Recht und Steuern

Nachweisgesetz: Neue Regelungen ab 1. August 2022 beachten!

Bundestag und Bundesrat haben kürzlich das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union verabschiedet. Das Gesetz tritt zum 1. August 2022 in Kraft und bringt insbesondere Änderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) mit sich. Damit haben Arbeitgeber deutlich mehr Informations- und Nachweispflichten gegenüber ihren Arbeitnehmern zu erfüllen.

Erweiterte Nachweispflichten
Bereits bisher hatte der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen (soweit sie sich nicht bereits aus einem schriftlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag ergeben), die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Mit der gesetzlichen Neuregelung wird der Katalog der arbeitgeberseitigen Nachweispflichten nun erheblich ausgeweitet.
In die Niederschrift oder den Arbeitsvertrag sind nunmehr mindestens folgende Angaben zu den Vertragsbedingungen aufzunehmen:
(Anmerkung: Die Erweiterungen sind gegenüber den bestehenden Regelungen hervorgehoben.)
  1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
  2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
  3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
  4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
  5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
  6. sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
  7. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
  8. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
  9. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes: die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
  10. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
  11. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
  12. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
  13. wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
  14. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 das Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
  15. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Geltungsbereich
Das Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitnehmer. Die bisherige Ausnahme für Arbeitnehmer, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden, gilt ab dem 1. August 2022 nicht mehr.

Geänderte Fristen
Bisher hatte der Arbeitgeber die Nachweispflichten spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses zu erfüllen. Bei neu geschlossenen Arbeitsverhältnissen sieht das Gesetz in Abhängigkeit von der Art der Vertragsbedingungen nun unterschiedliche Fristen für die Aushändigung der wesentlichen Vertragsbedingungen vor.
Für neu eingestellte Arbeitnehmer gelten folgende Fristen für die Aushändigung der Niederschrift:
(Anmerkung: Auf die obigen Nummern 1 bis 15 wird Bezug genommen.)
  • spätestens am 1. Tag der Arbeitsleistung:
    Vertragsbedingungen nach Nr. 1, 7, 8
  • spätestens am 7. Kalendertag nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses:
    Vertragsbedingungen nach Nr. 2, 3, 4, 5, 6, 9, 10
  • spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses:
    Vertragsbedingungen nach Nr. 11, 12, 13, 14, 15
Für bereits am 1. August 2022 bestehende Arbeitsverhältnisse gilt:
Der Arbeitgeber hat nur auf Verlangen des Arbeitnehmers spätestens am 7. Kalendertag nach Zugang der Aufforderung eine Niederschrift der Vertragsbedingungen nach Nr. 1 bis 10 auszuhändigen. Die Niederschrift mit den übrigen Angaben (Nr. 11 bis 15) ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.
Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, mitzuteilen. Dies gilt nicht bei der Änderung der auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge sowie Dienst- oder Betriebsvereinbarungen.

Form
Es bleibt dabei, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen sind. Der Nachweis in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Bußgeldvorschriften
Verstöße gegen die Nachweispflichten werden als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 EUR geahndet.
Tipp: Muster für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen, die Mitteilung geänderter Vertragsbedingungen oder Muster für Arbeitsverträge stellen wir für unsere Mitglieder auf Anfrage gern zur Verfügung.