Prävention bei Unternehmen

Mitwirkungspflichten nach dem Geldwäschegesetz

Unternehmer haben Mitwirkungspflichten nach dem Geldwäschegesetz, damit Gewinne aus schweren Straftaten nicht mehr in den Umlauf gebracht werden können.

Ziel und Definition

Das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten oder Geldwäschegesetz (GwG) soll verhindern, dass Unternehmen für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung missbraucht werden. Unter Geldwäsche versteht man das Einschleusen von illegal erwirtschafteten Vermögenswerten in den legalen Wirtschaftskreislauf, mit dem Ziel, die wahre Herkunft zu verschleiern.
Auf europäischer Ebene wurden mit der 5. Geldwäscherichtlinie erweiterte Standards eingeführt, die am 1. Januar 2020 mit dem neuen GwG in deutsches Recht umgesetzt wurden. Daneben erfolgen mit in Kraft treten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) am 1. August 2021, weitere Änderungen des GwG, die insbesondere die Meldepflicht für das Transparenzregister betreffen.

Transparenzregister

Nach Paragraf 20 Absatz 1 GwG haben juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften die Pflicht, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zu melden. Die Transparenzpflichten treffen alle juristischen Personen des Privatrechts, wie zum Beispiel die AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a. A. und auch die eingetragenen Personengesellschaften wie zum Beispiel die OHG, KG, Partnerschaften. Die GbR ist grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Soweit die GbR allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind über die Änderungen des Paragraf 40 Absatz 1 GmbHG auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen.

Welche Meldepflichten bestehen?

Bisher war das Transparenzregister durch Paragraf 20 Absatz 2 GwG (alte Fassung) als eine Art Auffangregister ausgestaltet. Danach waren juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften ausnahmsweise von der Meldepflicht befreit, wenn die Angaben bereits aus anderen öffentlichen Registern oder Quellen elektronisch abrufbar waren, beispielsweise aus dem Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Vereinsregister.
Mit Inkrafttreten des TraFinG wurde die Meldefiktion aus Paragraf 20 Absatz 2 GwG (alte Fassung) aufgehoben und das Transparenzregister zu einem Vollregister ausgestaltet. Das hat die weitreichende Konsequenz, dass nunmehr sämtliche juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften dazu verpflichtet sind, die ermittelten wirtschaftlich Berechtigten beim Transparenzregister zu melden. Und zwar unabhängig von bereits bestehenden Angaben in sonstigen öffentlichen Registern. Zudem haben alle Unternehmen, die sich ab dem 1. August 2021 als Personen- oder Kapitalgesellschaft in das Handelsregister eintragen lassen, nunmehr die Pflicht, sich auch ins Transparenzregister einzutragen.
Der Hintergrund der Einführung eines Vollregisters ist das Vorhaben der EU-Kommission, sämtliche Transparenzregister der EU-Mitgliedsstaaten auf einer zentral geschaffenen europäischen Plattform miteinander zu vernetzen, um europaweit effektiver gegen Geldwäsche vorgehen zu können.
Zu den Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten gehören neben dem Vor- und Nachnamen, dem Geburtsdatum, dem Wohnort auch Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, wozu auch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte zählen. Während es zuvor ausreichte, lediglich eine Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten anzugeben, auch wenn dieser mehrere besitzt, entfällt dieses Wahlrecht ab dem 1. August 2021. Nunmehr besteht die Pflicht, sämtliche Staatsangehörigkeiten des wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitzuteilen.
Die Informationen im Transparenzregister über den wirtschaftlich Berechtigten sind nach erfolgreicher Online-Registrierung für jedermann öffentlich zugänglich.
Eine Einschränkung des Zugangs für jedermann kann nur in Ausnahmefällen beantragt werden, etwa wenn eine Einsichtnahme ins Transparenzregister den wirtschaftlich Berechtigten einer Gefahr für Leib oder Leben aussetzt oder dieser minderjährig oder geschäftsunfähig ist (Paragraf 23 GwG).
Verpflichtete müssen zu Beginn jeder Geschäftsbeziehung überprüfen, ob der Geschäftspartner seinen Mitteilungspflichten an das Transparenzregister nachgekommen ist. Unstimmigkeiten zu den eigenen ermittelten Informationen sind dem Transparenzregister zu melden.

Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte?

Wer wirtschaftlich Berechtigter ist, ergibt sich aus Paragraf 3 GwG. Wirtschaftlich Berechtigter kann immer nur eine natürliche Person sein, nicht aber eine Gesellschaft. Bei juristischen Personen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte bei Beteiligungsketten?

Die einzelnen Gesellschaften eines Konzerns sind nach Paragraf 20 Absatz 1 GwG verpflichtet, den wirtschaftlich mittelbar oder unmittelbar Berechtigten zu melden. Das betrifft in der Regel die natürliche Person, die die Kontrolle über das jeweils herrschende Unternehmen innehat. Dass es hierbei zu Mehrfachmeldungen über denselben wirtschaftlich Berechtigten kommen kann, wurde vom Gesetzgeber hingenommen.
Der Wegfall der Meldefiktion führt bei Beteiligungsketten in Konzernstrukturen dazu, dass mitteilungspflichtige Unternehmen sich nicht mehr darauf berufen können, dass die mitzuteilenden Angaben in sonstigen öffentlichen Registern enthalten und einsehbar sind. Somit besteht auch dann die Meldepflicht, wenn bei einer Tochtergesellschaft nur eine Muttergesellschaft die Anteilseignerin ist und sich der wirtschaftlich Berechtigte der Muttergesellschaft wiederum aus sonstigen Registern ergibt und dieser gleichzeitig wirtschaftlich Berechtigter der Tochtergesellschaft ist.
Des Weiteren ist zu beachten, dass für die meldepflichtigen Gesellschaften keine Nachforschungspflicht entlang der Beteiligungskette besteht; dies ergibt sich ausdrücklich aus der Gesetzesbegründung. Vielmehr sind im Innenverhältnis zur Gesellschaft die Anteilseigner, die wirtschaftlich Berechtigter sind oder von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden, selbst verpflichtet, der meldepflichtigen Gesellschaft die Angaben über die wirtschaftliche Berechtigung mitzuteilen (Paragraf 20 Absatz 3 Satz 1 GwG). Stehen Anteilseigner unter der mittelbaren Kontrolle eines wirtschaftlich Berechtigten, so trifft die Mitteilungspflicht gegenüber der Gesellschaft den wirtschaftlich Berechtigten selbst (Paragraf 20 Absatz 3 Satz 5 GwG). Die Gesellschaft meldet dann die so erlangten Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten an das Register weiter. Hat eine Gesellschaft keine positive Kenntnis (erlangt), wer ihr wirtschaftlich Berechtigter am Ende der Beteiligungskette ist, so muss sie nicht nachforschen. In einem solchen Fall greifen die Regeln über den fiktiven wirtschaftlich Berechtigten (Paragraf 3 Absatz 2 Satz 5 GwG):
„Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter nach den Kriterien des Paragraf 3 GwG ermittelt werden oder bestehen Zweifel, dass eine natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter ist, so „…gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners.“
Es ist auch dann eine gesonderte Meldung an das Transparenzregister vorzunehmen, wenn sich der fiktive wirtschaftlich Berechtigte aus sonstigen Registern ergibt, da die Mitteilungsfunktion weggefallen ist.

Übergangsfrist

Die gute Nachricht ist, dass Informationen von wirtschaftlich Berechtigten, deren Angaben wegen der Meldefiktion privilegiert waren, nicht schon am 1. August 2021 dem Transparenzregister nachgemeldet werden müssen. Es gelten folgende Übergangsfristen:
  • AG, SE, KGaA bis zum 31. März 2022
  • GmbH und UG (haftungsbeschränkt), Genossenschaft oder Partnerschaft bis zum 30. Juni 2022
  • in allen anderen Fällen (beispielsweise eingetragene Personengesellschaften) bis spätestens zum 31. Dezember 2022.

Wer führt das Transparenzregister?

Die registerführende Stelle ist der Bundesanzeiger. Die Rechts- und Fachaufsicht hat das Bundesverwaltungsamt (BVA)
Die Transparenzregistergebührenverordnung bestimmt die Gebühren. Das sind 20,80 Euro als Jahresgebühr für die Führung des Transparenzregisters, 1,65 Euro als Einsichtnahmegebühr pro abgerufenem Dokument und 7,50 Euro als Gebühr für die Erstellung eines Ausdrucks von Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten zuzüglich der Einsichtnahmegebühr.
Für Fragen zum Transparenzregister, zur Registrierung oder dem Eintragungsprozess kann die registerführende Stelle kontaktiert werden. Das Transparenzregister bietet eine kostenlose Servicenummer (0800 1234337), Montag bis Freitag von 8 bis 18:30 Uhr, und ist für Fragen unter service@transparenzregister.de erreichbar.

Verpflichtete

Das Gesetz legt bestimmten Unternehmen und Personen (den sogenannten „Verpflichteten“) besondere Pflichten auf, die deren Geschäftsbeziehungen transparent machen sollen. Betroffen sind nicht nur Banken oder Kapitalanlagegesellschaften, sondern auch Unternehmen außerhalb des Finanzsektors.
In Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 1 – 16 GwG sind die Adressaten des Gesetzes abschließend aufgezählt:
  • Bestimmte Kapital- und Finanzdienstleister (Nummer 1 – 6 und 9), einschließlich Dienstleister, die elektronische Geldbörsen anbieten und Kryptowährungen verwahren.
  • Bestimmte Versicherungsunternehmen und Versicherungsvermittler (Nummer 7 und 8), soweit sie Lebensversicherungen, Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr oder Darlehen im Sinne von Paragraf 1 Absatz 1 Seite 2 Nummer 2 des Kreditwesengesetzes vergeben.
  • Rechtsanwälte, Kammerrechtsbeistände, Patentanwälte, Notare, sowie bestimmte Rechtsbeistände, soweit sie für ihren Mandanten bestimmte Geschäfte oder Transaktionen planen oder durchführen (Nummer 10 und 11).
  • Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte (Nummer 12).
  • Bestimmte Dienstleister für Gesellschaften und für Treuhandvermögen oder Treuhänder (Nummer 13).
  • Immobilienmakler (Nummer 14), einschließlich Mietmakler (ab Netto-Kaltmiete 10.000 Euro).
  • Bestimmte Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen sowie Lotterien, die über eine glücksspielrechtliche Erlaubnis verfügen (Nummer 15),
  • Schließlich Güterhändler, das heißt alle Personen, die gewerblich mit Gütern handeln (auch Strom- und Wasserversorger, Kunstvermittler und Kunstlagerhalter, soweit die Lagerhaltung in Zollfreigebieten erfolgt (Nummer 16).

Allgemeines Risikomanagement zur Verhinderung von Geldwäsche

Seit Juni 2017 haben alle Adressaten über ein wirksames Risikomanagement zu verfügen.
Güterhändler sind dann verpflichtet, ein Risikomanagement einzurichten, wenn sie Barzahlungen von mindestens 10.000 Euro tätigen oder entgegennehmen. Dies gilt auch bei aufgesplitteten Zahlungen im Rahmen einer Transaktion, die zusammen den Wert von 10.000 Euro erreichen. Für Edelmetallhändler, Juweliere und Antiquitätenhändler gilt die Bargeldgrenze von 2.000 Euro (Paragraf 4 Absatz 5 GwG). Bei – auch unbaren – Transaktionen über Kunstgegenstände liegt der Schwellenwert bei mindestens 10.000 Euro.
Auch Immobilienhändler sind seit 2017 von dieser Pflicht betroffen. Über ein wirksames Risikomanagement müssen sie bei der Vermittlung von Kaufverträgen verfügen. Bei der Vermittlung von Miet- und Pachtverträgen gilt dies, wenn eine monatliche Nettokaltmiete oder Nettokaltpacht mindestens 10.000 Euro beträgt. Zum Risikomanagement gehört die Erstellung und Dokumentation einer Risikoanalyse (Paragraf 5 GwG). Aus dieser Risikoanalyse sind die entsprechenden internen Sicherungsmaßnahmen (Paragraf 6 GwG, zum Beispiel Kundenidentifizierung) abzuleiten. Verantwortlich für das Risikomanagement ist ein zu benennendes Mitglied der Leitungsebene des jeweiligen Unternehmens.
Risikoanalyse: Zunächst sind im Rahmen einer Analyse die Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zu ermitteln und zu bewerten, welche für die von ihnen betriebenen Geschäfte bestehen. Diese Risikoanalyse ist entsprechend zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist der Aufsichtsbehörde auf deren Verlangen vorzulegen. Der Umfang der Risikoanalyse richtet sich nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit und nach möglichen Risiken der jeweiligen Geschäfte. Sie kann daher knapper ausfallen, wenn geringe oder keine Risiken bestehen, muss aber umfangreicher erfolgen, wenn es sich beispielsweise um eine große Anzahl an Exportgeschäften oder Transaktionen mit neuen Geschäftspartnern handelt. Eine Hilfe zur Einschätzung der Risikofaktoren hat der Gesetzgeber in den Anlagen 1 und 2 zum GwG zur Verfügung gestellt. Anlage 1 des Gesetzes benennt Faktoren für ein potentiell geringeres Risiko, Anlage 2 für ein potenziell höheres Risiko von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Wichtiges Informationsmaterial mit vielen Erläuterungen stellt das Regierungspräsidium auf seiner Webseite zur Verfügung.
Interne Sicherungsmaßnahmen: Zusätzlich sind angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um oben genannte Risiken in Form von Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen zu steuern und zu mindern. Angemessen sind solche Maßnahmen, die der jeweiligen Risikosituation des einzelnen Verpflichteten entsprechen und diese hinreichend abdecken. Die Funktionsfähigkeit der internen Sicherungsmaßnahmen ist zu überwachen und bei Bedarf zu aktualisieren. Eine nicht abschließende Auflistung solcher Maßnahmen findet sich in Paragraf 6 Absatz 2, Nummer 1 – 7 GwG.
Whistleblowersysteme (Paragraf 6 Absatz 5 GwG): Verpflichtete müssen angemessene Vorkehrungen treffen, damit interne Mitteilungen über Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften vertraulich an geeignete Stellen berichtet werden können. Auch die Aufsichtsbehörden haben ein anonymes Hinweisgebersystem einzurichten (Paragraf 53 GwG).

Bestellung eines Geldwäschebeauftragten

Bestimmte Kapital- und Finanzunternehmen (Paragraf 2 I Nummer 1 – 3, 6, 9 GwG), bestimmte Versicherungsunternehmen (Paragraf 2 I Nummer 7 GwG) sowie bestimmte Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen (Paragraf 2 I Nummer 15 GwG) sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene sowie einen Stellvertreter zu bestellen.
Für alle anderen Adressaten des Geldwäschegesetzes (siehe oben) kann die zuständige Aufsichtsbehörde die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten anordnen. Eine solche Anordnung ist wahrscheinlich, wenn Sie als Güterhändler hauptsächlich mit hochwertigen Gütern (zum Beispiel Edelmetalle, Edelsteine, Schmuck, Uhren, Antiquitäten, Kunstgegenstände, Kraftfahrzeuge, Schiffe, Motorboote, Luftfahrzeuge) handeln.
Darüber hinaus kann sich die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten auch ohne gesetzliche Verpflichtung oder behördliche Anordnung im Rahmen der Risikoanalyse als angemessene interne Sicherungsmaßnahme ergeben.
Die beauftragte Person ist Ansprechpartner für die Behörden. Zu den Aufgaben zählt darüber hinaus unter anderem die Entwicklung und Aktualisierung von risikoangemessenen unternehmensspezifischen Arbeitsanweisungen, die Mitarbeitersensibilisierung und die Abgabe von Geldwäsche-Verdachtsmeldungen.
Die Bestellung des Geldwäschebeauftragten ist der zuständigen Aufsichtsbehörde jeweils bis spätestens 31. Mai des laufenden Wirtschaftsjahres anzuzeigen.
Beachten Sie, dass die Pflicht zur Identifizierung nicht nur bei Bargeldzahlungen oberhalb der oben genannten Grenzen besteht, sondern auch in sonstigen Fällen, wenn ein Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht (Paragraf 10 Absatz 6 GwG).
Ausführliche Informationen dazu, wer, wann und wie zu identifizieren ist, finden Sie im Merkblatt des Regierungspräsidiums „Basisinformationen Geldwäsche“.

Wie muss ein Verdachtsfall gemeldet werden?

Schöpfen Sie Verdacht auf Geldwäsche, so müssen Sie den Verdachtsfall nach Paragraf 43 GwG melden. Ab dem 1. Februar 2018 sind Verdachtsmeldungen grundsätzlich elektronisch über das goAML-Portal an die zentrale Meldestelle FIU (Financial Intelligence Unit des BKA) abzugeben. Per Fax eingehende Verdachtsmeldungen gelten grundsätzlich als nicht ordnungsgemäß abgegeben. Weitere Hinweise zur Abgabe einer Verdachtsmeldung in goAML erhalten Sie auf der Webseite der FIU unter www.fiu.bund.de, die als zentrales Informationsportal ausgestaltet ist. Verdachtsfälle müssen unabhängig von der Zahlungsart oder –höhe bei der FIU gemeldet werden.
Immobilienmakler müssen beachten, dass die Verdachtsmeldungen abzugeben sind, unabhängig davon, wie hoch die monatliche Miete/Pacht ist oder ob sich – im Falle eines Kaufvertrags – das Interesse noch nicht konkretisiert hat.

Bußgelder und Sanktionen

Verstöße gegen die gesetzlichen Pflichten werden als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet. Seit Juni 2017 gelten erweiterte Bußgeldtatbestände. So können auch Verstöße bei internen Vorgängen (beispielsweise fehlende oder unzureichende Risikoanalysen) mit Geldbuße geahndet werden.
Der Bußgeldrahmen ist in Paragraf 56 GwG geregelt und wurde für schwerwiegende oder wiederholte Verstöße im Jahr 2017 auf bis zu fünf Millionen Euro erhöht. Die Aufsichtsbehörde hat vor, bestandskräftige Aufsichtsmaßnahmen und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen auf ihrer Homepage namentlich bekannt zu machen.

Aufsicht und Ansprechpartner im Regierungsbezirk Darmstadt:

Regierungspräsidium Darmstadt

Weitere Informationen

Regierungspräsidium Darmstadt
Weitere Informationen finden Sie in den Broschüren der Bezirksregierungen und beim Bundesverwaltungsamt.
Dieses Merkblatt wurde mit größter Sorgfalt erstellt, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Es soll lediglich als erste Information einen Überblick und eine Orientierung bieten.
Stand: März 2022