IHK zu Dortmund
Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung – was ist zu beachten?
Erbringen Unternehmer untereinander Leistungen, sind sie nach dem Umsatzsteuergesetz dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung eine Rechnung auszustellen. Das ist nichts Neues. Neu ist allerdings das künftig geltende Format der Rechnungsstellung. Denn mit Beschluss des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024 wird die Einführung der elektronischen Rechnungstellung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze ab dem kommenden Jahr verpflichtend.
Was ist unter einer E-Rechnung zu verstehen?
Unter einer E-Rechnung ist eine Rechnung zu verstehen, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die gängigen Formate wie „.pdf“, „.tif”, „.jpeg” oder „.docx” stellen nach der neuen Regelung „andere strukturierte Formate“ dar und genügen den Anforderungen damit fortan nicht mehr. An die Übermittlung selbst werden aber keine neuen besonderen Anforderungen gestellt; eine Übermittlung etwa in elektronischer Form, also beispielsweise per E-Mail, reicht damit aus.
Mit Schreiben vom 2. Oktober 2023 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) bereits auf Formate, die diese Anforderungen erfüllen, hingewiesen, um dadurch mehr Rechts- und Plansicherheit für Unternehmen zu schaffen. Aus Sicht der Finanzverwaltung stellen sowohl eine Rechnung nach dem XStandard, das bereits unter anderem im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt, als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar. Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, mithin um ein hybrides Format.
Wie mit dem EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange), einem Verfahren, das einen elektronischen Austausch von Dokumenten und Daten zwischen Geschäftspartnern in einem Standardformat ermöglicht und insbesondere für große Unternehmen von Bedeutung ist, umgegangen wird, ist noch nicht abschließend geklärt. Daran, die Weiternutzung auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen, werde aber derzeit gearbeitet.
Für wen und unter welchen Bedingungen gilt die Verpflichtung?
Von der neuen Regelung betroffen sind ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), die im Inland ansässig sind. Das heißt Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte müssen im Inland sein. Existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind:
- steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UstG,
- Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht überschreiten,
- Fahrausweise.
Ab wann besteht die Verpflichtung?
Grundsätzlich muss die Umstellung bereits ab dem 1. Januar 2025 erfolgt sein. Zur Erleichterung sieht das Umsatzsteuergesetz jedoch in bestimmten Fällen Übergangsregelungen vor. B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 bis 2026 ausgeführt werden, können noch bis zum 31. Dezember 2026 als Papierrechnungen oder als elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (zum Beispiel PDF-Dateien) übermittelt werden. Für letztere ist aber – nach wie vor – die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt dasselbe auch für Umsätze aus dem Jahr 2027, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 € nicht übersteigt. Ab 2028 wird die elektronische Rechnungsstellungspflicht dann uneingeschränkt zur Anwendung kommen. Die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt der E-Rechnungen ist dann nicht mehr erforderlich.
Wichtig: Der Empfang der E-Rechnung ist uneingeschränkt von allen Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 zu gewährleisten.
Welche Vorteile bietet eine elektronische Rechnungsstellung?
Trotz des zeitlichen und kostentechnischen Aufwands stellt die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten eine effiziente Möglichkeit dar, die Rechnungstellung auf elektronischem Weg zu handhaben und so die Arbeitsprozesse zu erleichtern. Durch eine verkürzte Durchlaufzeit erfolgt auch eine schnellere Bezahlung. Papier- und Portokosten fallen nicht mehr an, und die ortsunabhängige Rechnungsstellung ermöglicht ein flexibles und modernes Arbeiten. Hinzu kommt, dass die Fehleranfälligkeit minimiert wird und damit die Datenqualität steigt.
Ausblick und praktische Hinweise
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung als neuer Standard stellt eine Vorbereitungsmaßnahme für die geplanten ViDA-Maßnahmen der EU bzw. für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem dar. Hierbei handelt es sich um ein einheitliches elektronisches System zur transaktionsbezogenen Meldung nationaler und EU-grenzüberschreitender B2B-Umsätze, das 2028 auf den Weg gebracht werden soll, um dazu beizutragen, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und eine effizientere Steuerverwaltung zu ermöglichen.
Schon jetzt machen viele Unternehmen vom Versand elektronischer Rechnungen Gebrauch und erwarten dies auch von ihren Geschäftspartnern. Auch wenn kleine Unternehmen zum Jahreswechsel selbst noch nicht zum Erstellen von E-Rechnungen verpflichtet sind, weil die Übergangsregelung für sie greift, ist es dennoch denkbar, dass dies für ihre Geschäftspartner der Fall ist, sodass zumindest die Möglichkeit des Empfangs sichergestellt sein sollte. Aus diesem Grund und um eine fristgerechte Umsetzung gewährleisten zu können, sollten sich Unternehmen zeitnah mit der Implementierung entsprechender Systeme auseinandersetzen bzw. prüfen, ob mit dem bestehenden Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellt oder zumindest versandt werden können.
Die Industrie- und Handelskammer zu Dortmund bietet in einer Gemeinschaftsveranstaltung am 8. Oktober ein kostenloses Seminar an: Expertinnen und Experten erläutern, was zur Umsetzung der E-Rechnung in Unternehmen notwendig ist. Die Teilnahme am Seminar ist sowohl in Präsenz als auch online möglich.
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