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Der Beginn einer Beziehung

Es muss nicht gerade eine Torte auf dem Schreibtisch stehen, wenn Mitarbeiter*innen ihren ersten Arbeitstag haben. Doch das Onboarding als rein technischen Prozess zu verstehen, bei dem es reicht, die Kantine und den Arbeitsplatz zu zeigen, ist deutlich zu wenig. Fünf Tipps, wie die Einarbeitung von neuen Kolleg*innen gelingt.
Autor: Matthias Voigt, Oktober 2023
Konstantin A. Werner, Inhaber der Unternehmens- und Personalberatung »sparkm« in Darmstadt.
© sparkm
»Der erste Arbeitstag ist gleichbedeutend mit dem Beginn einer idealerweise langfristig belastbaren Beziehung zwischen Menschen. Wer das versteht, geht anders miteinander um.« Diesen Grundsatz vertritt Konstantin A. Werner, der in Darmstadt die Unternehmens- und Personalberatung »sparkm« vor acht Jahren gegründet hat. Zwar sei in den Personalabteilungen meistens das Bewusstsein vorhanden, dass der Onboarding-Prozess bedeutend ist, um neue Mitarbeiter*innen schnell zu integrieren, was sich in der Folge positiv auf deren Leistung auswirkt. Doch könne der Prozess ins Stocken geraten, wenn die Fachabteilungen die Bedeutung des Onboardings unterschätzten. Erfahrungsgemäß dauert die grundsätzliche Einarbeitung vom ersten Arbeitstag bis zum Ende der Probezeit. Das Onboarding ist ein Teil des Lebenszyklus eines Mitarbeiters, das den Weg für eine erfolgreiche, langfristige Zusammenarbeit ebnet. War der Rekrutierungsprozess noch der Prolog, wird es mit dem Tag des Arbeitsbeginns ernst. Mit diesen fünf Tipps können Unternehmen das Onboarding gewinnbringend für beide Seiten gestalten:
  1. Der Auftakt
    »Ein guter Auftakt ist wichtig, denn es ist der erste richtige Eindruck im Unternehmen. Und der bleibt haften«, sagt Konstantin A. Werner. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie den Arbeitsbeginn des neuen Kollegen gut vorbereiten. Denn sind Verantwortlichkeiten nicht klar und der Mitarbeiter fühlt sich alleingelassen, wird er das womöglich als Mangel an Wertschätzung verstehen, was das Arbeitsverhältnis unnötig von Beginn an belasten könnte. »Man muss nicht übertreiben, aber die neue Person sollte schon spüren, dass sie willkommen ist«, rät Konstantin A. Werner. Das Vertrauen, das man sich durch den gelungenen Rekrutierungsprozess auf beiden Seiten aufgebaut hat, wird der ersten Belastungsprobe unterzogen. Und dieser Probe sollte der Arbeitsbeginn standhalten können. Deshalb sei es auch ratsam, die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Tag aktiv zu gestalten und zumindest lose in Kontakt zu bleiben.
  2. Messbaren Prozess etablieren
    Unabhängig davon, ob der Beginn nun in der IT-­Abteilung, der Produktion oder in einem anderen Bereich des Unternehmens ist, sollte das Onboarding eine klare Struktur bekommen – die für jeden Neuankömmling gilt und nicht je nach Engagement des Vorgesetzten variiert. Dienlich kann eine Aufzählung ähnlich einer Checkliste sein, damit keine Aufgabe vergessen wird. Auf dieser Liste werden zum Beispiel auch die Kolleg*innen benannt, die sich um die Einarbeitung kümmern sollen. »Zwei bis drei Personen reichen da völlig aus«, sagt der Unternehmens­berater. Eine nette Geste kann sein, dass etwa der Arbeitsplatz bereits im Vorhinein für die erste Woche reserviert wurde, falls das Unternehmen ein Shared-­Desk-Programm etabliert hat.
  3. Den Prozess mit Inhalten füllen
    In diesem Schritt geht es darum, folgenden Fragesatz zu beantworten: »Wer macht was bis wann mit wem?« Wer zum Beispiel für den Rundgang über das Firmen­gelände zuständig ist, muss auch vorher wissen, was er abgestimmt auf den Arbeitsplatz des Neuankömmlings zeigen soll. »Im Kalender des neuen Mitarbeiters können durchaus schon zehn Termine eingetragen sein für die ersten zwei Wochen«, sagt Konstantin A. Werner. So lässt sich Leerlauf zu Beginn vermeiden. Als hilfreich habe sich erwiesen, zu Beginn des Onboardings die IT ins Boot zu holen, damit schnell die technischen Voraussetzungen für den Arbeitsalltag geschaffen werden.
  4. Patenprogramm
    Zu einem Hilfsmittel, das bereits in vielen Betrieben Standard ist, rät auch Konstantin A. Werner: dem Patenprogramm. Dabei ist dem neuen Mitarbeiter ein Kollege fest zugeordnet, der weiterhilft, wenn es um Anlaufschwierigkeiten im Alltag geht. Etwa, welchen Parkplatz man am besten nutzt, wie man das Essen in der Kantine bestellt oder welche ungeschriebenen Gesetze es gibt. Der Pate hilft beim emotionalen Ankommen im neuen Unternehmen. Er kann zwar bei der inhaltlichen Einarbeitung hilfreich sein; die Verantwortung, das Arbeitsaufkommen festzulegen und die Erwartungshaltung des Unternehmens zu formulieren, liegt aber naturgemäß beim Vorgesetzten. »Außerdem sollte im Vorhinein geklärt werden, wie lange das Patenprogramm dauert, damit der Pate die Verantwortung nach einer bestimmten Zeit, meist drei Monaten, auch wieder abgeben kann«, sagt Konstantin A. Werner.
  5. Die Unternehmenskultur (er)leben
    Welche Aufgaben die neue Arbeitskraft übernehmen soll, dürfte nach den Bewerbungsgesprächen recht klar sein. »Es wird aber häufig vernachlässigt, die Kultur des Teams zu vermitteln«, wie der Personalberater aus Erfahrung weiß. Dabei geht es darum, sich gegenseitig kennenzulernen, den Menschen hinter der Arbeitskraft zu entdecken. In regelmäßigen Abständen sollten daher bis zum Ende der Probezeit Treffen vereinbart werden, etwa mit dem Paten, aber auch mit Kollegen oder dem Vorgesetzten. Gerne klassischerweise als Mittagessen, aber vielleicht auch hin und wieder in ungezwungener Atmosphäre bei einem kühlen Getränk. »So wird der Bau von belastbaren Beziehungen gefördert«, erklärt Konstantin A. Werner.
Onboarding in der Praxis: Im Workshop »Forum Personalkultur – Onboarding: von der richtigen Ansprache bis zum ersten Jahr im Unternehmen« geht Konstantin A. Werner, Inhaber der Unternehmens- und Personalberatung »sparkm«, darauf ein, was man im ersten Beschäftigungs­­jahr zu beachten hat – aus der und damit für die Praxis. Wie die Zeit vor dem ersten Arbeitstag genutzt werden kann, ist ebenso Bestandteil der Veranstaltung.
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Matthias Voigt
Bereich: Kommunikation und Marketing
Themen: IHK-Magazin, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit