Auslandsaufenthalt

Entsendung von Mitarbeitern


Die Wirtschaftswelt rückt zusammen, Unternehmen stellen sich zunehmend international auf. Deshalb schicken immer mehr Firmen ihre Mitarbeiter temporär ins Ausland - zum Beispiel für Reparatur- oder Montagearbeiten oder für Beratungsgespräche eines ausländischen Auftraggebers.
Bei Mitarbeiterentsendungen sind vor dem Start im Ausland oft umfangreiche Melde- und Nachweispflichten zu beachten und zu erfüllen. Außerhalb der EU gelten außerdem häufig die Visa-Bestimmungen des jeweiligen Ziellandes. Mit diesen bürokratischen Herausforderungen müssen sich die entsendenden Betriebe möglichst frühzeitig befassen.

Was ist eine Mitarbeiterentsendung?

Bei einer Mitarbeiterentsendung begibt sich ein Beschäftigter auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers ins Ausland, um dort während eines begrenzten "überschaubaren" Zeitraums eine Dienstleistung zu erbringen oder einen Auftrag für diesen Arbeitgeber auszuführen. Die zeitliche Begrenzung ergibt sich aus der Art der Beschäftigung oder aus einer vertraglichen Vereinbarung.
Eine Entsendung ist ebenso anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer zuvor im Inland für die Ausübung einer Tätigkeit im Ausland eingestellt wird. Ist der Arbeitnehmer jedoch bereits im Zielland beschäftigt bzw. hat dort seinen Wohnsitz und übt jetzt eine Tätigkeit für einen inländischen Arbeitgeber aus, so handelt es sich um eine Ortskraft und eine Entsendung wäre letztendlich zu verneinen.

Welche rechtlichen Fragen sind grundsätzlich zu beachten?

Bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland gelten grundsätzlich die Vorschriften des Ziellandes. Dabei müssen Sie viele arbeitsrechtliche Aspekte und insbesondere auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten berücksichtigen. Einige ausgesuchte Aspekte sind im Folgenden dargestellt.
In arbeitsrechtlicher Hinsicht ist häufig eine Anpassung des Arbeitsvertrags des zu entsendenden Mitarbeiters nötig. Außerdem muss er seine Zustimmung zur Entsendung geben. Sofern ein Betriebsrat existiert, muss er über die im Zusammenhang mit der Entsendung stehenden Maßnahmen (z.B. Umgruppierung des zu entsendenden Mitarbeiters) informiert werden. Mit der (vorzeitigen) Beendigung einer Entsendung, zum Beispiel anlässlich einer Krise im Zielland, sind bestimmte rechtliche und tatsächliche Folgen verknüpft, die es zu regeln gilt. Zu klären ist vorab auch, welches Recht – deutsches Recht oder das Recht des Ziellandes – anzuwenden ist.
Mit Blick auf das Steuerrecht ist zu fragen, ob ein Arbeitnehmer, der für seinen Arbeitgeber im Ausland tätig wird, sein Einkommen weiterhin im Inland oder aber im jeweiligen Zielland zu versteuern hat. Nach § 1 des Einkommensteuergesetzes sind natürliche Personen in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, wenn sie im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. In Deutschland sind die inländischen sowie die ausländischen Einkünfte zu versteuern. Darüber hinaus ist im Fall einer Auslandstätigkeit auch das Zielland einkommensteuerberechtigt. Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit vielen Staaten sogenannte Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, die verschiedene Anrechnungsmöglichkeiten vorsehen. Dabei wird in Bezug auf die Arbeitnehmereinkünfte das Besteuerungsrecht in der Regel dem Staat zugewiesen, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausübt.
Bei Entsendungen in Mitgliedsstaaten der EU, in EWR-Staaten oder in die Schweiz ist die Sozialversicherungspflicht in der Verordnung 1408/71 (EWG) Nr. 1408/71 geregelt. Entsprechend entfaltet das deutsche Sozialversicherungsrecht Ausstrahlungswirkung, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Beschäftigung vom in Deutschland ansässigen Unternehmen entsendet wird. Hierfür wird als ausreichend erachtet, wenn mit dem Unternehmen weiterhin ein Arbeitsvertrag besteht oder ruht und der Entgeltanspruch des Arbeitnehmers gegen das entsendende Unternehmen gerichtet ist. Letzte Voraussetzung ist, dass die Entsendung von vornherein auf einen Zeitraum von nicht mehr als 24 Monaten bei Entsendungen in Staaten der EU bzw. nicht mehr als zwölf Monate bei Entsendungen in Staaten des EWR oder in die Schweiz begrenzt ist. Für Entsendungen in die zuletzt genannten Staaten ist eine Verlängerung um maximal weitere zwölf Monate möglich.
Darüber hinaus hat Deutschland mit einigen Drittstaaten Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Eine Übersicht hat die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) auf ihrer Internetseite zusammengestellt. Diese Abkommen sehen vor, dass aus Deutschland entsandte Arbeitnehmer nicht der ausländischen, sondern nur der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Zu beachten ist jedoch, dass diese Sozialversicherungsabkommen nicht immer alle Zweige der Sozialversicherung umfassen, sondern häufig nur die Renten- oder Krankenversicherung. Sofern ein Zweig nicht erfasst ist, gelten die jeweiligen nationalen Regelungen.
Bei Entsendungen in einen Staat mit dem kein Sozialversicherungsabkommen geschlossen wurde, beurteilt sich die Frage, inwieweit Sozialversicherungspflicht für den entsendeten Mitarbeiter besteht, nach den nationalen Regelungen. Liegen die Voraussetzungen einer Entsendung vor, entfaltet das deutsche Sozialversicherungsrecht Ausstrahlungswirkung und der Arbeitnehmer bleibt im Inland sozialversicherungspflichtig.

Was ist bei Entsendungen innerhalb der EU zu beachten?

Bei einer Entsendung von Mitarbeitern ins EU-Ausland gelten grundsätzlich die Vorschriften des Ziellandes. Maßgeblich ist die EU-Richtlinie 96/71/EG: Arbeitnehmer genießen bei einer Entsendung denselben sozialen und arbeitsrechtlichen Schutz wie Arbeitnehmer in dem jeweiligen EU-Zielland. Ausnahmen gibt es bei Montagen von gelieferten Waren (Montageprivileg).
Vor einer Entsendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat ist unbedingt zu klären, ob eine Meldepflicht besteht. Weitere Informationen zu den Meldepflichten finden Sie auf den Internetseiten der nationalen Behörden. Dort sind auch Informationen zu den jeweils geltenden Sozial- und Arbeitsrechtsvorschriften abgebildet. Diese sind für die Zeit der Entsendung einzuhalten.
Außerdem kann es sein, dass der ausgeübte Beruf in einem anderen EU-Staat reglementiert ist. In diesem Fall muss der entsandte Arbeitnehmer seine Berufsqualifikation (Ausbildung und Berufserfahrung) offiziell anerkennen lassen, bevor er die Arbeit im Gastland aufnehmen kann. In der Datenbank über reglementierte Berufe ist einsehbar, welche Berufe in welchen EU-Ländern von welchen Behörden reglementiert sind.
Um bei Entsendungen innerhalb der Europäischen Union das Abführen von Sozialversicherungsbeiträgen im Heimat- und im Beschäftigungsland zu vermeiden, regelt ein Entsendeausweis (Formular A1) den Verbleib eines entsandten Mitarbeiters in der heimatlichen Sozialversicherung. Der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer muss die A1-Bescheingung bei der gesetzlichen Krankenkasse (privat krankenversicherte Personen bei der deutschen Rentenversicherungsbund) beantragen, um für die Dauer der Entsendung einen Nachweis über die Fortgeltung des deutschen Rechts und der deutschen Versicherungspflicht zu haben. Die Bescheinigung sollte so rechtzeitig beantragt werden, dass Sie bei der Aufnahme der Tätigkeit im Ausland bereits vorliegt. Wo und wie Sie den Vordruck A1 erhalten, erfahren Sie bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).
Seit dem 1. August 2020 gilt die Neuauflage der EU-Entsenderichtlinie, wonach für entsandte Arbeitnehmer europaweit die gleichen Lohnbedingungen wie für einheimische Arbeitnehmer gelten. Die neuen EU-Regeln sollen so Lohn-und Sozialdumping vermeiden, indem nicht nur der entsprechende Mindestlohn für den Arbeitseinsatz eingefordert wird, sondern daneben weitere Lohnbestandteile einzubeziehen sind, die in Rechtsvorschriften oder in allgemeinverbindlichen Tarifverträgen festgelegt sind. Neben dem Grundgehalt besteht demnach auch ein Anspruch auf Prämien und Zulagen, wie zum Beispiel Weihnachts-, Urlaubs- oder Schlechtwettergeld. Bislang konnten de Mitgliedstaaten selbst entscheiden, ob sie allgemeinverbindliche Tarifverträge auch auf entsandte Mitarbeiter anwenden wollen. In Deutschland war das bis jetzt nur in ausgewählten Branchen der Fall, wie zum Beispiel in der Bauwirtschaft. Seit Inkrafttreten der Neuauflage der EU-Entsenderichtlinie sind die durch allgemeinverbindliche Tarifverträge festgelegten Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer aller Branchen verbindlich. Ausgenommen von der Änderung ist das Speditionswesen.
Welche Neuerungen die Reform der EU-Entsenderichtlinie genau mit sich bringt, hat Germany Trade and Invest (GTAI) in einem Factsheet (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 2976 KB) zusammengestellt.

Informationsportale rund um das Thema Entsendung


Außenwirtschaftsportal Bayern - Dienstleistungskompass
Das Außenwirtschaftsportal Bayern hält in seinem Dienstleistungskompass umfangreiche Informationen über die Entsendung von Mitarbeitern in fast alle EU-Länder sowie die Nicht-EU-Länder Norwegen und Schweiz bereit. Die Informationen sind in die Bereiche „Grundlagen“ und „Länder“ aufgeteilt. Die „Grundlagen“ umfassen allgemeine Themen wie beispielsweise die Definition einer Auslandsentsendung sowie vertragliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte. Im Bereich „Länder“ werden die jeweiligen nationalen Entsendevorschriften ausführlich beleuchtet. Dazu gehören die Rechtsgrundlagen, Meldepflichten, Besonderheiten für Bau und Montage, Arbeitsrecht und -sicherheit sowie die vor Ort benötigten Unterlagen.


Europäische Kommission - Entsendung von Mitarbeitern
Die EU-Kommission stellt in ihrem Online-Angebot umfangreiche Informationen zum Thema Arbeiten in Europa und Entsendung von Mitarbeitern in ein anderes EU-Land zusammen. Unter dem Punkt "Nationale Internetseiten zum Thema Entsendung" sind außerdem die jeweiligen Behörden verlinkt, die für Meldepflichten und die Überwachung der geltenden Vorschriften in ihrem Land zuständig sind.


Germany Trade & Invest (GTAI) - Leitfäden "Dienstleistungen erbringen in ..."
Die Leitfäden “Dienstleistungen erbringen in ..." der bundeseigenen Außenwirtschaftsförderungsgesellschaft GTAI stehen sowohl für einige EU- als auch Drittländer zur Verfügung. Sie decken inhaltlich die gesamte Bandbreite einer Dienstleistungserbringung im Ausland ab. Dazu gehören unter anderem Hinweise zu den Regelungen einer Entsendung (zum Beispiel Arbeitsrecht, Aufenthaltsbestimmungen, gewerberechtliche Voraussetzungen und Dokumentationspflichten), zum Vergaberecht, Vertragsrecht als auch zum Steuerrecht.


Portal 21
Das Portal 21 bietet Unternehmen und Verbrauchern ausführliche Informationen über die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Erbringung bzw. Inanspruchnahme von Dienstleistungen in anderen EU-Staaten sowie in Norwegen, Island und Liechtenstein.


Bundesministerium der Finanzen - Doppelbesteuerungsabkommen
Bei einer Mitarbeiterentsendung sind auch die steuerlichen Besonderheiten zu beachten. Mit vielen Länder weltweit hat die Bundesrepublik Deutschland Doppelbesteuerungsabkommen getroffen, um eine doppelte Besteuerung möglichst zu vermeiden. Aus Sicht der Mitarbeiterentsendung hat die Besteuerung von Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit eine besondere Bedeutung. Die jeweiligen Regelungen finden sich in den Abkommen. Detaillierte Informationen und eine Übersicht zu den von Deutschland abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen finden Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen.


DVKA - Länderspezifische Informationen zum Sozialversicherungsrecht
Auf der Website der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland (DVKA) werden die Besonderheiten bei einer Mitarbeiterentsendung ins Ausland aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht beleuchtet. In den Merkblättern „Arbeiten in...“ werden die Besonderheiten der Sozialversicherung bei der Entsendung in einzelne Länder der EU, der EWR-Staaten, der Schweiz, in Drittstaaten mit Sozialversicherungsabkommen und in vertragslose Staaten dargestellt. Zusätzlich enthält die Webseite noch ergänzende Informationen.

Länderspezifische Hinweise


Arbeitnehmerentsendung in die Niederlande
Bisher galt in den Niederlanden nur eine Meldepflicht für den vorübergehenden Einsatz von Drittstaatsangehörigen.
Ab dem 01.03.2020 muss vor der Verrichtung einer vorübergehenden Dienstleistung in den Niederlanden eine Meldung abgegeben werden. Die Meldung hat elektronisch über die Website Posted Worker zu erfolgen, die teilweise auch in deutscher Sprache zur Verfügung steht. Einsätze, die vor dem 01.03.2020 angefangen haben, müssen nicht nachgemeldet werden.
Die Meldepflicht gilt im modifizierten Umfang auch für bestimmte Selbstständige, die vorübergehend in den Niederlanden Dienste leisten. Das betrifft zum Beispiel Selbstständige in der Landwirtschaft, im Baugewerbe und im Güterkraftverkehr. Von der Meldepflicht sind bestimmte Tätigkeiten ausgenommen. Es handelt sich dabei zum Beispiel um die Installation einer Maschine durch Fachkräfte, wenn diese Installation wesentlicher Teil des Kaufvertrags über die Maschine war und die Installation nicht länger als acht Tage dauert. Diese Ausnahme gilt allerdings nicht für das Baugewerbe.
Von der Meldepflicht ausgenommen sind auch bestimmte Wartungs- und Reparaturarbeiten, der Besuch von wissenschaftlichen Kongressen und die Teilnahme an dienstlichen Besprechungen. Für bestimmte Arbeitskräfte wie Journalisten, Künstler, Sportler und Forscher gelten ebenfalls Ausnahmen.
Die Ausnahmen von der Meldepflicht unterliegen überwiegend zeitlichen Einschränkungen, die aber relativ großzügig bemessen sind. Für eine dringend erforderliche Wartung von in die Niederlande gelieferten Maschinen durch Arbeitskräfte des Lieferanten gilt zum Beispiel ein meldefreier Zeitraum von zwölf aufeinanderfolgenden Wochen pro Zeitraum von 36 Wochen.
Ausländische Entsender sind verpflichtet, die in den Niederlanden geltenden Mindest- oder Tariflöhne, wie auch Arbeitszeit und Urlaubsbedingungen einzuhalten. Diese können, wie auch eine Reihe anderer relevanter Aspekte, der Checkliste „Guide for posting employees to the Netherlands“ auf einem Behördenportal in englischer Sprache entnommen werden. Eine automatisierte Übersetzung ins Deutsche ist ebenso verfügbar. Die Deutsch-Niederländische Handelskammer hat zu Arbeitnehmerentsendungen in die Niederlande ein Merkblatt verfasst.
Falls ein deutsches Unternehmen Mitarbeiter in die Niederlande entsendet, die keine Staatsangehörigkeit eines EWR-Staates oder der Schweiz haben, ist deren Einsatz bei der Sozialversicherungsverwaltung UWV anzumelden.Mehr dazu in englischer Sprache auf dem niederländischen Behördenportal (unter „Cross-border-Services").


IHK Südlicher Oberrhein - Das Wichtigste zur Schweiz & Frankreich
Die IHK Südlicher Oberrhein mit Sitz in Freiburg ist aufgrund ihrer geografischen Lage Anlaufstelle für viele Unternehmen, die in der Schweiz und Frankreich Geschäfte machen und Dienstleistungen erbringen wollen. Auf der Website finden sich umfangreiche Informationen über die Mitarbeiterentsendung in diese beiden Länder. Für Frankreich finden sich noch zusätzlich Informationen zur Entsendung im Gütertransport und bei Personenbeförderung sowie zur Carte BTP für den Baubereich.


Luxemburg - Informationen zur Entsendung von Arbeitnehmern
Die IHK Saarland hat auf ihrer Internetseite umfangreiche Informationen zur Mitarbeitersendung nach Luxemburg zusammengestellt. Leitfäden, Merkblätter und weitere Informationen finden sich zudem auf der Website der EIC Trier.


Österreich - Plattform zur Entsendung und Überlassung von Arbeitskräften
Das Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz (BMASGK) hat auf www.entsendeplattform.at umfangreiche Informationen und Rechtsgrundlagen zum Thema Mitarbeiterentsendung nach Österreich zusammengestellt. Neben Hinweisen zu den Formalitäten der Meldepflichten gibt es Angaben zu den Themen Arbeitsrecht, Mindestlohn, Kollektivverträge und Besonderheiten im Baubereich. Zusätzlich wird bei wichtigen Themen auf weiterführende Websites und auf Ansprechpartner verwiesen.


Schweiz - Informationsplattform zur Dienstleistungserbringung und Entsendung
Die Schweizer Behörden haben alle wichtigen Informationen zu einer Entsendung in die Schweiz auf der Plattform entsendung.admin.ch zusammengefasst. Dazu gehört eine Beschreibung der Abläufe, Regelungen und Begriffe, die sich teilweise von den europäischen Vorgehensweisen unterscheiden. Die Website informiert zudem über die Pflichten gegenüber Arbeitnehmern, den Schweizer Behörden und weist auf Regelungen für Selbstständige hin.