Compliance-Richtlinie und Hinweisgebersystem der IHK Darmstadt

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Darmstadt Rhein Main Neckar vertritt in ihrem Bezirk mehr als 65.000 Unternehmen, die per Gesetz Mitglied bei der IHK sind. Die IHK ist verpflichtet zu Integrität, Gesetzestreue bei der Erfüllung ihrer hoheitlichen Aufgaben, Objektivität und Unabhängigkeit von Einzelinteressen. Diese Grundsätze sind die tragenden Werte der IHK und bilden die Grundlage allen Handelns. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen verbindet die Mitarbeiter der IHK Darmstadt wie die für uns tätigen Ehrenamtsträger gleichermaßen.

Alle Ehrenamtsträger und Mitarbeiter sind verpflichtet, sich an diese Grundsätze zu halten. Verstöße hiergegen werden nicht geduldet. Um die Bedeutung dieser Grundsätze zu unterstreichen, haben wir in der Vollversammlung beschlossen, den für uns tätigen Ehrenamtsträgern und Mitarbeitern die Compliance-Richtlinie der IHK an die Hand zu geben. Gemeinsam haben wir die Verantwortung für das Ansehen der IHK und der von uns vertretenen Mitgliedsunternehmen.

Die IHK-Compliance-Richtlinie spiegelt das Selbstverständnis und die grundlegenden Werte der IHK Darmstadt wider, um das notwendige Vertrauen für unsere Aufgabenwahrnehmung zu schaffen. Darüber hinaus haben wir uns einen Wertekanon gegeben, der für unsere tägliche Arbeit und den Umgang mit Kunden und untereinander Maßstab ist.

Außerdem sind wir verpflichtet, die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz, die sogenannte Hinweisgeberrichtlinie, umzusetzen. Damit hat die EU Vorgaben gemacht, die anonyme Meldungen bei Rechtsverstößen oder Fehlverhalten von IHK-Mitarbeitenden, unserem Ehrenamt sowie Unternehmen im Zusammenhang mit einer Tätigkeit für die IHK Darmstadt ermöglichen. Mit der digitalen Umsetzung des Systems bieten wir die Möglichkeit einer geschützten Kommunikation. Hinweisgeber entscheiden dabei selbst, ob sie ihren Namen angeben oder anonym bleiben möchten.

Das Hinweisgebersystem funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches, sicheres Schließfach. Hinweisgeber erhalten vor dem Einreichen eines Themas einen Code und legen eine eigene PIN fest. Beides wird für künftiges Einloggen in das Schließfach benötigt.

Die Hinweisgeberbeauftragte, Barbara Becker, kann über einen passwortgesicherten Zugang bei Bedarf zusätzliche Fragen stellen. Damit ist ein anonymer Dialog möglich. Die Anonymität des Hinweisgebers ist dabei stets gewährleistet.

Wenn Sie nicht weiter informiert werden möchten, ist auch das möglich. Sie erhalten dann lediglich eine Eingangsbestätigung, es findet aber keine weitere Kommunikation statt.

Mit Eingang einer Meldung sind wir verpflichtet, den Eingang binnen einer Frist von sieben Tagen zu bestätigen und bis spätestens drei Monate nach Eingang der Meldung der Geschäftsführung bei einem nicht akzeptablen Verhalten angemessene Reaktionen oder Maßnahmen vorzuschlagen – das kann bis zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder Schadenersatzklagen reichen. Umgekehrt muss allerdings auch ein Hinweisgeber, der bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, mit rechtlichen Maßnahmen rechnen.

Beispielhafte Themen sind Aushebelung unserer Vorschriften bei Vertragsvergabe, Ausstellung gefälschter Dokumente, Verstöße gegen den Schutz der Privatsphäre oder personenbezogener Daten sowie der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.