Das Onlineportal für Ausbildungsbetriebe

ASTA-Infocenter

Sie haben sich schon registriert? Hier der schnelle Weg zum Login: ASTA-Infocenter. Das ASTA-Infocenter ist das zentrale Portal zur Selbstverwaltung für Ausbildungsstätten (kurz ASTAs). Ein Medium, das nahezu alle Vorgänge der beruflichen Ausbildung unter einem Dach vereint und das Zusammenwirken aller beteiligter Parteien vereinfacht.

Einleitung

Das ASTA-Infocenter bietet Ausbildungsbetrieben viele Vorteile:
  • Digitaler Ausbildungsvertrag
    inkl. neuen Ausbildungsverträge, Änderungen, Verkürzungen und Kündigungen
  • Informationen zu Ihren Auszubildenden
    inkl. Prüfungsterminen und -ergebnissen
  • Informationen zu Ihren Ausbildern
    inkl. neue Ausbilder/-innen und Ausbildungsberufen beantragen
  • Eigenständige und schnellere Administration Ihres Unternehmens
    inkl. Verwaltung von Filialen und Anlage weiterer Benutzer
  • Aktivierung der Online-Prüfungsanmeldung
    auf Wunsch: Papierlose Abwicklung der Prüfungsanmeldungen
  • IHK Ansprechpartner im Überblick
Zur Nutzung des ASTA-Infocenters und zur Einrichtung des Accounts benötigen Sie einen Aktivierungscode (den Antrag finden Sie hier). Und schon kann's los gehen!

Was benötige ich für den Start?

Kurzanleitung:
  1. Aktivierungscode anfordern
    Zur Nutzung des ASTA-Infocenters und zur Einrichtung des Accounts benötigen Sie einen Aktivierungscode (den Antrag finden Sie hier). Sie erhalten umgehend per Brief alle notwendigen Informationen für die Aktivierung.
  2. Registrierung
    Zur Nutzung benötigen Sie ein Konto. Dies können Sie auf der Registrierungsseite anlegen.
    HIER gelangen Sie zur Registrierungsseite.
  3. Aktivierung
    Nach dem postalischen Erhalt des Aktivierungscodes melden Sie sich an Ihrem Konto an und geben den Aktivierungscode ein. Sie sind nun Administrator für Ihr Unternehmen.
    Login: ASTA-Infocenter
  4. Einstellungen vornehmen
    Als Administrator können Sie weitere Benutzer Ihres Unternehmens anlegen. Hierfür stehen zum Beispiel die Rollen “Verwalter” und “Antragsteller Vertragsmanagement” zur Verfügung. Sie können auch die zukünftige Online-Prüfungsanmeldung für Ihr Unternehmen aktivieren.

Anleitung: Registrierung und Aktivierung

Rufen Sie die Registrierungsseite auf.
Geben Sie bitte Ihre persönlichen Daten wie Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und vergeben ein Passwort (das Passwort benötigen Sie später für die Anmeldung im ASTA-Infocenter). Im Anschluss geben Sie im Feld “Meine IHK” SIHK Hagen ein und wählen die SIHK Hagen aus. Tippen Sie zum Abschließen der Registrierung den Code aus dem Bild ein und klicken Sie auf “Registrieren”.
Es folgt eine Bestätigungsmeldung mit der Information, dass ein Bestätigungslink an Ihre Mail-Adresse versandt wurde. Bitte checken Sie hier auch Ihren Spam-Ordner, sollten Sie die Mail nicht finden.
Sobald Sie den Bestätigungslink aus der Mail geklickt haben, erhalten Sie eine Meldung, dass die Registrierung abgeschlossen wurde.
Melden Sie sich nun mit den Daten an, die Sie im Registrierungsverfahren vergeben haben – Login: ASTA-Infocenter.
Nach dem ersten Login werden Sie aufgefordert Ihren AstaAdmin zu aktivieren. Nutzen Sie dazu die Identnummer und den Aktivierungscode, die Sie von uns per Brief erhalten haben. Wählen Sie die “Südwestfälische Industrie- und Handelskammer zu Hagen” in dem Feld “IHK” aus. Geben Sie zum Abschließen der Aktivierung den angezeigten Code ein und klicken Sie auf “AstaAdmin aktivieren”.
Es folgt die Bestätigung “Erfolgreiche Aktivierung”. Ihr Profil ist nun angelegt und aktiviert. Anschließend öffnet sich die Startseite des Asta Infocenters.

Aktivierungscodes bei Betriebsstätten und Holdingstrukturen

Das ASTA-Infocenter verknüpft in vielen Fällen automatisch Betriebsstätten. Hierfür werden die entsprechenden Daten aus den Gewerbeanmeldungen genutzt.
Ein Beispiel anhand der Mustermann GmbH:
Hauptsitz ist in Hamburg
Betriebstätten (Filialen) gibt es u.a. in Hagen und Lüdenscheid (beide SIHK zu Hagen), Tübingen (IHK Stuttgart), Rosenheim (IHK München)
Mit den Aktivierungscode der SIHK kann ein Administrationskonto die Betriebsstätten in Hagen und Lüdenscheid verwalten.
Die Betriebsstätten aus anderen Kammerbezirken können über das selbe Konto verwaltet werden. Hierfür werden lediglich die jeweiligen Aktivierungscodes benötigt.

Übersicht: Berechtigungen

Welche Rolle kann was im ASTA-Infocenter?
Vorgänge Rollen / Berechtigungen
Administrator/-in Verwalter/-in Ausbilder/-in Antragsteller/-in
Vertragsmanagement
Zugangslink http://unternehmen.gfi.ihk.de/ https://elpva.gfi.ihk.de/start
Rollen
vergeben + ändern		 X
Rolle Ausbilder/-in
vergeben		 X X
Ausbildungsverträge
sehen		 X X X
Ausbildungsverträge
anlegen
ändern
auflösen		 X X
Ausbilder/-innen
anlegen
ändern
abmelden		 X X
Prüfungsanmeldungen
vornehmen		 X X X
Ausbildungsberufe
beantragen		 X X

Rolle Erläuterung der Rolle
Administrator/-in Ein/-e Administrator/-in darf für alle Firmen alle Rollen vergeben, die in der Firmenstruktur unter „Meine Berechtigungen“ für die eigene Rolle „Administrator“ angegeben sind.
Kann alle Funktionen für alle Ausbildungsstätten durchführen, die bei ihm/ihr in der Firmenstruktur unter “Meine Berechtigungen" für die eigene Rolle “Administrator” angegeben sind.
Verwalter/-in Ein/-e Verwalter/-in darf für alle Firmen "Ausbilder"-Rollen vergeben und Anmeldungen bearbeiten, die in der Firmenstruktur unter „Meine Berechtigungen“ für die eigene Rolle „Verwalter“ angegeben sind.
Ausbilder/-in Ein/-e Ausbilder/-in darf keine Berechtigungen vergeben.
Kann alle Auszubildenden seiner/ihrer Berufe in den Ausbildungsstätten sehen und Anmeldungen vornehmen, die bei ihm/ihr in der Firmenstruktur unter “Meine Berechtigungen" für die eigene Rolle “Ausbilder” angegeben sind.
Antragsteller/-in
Vertragsmanagement		 Ein/-e Antragsteller/-in darf keine Berechtigungen vergeben.
Kann das Vertragsmanagement für alle Ausbildungsstätten durchführen, die bei ihm/ihr in der Firmenstruktur unter “Meine Berechtigungen" für die eigene Rolle “Antragsteller” angegeben sind.
Unter dem Menüpunkt „Meine Berechtigungen“ werden alle Berechtigungen angezeigt, die der angemeldeten Person zugeordnet sind. Welche Firmen hier angezeigt werden ist abhängig von der Rolle der angemeldeten Person. Es werden grundsätzlich nur Betriebe angezeigt, die Ausbildungsberufe anbieten.
Sofern Sie Hauptsitze und/oder Zweigstellen in weiteren Kammerbezirken haben und diese Kammern auch das Asta-Infocenter einsetzen, werden Ihnen auch diese Betriebe mit ihren vorhandenen Firmenstrukturen (Zweigstellen und Betriebsstätten) angezeigt.

Anleitung: Berechtigungen verwalten

Unter dem Menüpunkt „Meine Berechtigungen“ werden alle Berechtigungen angezeigt, die der angemeldeten Person zugeordnet sind. Welche Firmen hier angezeigt werden ist abhängig von der Rolle der angemeldeten Person. Es werden grundsätzlich nur Betriebe angezeigt, die Ausbildungsberufe anbieten.
Im Bereich “Einstellungen” können auf den Reiter „Berechtigungen verwalten“ Benutzer gepflegt werden. Der Ablauf ist für jede der vier möglichen Berechtigungen gleich. Unterhalb der Schaltflächen befindet sich eine Liste mit allen bisher eingerichteten Accounts. In dieser Auflistung können bestehende Berechtigungen auch wieder entzogen werden.
Berechtigung hinzufügen
Nach einem Klick auf die Kachel „... hinzufügen“ erscheint ein neues Fenster.
Um eine neue Person zu berechtigen, wählen Sie zunächst das Unternehmen aus, für das diese Berechtigung gelten soll. Es werden die Unternehmen in einer Auswahlliste angeboten, zu denen Sie selbst zugeordnet sind. (Die Übersicht der Ihnen zugeordneten Unternehmen finden Sie über die Kachel „Meine Berechtigungen“.
Im Feld E-Mail geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und klicken anschließend auf den Button "Account überprüfen". Im Hintergrund wird überprüft, ob für diese E-Mail-Adresse bereits ein Account für eine andere Anwendung existiert.
Oben rechts sehen Sie kurz eine der beiden Meldungen:
  • “Account ist vorhanden. Berechtigung kann vergeben werden.”
  • Account ist nicht vorhanden. Ein neuer Account muss angelegt werden.”
Sollte noch kein Account existieren, ergänzen Sie noch Vor- und Nachnamen der Person. Anschließend klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Berechtigung vergeben". Es wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine Nachricht gesendet.
Oben rechts sehen Sie kurz folgende Bestätigungsmeldung: “Die Rollen wurden erfolgreich angelegt.”
Anschließend wird die Seite neu geladen und Sie landen auf der Startseite „Einstellungen“. Wollen Sie noch weitere Berechtigungen vergeben, klicken Sie wieder „Berechtigungen verwalten“ und wählen die entsprechende Rolle.
Berechtigungen entziehen
Auf der Übersichtsseite „Berechtigungen verwalten“ können Sie selektiv einzelne Berechtigungen wieder entziehen. Sie finden alle vergebenen Berechtigungen in einer tabellarischen Übersicht. Pro E-Mail-Adresse können mehrere Berechtigungen aufgeführt sein. Das trifft zum Beispiel auf die Rolle „Ausbilder/-in“ zu. Die Berechtigungen sind dort immer auf den Ausbildungsberuf bezogen.
Um eine Berechtigung zu entziehen, klicken Sie auf einen der Einträge. Die Zeile wird dann markiert. Sie können beliebig viele Zeilen markieren. Anschließend klicken Sie unten rechts auf den Button „Berechtigung entziehen“. Die Anwendung lädt einen kurzen Augenblick und es erscheint oben rechts eine Erfolgsmeldung: “Berechtigungen wurden erfolgreich gelöscht.”

Übersicht Auszubildende

Starten Sie die Anwendung durch einen Klick auf die Kachel „Übersicht Auszubildende“. Mit der Anwendung können Sie die wichtigsten Daten (siehe Auszubildendendaten) der Auszubildenden in Ihrem Unternehmen einsehen. Die Daten welcher Auszubildenden Sie einsehen können, ist von der Ihnen zugeordneten Rolle und der Firmenstruktur Ihres Unternehmens abhängig.
Haben Sie die Rolle Admin oder Verwalter und sind dem Firmentyp Hauptsitz zugeordnet, können Sie die Auszubildenden sämtlicher Zweigstellen und Betriebsstätten einsehen. Sind Sie dem Firmentyp Betriebsstätte zugeordnet, können Sie ausschließlich die Auszubildenden der Betriebsstätte aufrufen. Mit der Rolle Ausbilder können Sie sich alle Auszubildenden anzeigen lassen, die Ihnen persönlich zugeteilt sind. Wichtig: Es werden nur Daten von Auszubildenden mit aktivem Ausbildungsvertrag angezeigt!

Azubi-Daten
Folgende Daten werden angezeigt:
  • Nachname, Vorname
  • Identnummer
  • Geburtsdatum
  • Ausbildungsberuf
  • Ausbildungsstätte
  • Ausbilder
  • Vertragslaufzeit
  • Nächster Prüfungstermin
  • Prüfungsstand zur Prüfung

Filtermöglichkeiten
Die Anwendung bietet diverse Filteroptionen, die im Folgenden dargestellt werden. Bitte füllen Sie zur Nutzung des Filters die gewünschten Felder aus und klicken anschließend auf den Button „Filtern“. Durch einen Klick auf den Drei-Punkte-Button unten rechts, können Sie den Filter zurücksetzen.
  1. Filterung nach Ausbildungsstätte
    Die Auswahl der Ausbildungsstätten steht nur Admins und Verwaltern zur Verfügung, die einem Hauptsitz zugeordnet sind, der weitere Zweigstellen oder Betriebsstätten aufweist. Haben Sie die Rolle Ausbilder steht Ihnen die Auswahl der Ausbildungsstätten nur zur Verfügung, wenn Sie in mehreren Ausbildungsbetrieben aktive Ausbildungsverhältnisse betreuen.
  2. Filterung nach Prüfungstermin/-jahr
    Mittels dieser beiden Filter können Auszubildende bezogen auf die eingestellte Prüfung angezeigt werden. Der Prüfungstermin besteht aus den jeweiligen Zeiträumen wie z.B. Frühjahr oder Sommer. Das Prüfungsjahr ist selbsterklärend. Zur Auswahl stehen nur Termine und Jahre, zu denen es generell Treffer gibt.
  3. Filterung nach "Im Infocenter registriert"
    Mit diesem Filter kann nach Auszubildenden selektiert werden, die sich bereits im Azubi-Infocenter der IHK registriert haben oder noch nicht registriert haben. Für die Online-Anmeldung zum Prüfungstermin ist die Registrierung der Auszubildenden im Azubi-Infocenter zwingend erforderlich.
  4. Filterung nach Ausbilder
    Die Übersicht über die Auszubildenden kann nach dem zuständigen Ausbilder bzw. der zuständigen Ausbilderin aus dem Ausbildungsvertrag eingeschränkt werden. Haben Sie die Rolle Ausbilder, gibt es hier keine Auswahl.
  5. Filterung nach Ausbildungsberuf
    Die Übersicht über die Auszubildenden kann nach dem Ausbildungsberuf eingeschränkt werden. Zur Auswahl stehen alle Berufe, für die aktive Ausbildungsverträge vorliegen. Haben Sie die Rolle Ausbilder, so werden nur die Berufe angezeigt, die Sie ausbilden dürfen und zu denen es aktive Ausbildungsverträge gibt.
  6. Filterung nach Vertragslaufzeit
    Die Übersicht über die Auszubildenden kann nach Vertragslaufzeiten eingeschränkt werden. Bitte wählen Sie dazu ein Anfangs- und ein Enddatum aus. Es wird nach allen Verträgen innerhalb des ausgewählten Intervalls gesucht. Wird lediglich ein Anfangs- oder Enddatum ausgewählt, wird explizit nach Verträgen mit diesem Anfangs- bzw. Enddatum gesucht.

Online-Prüfungsanmeldung

Aktivierung
Über die Kachel „Einstellungen“ kann der ASTA-Administrator im Bereich “Online-Prüfungsanmeldung aktivieren” die Online-Prüfungsanmeldung einschalten. Hierfür ist lediglich der Eintrag einer E-Mail-Adresse erforderlich. An die angegebene E-Mail-Adresse werden zukünftig die Aufforderungen zur Anmeldung gesendet.

So lange keine E-Mail-Adresse eingetragen wurde, nehmen Sie NICHT an der Online-Prüfungsanmeldung teil – Sie erhalten die Anmeldeunterlagen weiterhin per Post.
Anmeldungen können auch von Ausbilderinnen und Ausbildern in den Betrieben vorgenommen werden.
Voraussetzung: Die Ausbildenden müssen zuvor “ins System geholt werden”. Eine Anleitung hierfür finden Sie weiter oben im Abschnitt “Berechtigungen verwalten”.
Ablauf
Das Verfahren der Prüfungsanmeldung ist zweigeteilt zwischen Ausbildungsstätte und Auszubilden. Daher ist es notwendig, dass die jeweiligen Auszubildenden sich bereits im Azubi-Infocenter registriert haben.

Der Prozess startet mit einer Hinweis-E-Mail an die Ausbildungsstätte und den/die Auszubildende/-n.

Zunächst nimmt die Ausbildungsstätte Eintragungen vor bzw. korrigiert die vorhanden Daten. Nach Bestätigung der Korrektheit kann kann die Anmeldung an den/die Auszubildende/-n weitergegeben werden.
Der/die Auszubildende überprüft die Daten. Er/sie kann an bestimmten Stellen auch selbst Daten eintragen bzw. korrigieren. Zusätzlich muss er/sie den Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) hochladen. Sollte der/die Auszubildende mit Eintragungen der Ausbildungsstätte nicht einverstanden sein, kann er/sie die Anmeldung an die Ausbildungsstätte zurück geben. Sind alle Daten korrekt und der Ausbildungsnachweis hochgeladen, gibt der/die Auszubildende die Anmeldung an die SIHK weiter.
Wer kann/muss welche
Information eintragen/ändern?		 Ausbildungsstätte Auszubildende/-r
Basisdaten Azubi
(Name, Anschrift, Geburtsdatum)		 X
Fehlzeiten X
Bestätigung Ausbildungsnachweis
wurde ordnungsgemäß geführt 		X X
Upload des Ausbildungsnachweises X
Antrag Nachteilsausgleich
(mit Upload Nachweis)		 X
Wahlqualifikationseinheiten und
Wahlmöglichkeiten		 X
Datenschutzfreigabe
Bestenehrungen		 X X
Abschließende Bestätigung X X
Weiterleitung an die SIHK X
Hinweis:
Die Einreichung der Prüfungsanmeldung führt nicht automatisch zur Prüfungszulassung! Die Prüfungszulassung wird erst nach der Überprüfung der Anmeldung durch die SIHK ausgesprochen.
Nach dem Eingang der Anmeldung bei der SIHK wird diese geprüft. Bei Rückfragen oder Schwierigkeiten kann die Anmeldung an den Ausbildungsbetrieb zurückgegeben werden.
Den aktuellen Status der Anmeldung können Ausbildungsstätte und Auszubildende online einsehen.
Tipp: Beilagen der Prüfungsanmeldung
Die Prüfungsanmeldung enthält bei vielen Berufen im Reiter “Beilagen” wichtige Hinweise für Ausbildungsbetriebe und Auszubildende zur Vorbereitung bzw. Durchführung der Prüfung. Diese Informationen sollten auch nach dem Anmeldeverfahren bereitgehalten werden. Wir empfehlen daher entweder
- den Reiter “Beilagen” entweder auszuducken oder
- sich die Abgeschlossene Anmeldung als PDF herunterzuladen.

Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gegenüber Ausbildenden und Auszubildenden gemäß Art. 13 DS-GVO

06.11.2024