Sonstige Bescheinigungen

Wer Waren exportieren möchte, muss im Ausland häufig Dokumente vorlegen, die von der Industrie- und Handelskammer bescheinigt wurden. Bei den geforderten Dokumenten handelt es sich zum Beispiel um Handelsrechnungen, Preislisten, Angebote, Vollmachten, Pro-Forma-Rechnungen, Vertreterbestätigungen, Bescheinigungen aufgrund nicht fristgerechter Lieferung, Vollmachten für Carnets A.T.A. und vieles mehr.
Oftmals ist zusätzlich nach der IHK-Bescheinigung eine konsularische Legalisierung vorgeschrieben. Aber auch lediglich der Wunsch des Kunden nach bestimmten Dokumenten, zum Beispiel im Rahmen von Akkreditiv-Geschäften, kann ein Grund sein.
Nach § 1 Absatz 3 IHK-Gesetz sind die Industrie- und Handelskammern für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen Bescheinigungen für den Außenwirtschaftsverkehr zuständig, sofern diese Aufgaben nicht ausdrücklich anderen Stellen zugewiesen wurden.
Für die Ausstellung von IHK-Bescheinigungen gilt grundsätzlich:
  • Die Industrie- und Handelskammer muss zuständig sein.
  • Der Unternehmens- oder Wohnsitz des Antragstellers befindet sich im Bezirk der IHK für Ostfriesland und Papenburg und das Dokument dient dem Außenwirtschaftsverkehr (örtliche und sachliche Zuständigkeit). Wenn dies nicht der Fall ist, kann alternativ die zuständige IHK das Einverständnis erteilen.
  • Erklärungen auf Firmenbogen müssen original unterschrieben sein.
  • Für jede Bescheinigung bzw. Erklärung ist eine zusätzliche Ausfertigung einzureichen, die bei der IHK verbleibt. Diese Ausfertigung muss original unterschrieben sein.
  • Zu bescheinigende Dokumente, die durch den Antragssteller selbst ausgestellt wurden, müssen alle für den Geschäftsverkehr notwendigen Pflichtangaben enthalten (Firma, Rechtsform, Anschrift, Handelsregisternummer und Registergericht).
  • Handelsrechnungen müssen mindestens die folgenden Angaben enthalten und rechtsverbindlich unterschrieben sein: Absender, Empfänger, Bestimmungsland, Warenbezeichnung und Preis.
  • Die Angaben in den Dokumenten müssen nachgewiesen werden (z.B. anhand von Unterlagen, mit denen sich die Richtigkeit oder Plausibilität der Inhalte feststellen lässt).
  • Der Verwendungszweck ist erkennbar bzw. wird glaubhaft gemacht (gemäß den Einfuhrvorschriften des Landes, Anforderungen des Geschäftspartners etc.).
  • Vor- und Rückdatierungen sind unzulässig.
  • Enthalten die zu bescheinigenden Dokumente Angaben zum Ursprung der Waren, so gelten dieselben Bestimmungen und Nachweispflichten wie bei Ursprungszeugnissen.
Im Außenwirtschaftsverkehr werden folgende Dokumente ausgestellt:
  • Ursprungszeugnisse
  • Bescheinigungen über die IHK-Zugehörigkeit
  • EU-Bescheinigungen über ausgeübte Tätigkeiten
Bescheinigt werden:
  • Handelsrechnungen
  • sonstige Geschäftspapiere für das Auslandsgeschäft (s.o.)
Nicht bescheinigt werden können Unterlagen, die in die Zuständigkeit anderer Behörden, Institutionen und sonstiger Dritter fallen (Gesundheitszeugnisse, Stellungnahmen, Gutachten, Prüfzertifikate oder amtliche Erklärungen anderer Behörden etc.). Für die Beglaubigung eidesstattlicher Versicherungen sind nicht die IHKs zuständig, sondern Gerichte oder Notare.