Erstattung von Aufwendungen im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit in der IHK Darmstadt

Funktionale Selbstverwaltung als prägendes demokratisches Element in Deutschland ist auf das freiwillige Engagement und die Mitwirkung der Unternehmerinnen und Unternehmer angewiesen.

Die Ausübung einer solchen Tätigkeit dient nicht nur dem Gemeinwohl, sie ist auch deshalb besonders anerkennenswert, weil die hierfür aufgewandte Zeit nicht finanziell entgolten wird.

Eine Vergütung für ehrenamtliche Tätigkeiten in der IHK-Organisation oder im Zusammenhang mit der Ausübung von IHK-Ämtern (z. B. Präsident) erfolgt nicht. Ebenso kann hierfür kein Verdienstausfall geltend gemacht werden.

Jedoch werden Aufwendungen, die durch die Erledigung besonderer Aufgaben im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit verursacht werden, von der IHK nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen erstattet.

Hierbei sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.

Die nachfolgenden Regeln gelten für Mitglieder von Präsidium und Vollversammlung, für Ausschussvorsitzende und für offizielle Vertreter der IHK Darmstadt, z. B. in den
DIHK-Ausschüssen

Reisekosten, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von offiziellen IHK-Terminen entstehen, werden von der IHK auf Antrag erstattet, wenn der Termin außerhalb des
IHK-Bezirks stattfindet. Die erstattungsfähigen Reisekosten umfassen:

• Fahrtkosten
• Reisenebenkosten
• Übernachtungskosten

(1) Grundsätzlich ist die Wahl des Verkehrsmittels freigestellt. Der Reisende hat das wirtschaftlichste, seiner Funktion angemessene, Verkehrsmittel zu wählen. Bonusprogramme (z. B. für Vielflieger oder der Deutschen Bahn) dürfen die Auswahl des Beförderungsmittels nicht beeinflussen.

(2) Für Fahrten mit dem Privat-PKW werden die in den Lohnsteuerrichtlinien festgesetzten Sätze (derzeit 0,30 EUR/km) erstattet.

(3) Bei Bahnfahrten werden erstattet:
a. Fahrscheine bis zur Höhe der ersten Klasse
b. Aufpreise und Zuschläge für Züge
c. Reservierungsentgelte
d. Bettkarten oder Liegeplatzzuschläge.

Es ist im Vorfeld zu prüfen, ob ein Bezug der Fahrkarte über die IHK möglich ist und dies zu Vergünstigungen führt (z. B. über das IHK-Großkundenabonnement). Besitzer einer privaten Bahncard können diese zur Kostenminimierung nutzen.

(4) Bei Flügen innerhalb der EU werden grundsätzlich die Kosten für die Economy Class erstattet. Etwas anderes kann in begründeten Ausnahmefällen gelten, z. B. bei kurz- fristigen Reisen oder notwendigen Umbuchungen, bei denen keine Plätze in der Economy Class mehr verfügbar sind. Bei Interkontinentalflügen sowie bei Flügen mit mehr als sechs Stunden Flugzeit werden die Kosten für die Business Class erstattet.

Typische, durch die Reise veranlasste, Nebenkosten werden gegen Vorlage der entsprechenden Belege erstattet. Dies sind z. B. außerhalb des IHK-Bezirks angefallene Parkgebühren, Taxikosten, Kosten der Gepäckaufbewahrung oder Straßennutzungsgebühren. Die Kosten der Verpflegung während der Reise stellen keine erstattungsfähigen Reisenebenkosten im Sinne dieser Vorschrift dar. Die Erstattung von Kosten für Geschäftsessen im erkennbaren Interesse der IHK ist im Vorfeld mit dem Hauptgeschäftsführer abzustimmen.

Hotelkosten werden gegen Nachweis erstattet. Bei der Auswahl des Hotels (höchstens vier- Sterne-Kategorie) sind die Hotelempfehlungen des Veranstalters zu berücksichtigen.
Ansonsten sollen die Kosten je Hotelübernachtung incl. Frühstück nicht mehr als 150,- Euro betragen. Sofern höhere Kosten unumgänglich sind, z. B. wegen Messezeiten oder eines höheres Hotelkostenniveaus (z. B. Brüssel), hat im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer zu erfolgen.

(1) Der Reisende hat die Kosten einer Begleitung grundsätzlich selbst zu tragen bzw. der IHK zu erstatten. Dies betrifft insbesondere Reise- und Übernachtungskosten (z. B. Fahrticket, Doppelzimmerzuschlag, Upgrade) sowie Verpflegungskosten.

(2) In begründeten Fällen übernimmt die IHK die Kosten der Begleitung. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Wahrnehmung eines Termins in Begleitung als gesellschaftliche Verpflichtung einzustufen ist. Hierzu ist im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer vorzunehmen.

(3) Wird eine Reise aus privaten Gründen verlängert, so sind die dadurch verursachten Mehrkosten vom Reisenden zu tragen.

(1) Die Kosten für entstandene Aufwendungen sind unverzüglich, spätestens einen Monat nach Beendigung der Reise, mit den entsprechenden Nachweisen auf dem von der IHK zur Verfügung gestellten Formular abzurechnen.

(2) Der Hauptgeschäftsführer hat die sachliche Richtigkeit der Abrechnungen zu prüfen. Er kann diese Aufgabe delegieren.

(3) Ein Anspruch auf Reisekostenvorschuss besteht nicht.

(1) Sofern verfügbar, kann der Präsident bzw. der ihn vertretende Vizepräsident in Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer ein Dienstfahrzeug der IHK (inklusive des Dienstfahrzeugs des Hauptgeschäftsführers) für durch IHK-Aufgaben veranlasste Fahrten nutzen. Hierzu zählen auch unmittelbare Fahrten zwischen Wohnort bzw. Unternehmenssitz und Ort des dienstlichen Termins.

(2) Alternativ zur Nutzung des Privat-PKW oder eines Dienstfahrzeugs der IHK kann der Präsident bzw. der ihn vertretende Vizepräsident in Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer auf Kosten der IHK auch ein Mietfahrzeug nutzen.

Der Präsident bzw. der ihn vertretende Vizepräsident kann in Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer bei Fahrten mit einem PKW (Privat-PKW, Dienstfahrzeug der IHK, inklusive des Dienstfahrzeugs des Hauptgeschäftsführers sowie Mietwagen) einen Fahrer einsetzen. Die dafür anfallenden Kosten trägt die IHK.

Soweit der Ersatz von Aufwendungen steuerpflichtig ist, trägt der Reisende die hierfür anfallenden Steuern.

Diese Richtlinie tritt am 02.06.2022 in Kraft. Gleichzeitig treten der Beschluss des Präsidiums vom 06.03.2013 (Reisekostenerstattung Ehrenamt) und die Richtlinie vom 08.07.2015 (Richtlinie über die Erstattung von Aufwendungen im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit in der Industrie- und Handelskammer) außer Kraft.

Darmstadt, 2. Juni 2022

Matthias Martiné
Präsident

Robert Lippmann
Hauptgeschäftsführer