E-Rechnung: Neue Pflicht für Unternehmen ab 01.01.2025

Das Wachstumschancengesetz von April 2024 enthält eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes. Mit dieser Änderung wird im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Geschäft) der Vorrang der Papierrechnung abgelöst und die e-Rechnung bis 2028 sukzessive obligatorisch. Zweck der Gesetzesänderung ist die effizientere Verarbeitung von Rechnungsdaten und die Digitalisierung.

Betroffen sind lediglich inländische B2B-Geschäfte. Im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr ändert sich nichts. Auch Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen. Papierrechnungen sind in diesen Bereichen weiterhin uneingeschränkt möglich. Eine generelle Ausnahme für bestimmte Unternehmen gibt es nicht. Ausgenommen von der Pflicht sind allerdings Kleinstbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis zu 250 €) und Fahrausweise.

Ab dem 01.01.2025 besteht bei inländischen B2B-Geschäften eine Empfangspflicht für e-Rechnungen. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt die Möglichkeit gewährleisten, e-Rechnungen zu empfangen. Bis Ende 2026 können jedoch weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt dürfen Rechnungen auch in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 € betragen haben wird, gilt dies auch für das Jahr 2027. In den Jahren 2026 und 2027 müssen die in einem anderen als dem neuen elektronischen Format gestellten Rechnungen zwingend mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden.

Trotz der Übergangszeit für die Ausstellung der e-Rechnung bis 2028 empfiehlt es sich, rechtzeitig technische und organisatorische Vorbereitungen zu treffen. Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 sicherstellen, e-Rechnungen von anderen Unternehmern empfangen zu können.

Als e-Rechnung gilt ab 2025 nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die e-Rechnung unterscheidet sich also von der aktuell im Umsatzsteuergesetz verankerten elektronischen Rechnung, die sich durch schlichte elektronische Ausstellung und Empfang auszeichnet (z.B. PDF-Datei). Verkürzt dargestellt, muss das Format der e-Rechnung den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (= CEN-Format EN 16931) entsprechen. Die Finanzverwaltung hat zu den Formatanforderungen der e-Rechnung bereits mitgeteilt, dass jedenfalls die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen der Richtlinie erfüllen. Ausführliche Antworten zu Standardfragen stellt das Bundesministerium der Finanzen bereit.