Korrekt auftreten

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen Sie gesetzliche Vorschriften beachten. Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregister mit Zwangsgeld ahnden.
Zu den Geschäftsbriefen zählt der gesamte externe Schriftverkehr, das heißt jede Mitteilung die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten ganz gleich, ob per Papier, E-Mail, Fax oder Postkarte.
Nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen wie gewerblich angemeldete Einzelunternehmer oder BGB-Gesellschaften müssen auf Ihren Geschäftsbriefen den ausgeschriebenen Vor- und Zunamen des Inhabers beziehungsweise aller Gesellschafter angeben. Die sogenannte Kleingewerbetreibenden sind zusätzlich verpflichtet in ihren Geschäftsbriefen eine ladungsfähige Anschrift aufzunehmen. Auch ausländische Unternehmen, die in Deutschland eine Zweigniederlassung oder eine unselbstständige Zweigstelle betreiben, sind verpflichtet, eine ladungsfähige Anschrift in allen Geschäftsbriefen anzugeben.

1. Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Als Geschäftsbriefe (nach außen gerichtete Mitteilungen) gelten in aller Regel:
  • der gesamte externe Schriftverkehr, das heißt jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird;
  • beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestellscheine, Rechnungen, Quittungen, Preislisten und so weiter
  • durch Einfügung der Worte "gleichviel welcher Form" in Paragraf 37a Handelsgesetzbuch (HGB), Paragaf 80 Aktiengesetz (AktG), Paragraf 35 a GmbHG und Paragraf 125 a HGB (Paragraf 177 a HGB) stellte der Gesetzgeber zum 01.01.2007 klar, dass die Angabepflicht unabhängig von der äußeren Form der Geschäftsbriefe (zum Beispiel E-Mail, Fax, Postkarte und Ähnlichen) besteht
Nicht als Geschäftsbriefe gelten:
  • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens;
  • alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, zum Beispiel Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen;
  • Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie zum Beispiel Lieferscheine, Versandanzeigen, Reparaturabholungsbenachrichtigungen
Beachte: Grundsätzlich muss jedes Schriftstück, das geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die für Geschäftsbriefe gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf eine Rechnung zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (zum Beispiel nach telefonischer Auftragserteilung).

2. Welche Gesellschaftsform muss welche Pflichtangaben machen?

Einzelkaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind

Gemäß Paragraf 37 a HGB müssen auf allen Geschäftsbriefen der Einzelkaufleute
  • die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • der Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allge-mein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise "e. K.", "e. Kfr.", "e. Kfm.";
  • der Ort seiner Handelsniederlassung;
  • das Registergericht;
  • die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist,
angegeben werden.

offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Die Geschäftsbriefe der Offenen Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG) müssen gemäß Paragrafen 125 a und 177 a des Handelsgesetzbuches (HGB) folgende Angaben enthalten:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wort-laut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (oHG oder KG)
  • der Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Darmstadt)
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Darmstadt)
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die OHG oder KG) in das Handelsregister ein-getragen ist (zum Beispiel HRA 10 000)

Aktiengesellschaft (AG)

Gemäß Paragraf 80 Aktiengesetz müssen Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen (auch auf Bestellscheinen) gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:
  • die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Darmstadt)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Darmstadt)
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 60000)
  • alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Angaben zum Gesellschaftskapital sind nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grund-kapital sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Für den Fall, dass sich die Aktiengesellschaft in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Abwickler mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (ABC AG i. L.).

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmergesellschaft (UG) (haftungsbeschränkt)

Gemäß Paragraf 35a GmbH-Gesetz müssen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:
  • die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft zum Beispiel GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt)
  • der Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Darmstadt)
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Darmstadt)
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 50 000)
  • alle Geschäftsführer, dass heißt, auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und hat dieser seinerseits einen Vorsitzenden, so ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen. Soweit die Gesellschaft einen Beirat oder Verwaltungsrat gebildet hat, der die Aufgaben eines Aufsichtsrats wahrnimmt (dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung des Organs an), sind auch in diesem Fall der Zuname sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Beiratsvorsitzenden beziehungsweise Verwaltungsratsvorsitzenden anzugeben.
Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, dass heißt, noch nicht eingezahlten, Einlagen bezeichnet werden.
Gemäß Paragraf 71 Absatz 5 GmbH-Gesetz müssen für den Fall, dass sich die GmbH in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben; hinzukommt, dass auf die Tatsache hingewiesen werden muss, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (zum Beispiel XYZ GmbH i.L.).

GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG

Gemäß Paragrafen 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) müssen Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG), auf allen Geschäftsbriefen (zum Beispiel auch Bestellscheinen) gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (zum Beispiel GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG)
  • der Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Darmstadt)
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Darmstadt)
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die OHG oder KG) in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10 000)
  • die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, dass heißt, in der Regel der GmbH oder AG, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben, nicht jedoch der Kommanditisten (zum Beispiel"Komplementärin: XYZ GmbH").
Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft zusätzlich für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben gemacht werden, zu denen diese Gesellschaften gemäß Paragraf 35 a GmbHG oder Paragraf 80 AktG ihrerseits verpflichtet sind, also:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform
  • der Sitz
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
  • die Namen, sämtlicher - auch stellvertretender - Geschäftsführer beziehungsweise Mitglieder des Vorstandes jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem aus-geschriebenen Vornamen (bei der Aktiengesellschaft in jedem Fall, bei der GmbH dann, wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat)
  • Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stamm- bzw. Grundkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, noch nicht eingezahlten, Einlagen angegeben werden.

Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Für Kleingewerbetreibende, hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts, gab es bis Ende März 2009 als zentrale gewerberechtliche Reglung Paragraf 15b Gewerbeordnung (GewO) für die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen. Danach mussten Einzelunternehmer auf allen Geschäftsbriefen, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift angeben. Dasselbe galt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), die auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Familiennamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen mussten.
Durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz wurde Ende März 2009 Paragraf 15 b GewO aufgehoben. Dadurch gibt es zurzeit keine zentrale, gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibenden mehr. Nach wie vor ergibt sich aber die Notwendigkeit, die obengenannten Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, auch aus anderen rechtlichen Regelungen, wie zum Beispiel aus dem Wettbewerbsrecht sowie aus Paragraf 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV).
Wir raten Kleingewerbetreibenden deshalb dringend, die früher in Paragraf 15b GewO geregelten Pflichtangaben auch weiterhin auf ihren Geschäftsbriefen aufzuführen. Sofern ein Kleingewerbetreibender eine selbstständige Geschäfts- oder Etablissementbezeichnung (zum BeispielGaststätte „Zum goldenen Hirsch“) führt, ist er dennoch gehalten, auf seinen Geschäftsbriefen die oben genannten Pflichtangaben aufzuführen. Allein die Angabe der Geschäftsbezeichnung ist nicht ausreichend.

Selbständige Zweigniederlassungen

Selbständige Zweigniederlassungen sind vom Hauptgeschäft räumlich getrennte Betriebsstätten, die als zusätzlicher, auf Dauer gedachter Mittelpunkt des Unternehmens geschaffen und in das Handelsregister eingetragen werden. Sie nehmen trotz interner Abhängigkeit von der Hauptniederlassung selbständig am Geschäftsverkehr teil. Auf Geschäftsbriefen muss die Zweigniederlassung ihre vollständige Firma angeben. Diese kann mit der Firma der Hauptniederlassung übereinstimmen oder aber von ihr abweichen, wobei dann ein Hinweis auf die Zweigniederlassung aufgenommen werden sollte (Bsp.: ABC GmbH Zweigniederlassung Frankfurt; XY Dienstleistungen Zweigniederlassung der ABC GmbH). Weiter ist das Register anzugeben, in dem die Zweigniederlassung eingetragen ist. Daneben sind die weiteren für die jeweilige Rechtsform vorgeschriebenen Pflichtangaben des Hauptsitzes anzugeben. Die zusätzliche Angabe der Hauptniederlassung ist wünschenswert, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Inländische Zweigniederlassungen auslän-discher Unternehmen müssen bei dem vom Inland ausgehenden Schriftverkehr auf Geschäftsbriefen bestimmte Mindestangaben machen:
  • das Register, bei dem die Zweigniederlassung eingetragen ist
  • die Registernummer
  • die vollständige ausländische Firma mit Rechtsformzusatz
  • das Register der ausländischen Gesellschaft
  • die nach deutschen Recht für die jeweilige Rechtsform vorgeschrieben Angaben auf Geschäftsbriefen, es sei denn das ausländische Recht schreibt etwas anderes vor
Auf den Geschäftspapieren von ausländischen juristischen Personen außerhalb der EG oder EWR sind folgende Angaben zu machen: Firmennamen, Ort und Staat des satzungsmäßigen Sitz der Gesellschaft, gesetzliche Vertreter (Familienname mit mindestens einem Vornamen).

Unselbständige Zweigstellen

Hierbei handelt es sich um Niederlassungen oder Filialen eines Unternehmens, die als räumlich getrennte Geschäftslokale eingerichtet werden, aber von der Hauptniederlassung abhängig sind. Sie bilden daher mit der Hauptniederlassung einen einheitlichen Geschäftsbetrieb und können demnach keine, von der Hauptniederlassung abweichende Firma führen. Auf den Geschäftsbriefen der Zweigstelle müssen daher die Angaben zum Hauptsitz (Firma, Registergericht und Handelsregisternummer) gemacht werden. Zusätzlich kann die Bezeichnung "Zweigstelle Berlin" geführt werden. Bei einem nicht im deutschen Handelsregister eingetragenen Hauptsitz sind die Register-angaben für die ausländische Gesellschaft anzugeben.

3. Welche Folgen können eintreten, wenn Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief fehlen?

Zur Einhaltung der Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen kann das Registergericht durch Zwangsgeld anhalten; das einzelne Zwangsgeld darf zwar einen Betrag von 5.000 Euro nicht übersteigen, kann aber mehrfach festgesetzt werden, wenn den Pflichtangaben nicht nachgekommen wird.
Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sollen den Geschäftspartnern einige wichtige Informationen vermitteln und ihnen die Einholung registergerichtlicher Informationen ermöglichen. Daher stellen sie eine Marktverhaltensregelung im Interesse der Marktteilnehmer dar. Hinsichtlich der Frage, ob die fehlenden Angaben auch einen Wettbewerbsverstoß gemäß Paragraf 4 Nummer 11 des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen, kommt es auf eine Prüfung im Einzelfall an.
Allerdings ist ein Verstoß regelmäßig nicht geeignet, die Interessen der Mitbewerber, Verbraucher oder sonstigen Marktteilnehmer spürbar zu beeinträchtigen. Verstöße gegen die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen können allerdings im Einzelfall den Tatbestand der Irreführung (Paragraf 5 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 UWG, Paragraf 5 a Absatz 3 Nummer 2 UWG) erfüllen und gegebenenfalls bürgerlich-rechtliche Schadensersatzansprüche auslösen.
Daher wird die Einhaltung der Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen empfohlen, um einer Abmahnung durch Mitbewerber keine Angriffsfläche zu bieten und sich vor einem drohenden Zwangsgeld zu schützen.

4. Wie sind die Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief darzustellen?

In der grafischen Darstellung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht. In der Regel werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste und die Firma im Briefkopf platziert. Es können selbstverständlich auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern (gegebenenfalls E-Mail-Anschrift und Internetanschrift) auch Bankverbindungen (mit Bankleitzahl) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass für den Vorsteuerabzug erforderlich ist, dass auf allen Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben wird.
Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der IHK Darmstadt für ihre Mitgliedsunternehmen. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Sie kann eine umfassende Prüfung und Beratung durch einen Rechtsanwalt/Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen.
Dieses Merkblatt wurde uns freundlicherweise von der IHK Berlin zur Verfügung gestellt.
Stand: Mai 2023