Aufbewahrung in elektronischer Form

GoBD – Was ist zu tun?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff werfen bei Betrieben Fragen auf. Hier finden Sie kompakt das Wichtigste in Kürze zu den GoBD.

Was ist zugänglich zu machen – welche Systeme sind betroffen?

Alle Systeme, die für Buchungen und die Besteuerung von Bedeutung sind, sind davon betroffen. Was digital eingesetzt und erstellt wird und mit dem Rechnungswesen zusammenhängt, muss den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) genügen und muss den Prüfern der Finanzverwaltung zugänglich gemacht werden.
Dies umfasst: Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassen bzw. Registrier- und PC-Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssysteme, Kostenrechnung, Zahlungsverkehrssysteme, Waagen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme, Dokumenten-Management-Systeme, Archive, elektronische Fahrtenbücher, Rechnungseingangsbücher, elektronische Lieferscheine und auch Schnittstellen zwischen den Systemen.
Achtung: auch MS-Office-Produkte (Word, Outlook/E-Mail-Korrespondenz) können buchhaltungsrelevant sein und müssen in diesem Fall für die Finanzverwaltung zugänglich sein.
Lassen sie sich beraten: Der Steuerberater berät, welche Systeme betroffen sind. Er, bereitet die Daten für die Betriebsprüfung vor um im Rahmen von Betriebsprüfungen ggf. rechtzeitig einen – unzulässigen – Zugriff unterbinden kann.

Anforderungen an Systeme

Systeme müssen revisionssicher sein

Es muss sichergestellt werden, dass Dokumente nicht verändert werden beziehungsweise Änderungen protokolliert werden. Die Randnummer 107 und folgende. der GoBD sagt, dass das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungssystem „die Gewähr dafür bieten muss, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.“
Dies gilt für alle Systeme, Sie müssen somit Daten unveränderbar abspeichern beziehungsweise vorgenommene Änderungen protokollieren.
Achtung bei Office- Produkten/Dateien: Eine Vielzahl von Betrieben schreibt Rechnungen in MS-Word, wandeln die Datei gegebenenfalls in ein PDF-Format um (damit ist das Word Dokument und MS-Word noch kein System im Sinn der GoBD) und versenden dieses per E-Mail. Der E-Mail-Austausch, zum Beispiel über einen Zahlungsabzug, lässt MS-Outlook zum relevanten System werden. Folglich ist der E-Mail-Verkehr, der besteuerungsrelevante Sachverhalte betrifft, über ein Dokumenten-Managementsystem revisionssicher abzuspeichern.

Durcheinander von Papier- und elektronischem Beleg vermeiden

Mischen sie nicht Papier- und elektronische Belege! Nur wenige Steuerpflichtige kommen noch ohne digitale (Eingangs-)Belege aus. Papierausdrucke von elektronischen Belegen werden von der Steuerverwaltung nicht anerkannt, da sie laut Randnummer 119 der GoBD zu einem formellen Fehler der Buchführung führen - selbst wenn sie chronologisch einwandfrei und richtig bezeichnet erfolgt. Daher: Digitale Belege sind auch digital zu kontieren.
Angeblich planen daher einzelne Oberfinanzdirektionen Erleichterungen für Kleinstbetriebe, wenn sie nur eine geringe Anzahl von digitalen Belegen haben. Dazu wird die Einrichtung eines Dokumenten-Managersystems unerlässlich sein.
Scanweisung zu fertigen, aus der hervorgeht,
  • Wer scannen darf,
  • Zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (zum Beispiel Posteingang, während Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • Welches Schriftgut gescannt wird,
  • Ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung
  • Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit
  • Wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat

Zeitgerecht und zeitnah aufzeichnen und verbuchen

Von den GoBD betroffene Steuerpflichtige müssen unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen aufzeichnen. Kreditorische Buchungen sind innerhalb von acht Tagen zu erfassen. Kasseneinnahmen und –ausgaben sollen täglich erfasst werden. Bei bargeldintensiven Betrieben ist das ein „Muss“. Nach Randnummer 50 der GoBD hat die Buchung der Geschäftsvorfälle spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen.
Hinweis: Sorgfalt ist auch bei der Lagerbuchhaltung wichtig. Handelsübliche Programme weisen zum Beispiel in einer Übersicht Warenausgang, Belegdatum, Buchungsdatum und Buchungsnummer aus. In der Praxis, sind Warenausgangs-, Beleg- und Buchungsdaten nicht synchronisiert und erfüllen die zeitlichen Anforderungen nicht.

Verfahrensdokumentation erstellen

Buchführungs- beziehungsweise aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen (Randnummer 151 und folgende der GoBD), aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Die Verfahrungsdokumentationen müssen beinhalten:
  • Genaue Beschreibung der eingesetzten Kassen und Kassensysteme,
  • Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch,
  • Programmieranleitung,
  • Einrichtungsprotokolle,
  • Arbeitsanweisungen, zum Beispiel auch Scanvorschriften
  • Beschreibung der Kontrollmechanismen,
  • Beschreibung der Archivierungsfunktionen,
  • Protokolle über Einsatzorte und –zeiträume der Registierkassen.
Praxisleitfaden für Unternehmen – der AWV-Arbeitskreis 3.4 „Auslegung der GoBD beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ (siehe “Weitere Informationen”) veröffenlichte im Dezember 2018 den GoBD-Praxisleitfaden in der überarbeiteten Version 1.1. Im Rahmen des Updates wurde vom AWV-Arbeitskreis unter anderem das Kapitel mit dem Titel „Verfahrensdokumentation und die Darstellung des GoBD-bezogenen internen Kontrollsystems (IKS)“ ergänzt.
Wie sich in der Praxis zeigt, sind wichtige Bestandteile für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in den Unternehmen bereits vorhanden und müssen lediglich mit Blick auf die Verfahrensdokumentation aufbereitet werden. Die vorliegende Version des Leitfadens liefert Anhaltspunkte für die konkrete Herangehensweise und Informationen über die wesentlichen Inhalte der Verfahrensdokumentation.