E-Rechnung: „Alle sind betroffen“

Text: Matthias Voigt

IHK: Welche Unternehmen sind von der Einführung der E-Rechnung betroffen? Trifft dies auch auf Selbstständige zu, die nur wenige Rechnungen stellen und erhalten?

Dr. Martin Moosbrugger: Ab 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen für inländische Umsätze im Business-to-Business (B2B) zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht betrifft somit auch Selbstständige, die eher selten B2B-Rechnungen erhalten, zum Beispiel von ihrem Lieferanten für Büromöbel oder dem IT-Dienstleister. Rechnungen an Privatpersonen dagegen sind von der Pflicht ausgenommen. Aufseiten des Rechnungsstellers gilt: Stimmt der Empfänger zu, dürfen Rechnungen übergangsweise weiterhin in Papierform oder als PDFs verschickt werden. Diese Übergangsregelung bleibt längstens bis Ende 2027 in Kraft. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Ausnahmen gelten nur für Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise.

IHK: Wie verändert sich der Rechnungsprozess im Unternehmen? Was müssen Unternehmen umstellen?

Dr. Martin Moosbrugger: Unternehmen müssen die Voraussetzungen schaffen, um zukünftig elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können. Office-Tools wie Word und Excel, die noch bei vielen Selbstständigen und Kleinunternehmen zum Einsatz kommen, sind dazu nicht in der Lage. Man muss grundlegend umdenken, denn der strukturierte Teil der E-Rechnung – in der Regel ist das eine XML-Datei – wird künftig führend. Das ist aber gleichzeitig der Teil, der eher wie ein Programmiercode und weniger wie eine Rechnung aussieht. Die Kontrolle der Eingangsrechnung wird somit nur denjenigen Mitarbeitenden möglich sein, die einen Zugang zu einer entsprechenden Softwareanwendung haben, was den internen Prozess möglicherweise grundlegend verändert. Ein zusätzlich verschickter Papierausdruck oder eine mitgeführte PDF-Datei helfen zwar beim Lesen, haben aber bald steuerrechtlich keine Bedeutung mehr. Das Gleiche trifft für die Archivierung zu. Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie auch als solche aufbewahren. Eine Papierkopie genügt nicht. Alle diese Neuerungen sind rechtzeitig in den betrieblichen Prozessen des Rechnungseingangs zu berücksichtigen.

IHK: Welche Vorteile bringt die Umstellung auf E-Rechnungen?

Dr. Martin Moosbrugger: Die Umstellung bietet Unternehmen auch eine Reihe von Chancen. Statt mit Papierordnern oder Texterkennung erfolgt die Buchhaltung komplett digital. Dadurch vermeidet man Fehler und spart Zeit und Kosten. Mit der richtigen Software lassen sich auch angrenzende Prozesse digital ankoppeln. Ich denke dabei an die Rechnungsprüfung oder die Erfassung und Freigabe abzurechnender Zeiten. Letztlich ist es eine Frage der Perspektive: Möchte ich nur die Pflicht erfüllen oder mache ich die Kür gleich mit? Um Geschäftsprozesse grundlegend digitaler und effizienter zu gestalten, ist die E-Rechnung jedenfalls ein hervorragender Anlass.