiern Sie Ihr Firmenjubiläum! Erfolgreich am Markt
© @Michael Luz

Professionelle Planung ist entscheidend

Ein Unternehmen, das seinen Geburtstag öffentlich feiert, sollte rechtzeitig planen. Je nach Art und Umfang gilt die Faustregel, sich bereits ein gutes Jahr vor dem Anlass ausreichend Zeit für die Planung zu nehmen bzw. ein Konzept zu erarbeiten. Denn schließlich sollte ein Jubiläum mehr als nur "Essen und Trinken" sein.

1. Das Jubiläum braucht eine Leitidee

Wofür stehen wir? Was ist die Botschaft unseres Unternehmens? Eine Leitidee als Motto oder Slogan gibt dem Firmenjubiläum ein Profil. Wichtig ist, dass sie aus der eigenen Unternehmensphilosophie stammt. Alle Aktivitäten im Jubiläumsjahr sollten auf diese Leitidee als roten Faden zugeschnitten sein. Sie können auch eine originelle Jubiläumsaktion einplanen - zum Beispiel:
  • ein spezielles Jubiläumsprodukt,
  • eine Stiftung gründen,
  • einen Baum pflanzen oder
  • Geld für einen guten Zweck spenden
Eine Jubiläumsaktion belebt das Programm und ist gut für das Firmenimage.

2. Organisation und Ablauf der Veranstaltung – wer macht was?

Bei der Planung sollten Sie bedenken, was Sie im Unternehmen selbst erledigen wollen und wo eventuell ein professioneller Dienstleister helfen könnte. Das Projektteam sollte aus Mitarbeitern aller Bereiche bestehen. Von Anfang an müssen Zuständigkeitsbereiche für die einzelnen Arbeitsgruppen abgestimmt werden. Geplant werden müssen:
  • Auswahl und Empfang der Gäste,
  • Auswahl der Redner,
  • die Bewirtung,
  • eventuell eine musikalische oder künstlerische Begleitung und
  • der Programmablauf.

Feinplanung:

  • Die Dauer jedes Programmpunktes sollte genau festgelegt werden.
  • Mit den Rednern sollten Sie Dauer und Inhalt der Reden absprechen (Die Gäste wollen nicht zu lange hungern!).
  • Für die Gäste müssen ausreichend Parkplätze vorhanden sein.
  • Falls Geschenke erwartet werden, muss für deren Zwischenlagerung Platz vor handen sein.
  • Musiker und andere Künstler brauchen Zeit zum Aufbauen, Üben und Ausprobieren der Technik sowie einen Raum zum Um- und Zurückziehen. Für ihre Bewirtung sollte gesorgt sein.
  • Für Pressefotografen und gegebenenfalls für das Fernsehen sollte auf eine aus reichende Beleuchtung bzw. Stromanschlüsse geachtet werden. Ein Firmenlogo am Rednerpult oder im Hintergrund an der Wand wird meist mit fotografiert und erhöht so den Wiedererkennungswert in den Medien.
  • Teilnehmer: Je nach Größe der geplanten Feier gehören auf die Gästeliste die Mitarbeiter, Geschäftspartner, Branchenkollegen, Unternehmensnachbarn sowie Vertreter aus Politik, Verwaltung und Verbänden. Jeder Gast sollte schriftlich und rechtzeitig (vier bis sechs Wochen vorher) benachrichtigt werden. Eventuelle Redner müssen noch früher angesprochen werden, da auch mit einigen Absagen zu rechnen ist und Sie ausreichend Zeit haben, sich vorzubereiten. Die Einladung sollte über den Anlass, das Programm und die Dauer der Veranstaltung informieren.

3. Öffentlichkeitsarbeit

Eine gute Medienresonanz ist die beste Werbung, zumal sie kostenlos und mit höchster öffentlicher Aufmerksamkeit verbunden ist. Sie sollten die Medien schon zu Beginn des Jubiläumsjahres über die bevorstehenden Aktivitäten informieren. Zur eigentlichen Jubiläumsveranstaltung müssen Presse und Fachpresse, Hörfunk und gegebenenfalls auch das Fernsehen rechtzeitig eingeladen werden. Prominente Redner erhöhen die Motivation von Journalisten, an der Feier teilzunehmen. Auch Fototermine oder eine Werksbesichtigung können eingeplant werden. Dabei lassen sich positive Unternehmensdaten wie Umsatzentwicklung, Neueinstellungen, Engagement in der Ausbildung, Produkt-Neuentwicklungen oder gesellschaftliches Engagement kommunizieren.

Auswahl externer Hilfe

Bei der Auswahl einer externen Hilfe und Ideenlieferanten lohnt es sich, sorgfältig vorzugehen. Neben Ratschlägen und Empfehlungen von Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern können Online-Branchenportale unter der Rubrik „Werbeagenturen“ bei der Suche nach einem PR-Partner weiterhelfen. Die Mitgliedsunternehmen des Deutschen Dialogmarketing Verbandes DDV Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. sind für die Suche in hilfreiche Kategorien aufgeteilt. Bei der Zusammenarbeit mit einer externen Agentur sollten Sie ihre Erwartungen für die Gestaltung des Firmenjubiläums präzise nennen. Dies sollte frühzeitig in einem schriftlichen Konzept festgehalten werden. Auch ein PR-Fachmann braucht eine großzügig bemessene Vorlaufzeit und feste Budgetvorgaben, um kreative und umsetzbare Ideen auszuarbeiten.

4. Finanzplanung

Ein erfolgreiches Firmenjubiläum erfordert eine Kostenkalkulation. Mögliche Kostenfaktoren bei einem Firmenjubiläum können sein:
  • Bewirtung,
  • Dekoration,
  • Drucksachen,
  • behördliche Gebühren,
  • Geschenke,
  • Honorare,
  • Logistik,
  • Technik,
  • Telekommunikations- und Portokosten,
  • Personalkosten,
  • Unterhaltungsprogramm,
  • Werbemaßnahmen und
  • Kosten einer Jubiläumsaktion.
Darüber hinaus sollte eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben verbleiben, indem zum Beispiel nur 80 Prozent des Budgets verplant werden. Und: Achten Sie dabei auch auf die steuerliche Abzugsfähigkeit der einzelnen Ausgaben.

5. Jubiläumsschrift

Die Jubiläumsschrift ist ein schönes Geschenk für Gäste, Kunden und Entscheidungsträger, eine Informationsquelle für Journalisten und eine besondere Erinnerung für das eigene Haus. Form und Layout müssen zum Erscheinungsbild des Unternehmens passen. Deshalb lautet die Devise: ”Lieber keine, als eine schlechte Jubiläumsschrift”.
Zum Inhalt: In der Kürze liegt die Würze: Die Jubiläumsschrift darf keinesfalls zum Wälzer werden: Es genügt, den Werdegang des Unternehmens durch einen kurzen ’tabellarischen Lebenslauf’ zu skizzieren. Die Jubiläumsschrift sollte außerdem mit alten Dokumenten, Fotos, Graphiken oder auch einem farbigen Organigramm angereichert werden. Das weckt Aufmerksamkeit und lockert den Text auf.
Die Mitarbeiter können durch Reportagen oder die Darstellung einzelner Produktionsschritte des Unternehmens berücksichtigt werden. Sie können dabei auch selbst zu Wort kommen. Vor allem langjährige Mitarbeiter kennen den Betrieb und seine Geschichte in- und auswendig. Die Festschrift sollte durch einen Ausblick auf zukünftige Vorhaben abgerundet werden.

6. IHK-Ehrenurkunde

Die IHK Halle-Dessau verleiht ab einen Anlass des 10-jährigen Firmenjubiläums in Fünfjahresintervallen eine Ehrenurkunde. Die Ehrenurkunde kann sowohl auf Wunsch und personeller Möglichkeiten auch im Unternehmen durch einen IHK-Vertreter überreicht werden.

7. Der Jubiläumsverkauf

Mit einen Jubiläumsverkauf kann auf eine langjährige Erfahrung, die solide Geschäftspolitik und einen zufriedenen Kundenstamm hingewiesen werden. Nach der Reform des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb im Jahre 2004 ist dies ohne besondere Einschränkungen möglich. Wie bei allen Sonderaktionen muss das generelle Verbot der Irreführung beachtet werden. Der Verbraucher darf nicht über wesentliche Merkmale wie Verfügbarkeit, Art, Eigenschaften, Verwendungsmöglichkeit etc. von Waren getäuscht werden. Für einen Jubiläumsverkauf bedeutet das:
  • Grundsätzlich kann jedes Alter eines Betriebs gefeiert werden, wichtig ist dabei nur, dass das angegebene Alter auch korrekt ist. Darüber hinaus sollte die Jubiläumsaktion auch zum richtigen Zeitpunkt innerhalb des Jahres stattfinden, also im zeitlichen Zusammenhang mit dem konkreten Jubiläumsdatum stehen und beispielsweise nicht lediglich eine günstige Saison ausgenutzt werden.
  • Wie lange ein Jubiläumsverkauf dauern darf, ist nicht festgelegt. Auch mehrere Aktionen während des Jubiläumsjahres sind mit Hinweis auf das Jubiläum unter Umständen zulässig. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass der Jubiläumsverkauf nicht unangemessen lange betrieben wird und so der Jubiläumspreis durch die lange Dauer zum Normalpreis wird. Das wäre Irreführung.
  • Auch sonstige Geburtstage oder persönliche Anlässe können gefeiert werden, so lange der Anlass tatsächlich gegeben ist und das Jubiläum auch richtig beschildert wird. Beispielsweise muss der 50. Geburtstag des Geschäftsinhabers auch als solcher in der Jubiläumsaktion beworben werden.
  • Auch auf das Alter von Zweigniederlassungen oder bestimmten Verkaufsstätten bezogene Jubiläumsverkäufe dürfen durchgeführt werden. Diese Filialen können außerdem auch am Jubiläumsverkauf des gesamten Unternehmens teilnehmen, selbst wenn sie noch nicht so lange bestehen wie das Stammhaus.
  • Den Kunden müssen die besonderen Preisvorteile über das gesamte Sortiment angeboten werden. Wenn das nicht gewollt ist, ist es erforderlich, die Werbung nur auf bestimmte Artikel oder Waren (z.B. „Jubiläumsangebote“) zu beschränken. Andernfalls liegt wiederum irreführende Werbung vor.
Quellennachweis: Wir danken den Kollegen der IHK Wiesbaden für die freundliche Genehmigung der Veröffentlichung.

9. Bitte senden Sie uns Ihre Bilder

Schicken Sie uns doch bitte ein paar Bilder von Ihrer Jubiläumsfeier. Die schönsten und originellsten Schnappschüsse veröffentlichen wir in unserem IHK-Magazin Mitteldeutsche Wirtschaft und auf unseren Internetseiten. Wir freuen uns über Ihre Post an: start@halle.ihk.de.

Weitere Angebote zu Ihrem Firmenjubiläum

IHK-Ehrenurkunde zum Firmenjubiläum
Jubiläumsemblem mit IHK-Logo mit 51 Anwendungsbeispielen
IHK-Ehrenurkunde zum Mitarbeiterjubiläum, kostenpflichtig