Hinweise zur korrekten Kassenführung

Wenn die Finanzbehörde zur Betriebsprüfung kommt, stehen meist die Registrierkassen oder Kassensysteme im Fokus. Dabei wird sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überprüft - insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie beispielsweise im Gastgewerbe oder im Einzelhandel.

Leider gibt es meist Beanstandungen. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen, die eine Höhe von bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen können. Im schlimmsten Fall wird ein Strafverfahren eingeleitet. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.

Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:

Seit dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sogenannten zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.
Die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht wird damit ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden, ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
2018 wurde die sogenannte Kassennachschau eingeführt. Das bedeutet: Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung checken und Zugriff auf die Kasse verlangen.
Zudem ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die Unterlagen zum Kassensystem, wie beispielsweise Fabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten oder Programmieranleitungen enthalten.

Im Downloadbereich (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 206 KB) finden Sie die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung bei elektronischen sowie bei offenen Ladenkassen.