Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Im zu entscheidenden Fall nutzte die Klägerin für digitale Eintragungen von Fahrten ein Computerprogramm, bei welchem die Feststellung etwaiger nachträglicher Änderungen nur durch weitere Abfragen möglich war, die allein durch den Systemadministrator durchgeführt werden konnten.

Der Bundesfinanzhof führte hierzu zunächst aus, dass die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch zwar grundsätzlich nicht identisch sein können.

Die nur für ein Fahrtenbuch in Papierform geltende Vorgabe, es müsse eine „buch“-förmige äußere Gestalt haben, findet für ein elektronisches Fahrtenbuch aber ihre Entsprechung darin, dass nachträglich vorgenommene Änderungen – so sie nicht von vornherein technisch ausgeschlossen sind – in der durch das Computerprogramm generierten Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden müssen. Müssen erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel einem Systemadministrator) durchgeführt werden, um festzustellen zu können, dass es sich bei dem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit um ein Fahrten-„Buch“ handelt, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar.

Der BFH hat bislang leider nicht festgelegt und weist hierauf sogar in seiner Entscheidung hin, wie die Dokumentation und Offenlegung und damit die „Erkennbarkeit“ nachträglicher Veränderungen bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs technisch im Einzelnen zu erfolgen hat.

Wird ein Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß anerkannt, ermittelt die Finanzverwaltung den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs grundsätzlich nach der 1 Prozent-/0,03 Prozent-Bruttolistenpreisregelung.