Visa: Bescheinigungen für Geschäftspartner und Mitarbeiter
Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende
In vielen Fällen benötigen ausländische Geschäftsleute für einen Geschäftsbesuch in Deutschland ein Visum. Dieses erteilen die deutschen Botschaften im Ausland auf Basis eines Einladungsschreiben der deutschen Geschäftspartner. In einigen Fällen fordern die deutschen Botschaften, dass die zuständige IHK dieses Einladungsschreiben bescheinigt.
Das einladende Unternehmen muss auf offiziellem Firmenbogen ein Einladungsschreiben erstellen, das die folgenden Angaben enthalten sollte:
- Betreff: Visa-Erteilung
- Name und Anschrift des Unternehmens im Partnerland mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner handelt,
- Name und Geburtsdatum der/s Mitarbeiter/s dieser Firma, für den/die ein Visum für eine Dienstreise nach Deutschland beantragt werden soll einschließlich Reisepassnummer/n,
- Zweck und Dauer (ggf. mit Datum der Ein- und Ausreise) der Reise,
- gegebenenfalls Angaben zur Unterkunft,
- Hinweis auf die §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz (Verpflichtungserklärung)
- Firmenstempel und Unterschrift des Geschäftsführers oder Inhabers.
Das Schreiben sollte an die entsprechende Visastelle gerichtet sein, aber im Original an den Kunden geschickt werden. Der Antragsteller legt dann bei der persönlichen Vorsprache dieses Einladungsschreiben vor.
Das vorgefertigte Einladungsschreiben muss in zweifacher Ausfertigung mit Originalunterschriften bei Ihrer IHK eingereicht werden.
Darüber hinausgehende Angaben werden von der IHK nicht bescheinigt!
Weiterführende Informationen
Visaanträge für die Entsendung deutscher Mitarbeiter ins Ausland
Wenn deutsche Firmen Mitarbeiter ins Ausland entsenden, müssen Sie - sofern eine Visumspflicht besteht - bei den ausländischen Botschaften in Deutschland ein Visum beantragen. Häufig verlangen die Botschaften ein von der zuständigen IHK bescheinigtes Entsendungsschreiben. Darin muss die Firma zusichern, alle Kosten für die Reise zu übernehmen.
Die IHK kann Entsendungsschreiben nur bescheinigen, wenn folgende Angaben enthalten sind:
- Schreiben auf Firmenbogen (mit genauer Firmierung und vor allem Anschrift)
- Adressierung an die Botschaft des Ziellandes in der Bundesrepublik Deutschland
- Betreff: Visa-Erteilung
- Name und Anschrift des Unternehmens im Zielland mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner handelt und die Reise einen geschäftlichen Grund hat
- Name des Mitarbeiters, der ins Ausland reisen soll (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Ausweis bzw. Passnummer) und die Angabe der Berufsbezeichnung, Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
- Übernahme der Kosten durch deutsche Firma (separate Erwähnung der Krankenversicherung) sollte ebenso aufgeführt werden wie eine Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters nach der Reise (deutet ebenso wie die alternative Erwähnung, dass der Mitarbeiter im Besitz eines Rückflugtickets ist, darauf hin, dass der Mitarbeiter das Zielland wieder verlassen wird),
- Firmenstempel und Unterschrift des Geschäftsführers oder Inhabers.
Das vorgefertigte Einladungsschreiben muss in zweifacher Ausfertigung mit Originalunterschriften bei Ihrer IHK eingereicht werden. Zuvor empfehlen wir Ihnen die Rücksprache mit Ihrer IHK. In einigen Fällen verlangen die ausländischen Botschaften weitere Angaben außer der oben genannten.
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