Datenschutz für kleine Unternehmen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung – was ändert sich?

Vorbemerkungen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

• Vertrag
  Wenn Frau Mustera ihren Kunden etwas verkaufen will oder eine Dienstleistung erbringen will, handelt es sich um die Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertragsverhältnisses. Hierzu benötigt sie entsprechende Angaben ihrer Kunden (z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer). Darüber hinausgehende Angaben wie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum (für Glückwunschbriefe), Kaufinteressen, Teilnahme(-interesse) an Kursen, Kontodaten und Fotos von TeilnehmernInnen) sind hingegen nicht erforderlich für die Erfüllung des Vertrags.
  
  Für die Grunddaten zur Abwicklung des Vertrags benötigt Frau Mustera keine gesonderte Einwilligung ihrer Kunden, für darüber hinausgehende Daten aber schon. Falls der Vertrag erfüllt ist und es keine gesetzlichen Gründe für seine Aufbewahrung mehr gibt (z. B. steuerliche oder handelsrechtliche Gründe), müssen die Daten gelöscht werden.
• Einwilligung
  Neu: In der Einwilligungserklärung muss sie auf die jederzeitige Widerrufbarkeit dieser Einwilligung hinweisen. Sie sollte hier nach obligatorischen und freiwilligen Daten trennen. Frau Mustera kann eine elektronische Einwilligung einholen, darf aber keine voreingestellte Einwilligung in Form eines Häkchens verwenden („double-opt-in“) (neu). Zudem muss sie ihre Kunden darüber informieren, zu welchem Zweck sie diese Daten verarbeiten will.
  Sie muss prüfen, ob die bisherigen Einwilligungen, die sie eingeholt hat, den – neuen – Anforderungen entsprechen. Falls nicht, wenn also der Hinweis auf den jederzeitigen Widerruf oder die Angabe des Zwecks fehlt, müssen die Einwilligungen neu eingeholt werden.
  Sie muss die Einwilligungen dokumentieren.
• Sie muss Informationspflichten erfüllen (teilweise neu):
  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters,
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
  • Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage,
  • wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 f beruht: berechtigtes Interesse des Verantwortlichen,
  • gegebenenfalls Empfänger oder Kategorien von Empfängern,
  • Absicht der Übermittlung in ein Drittland/internationale Organisation sowie das Vorhandensein oder Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission,
  • Dauer der Datenspeicherung,
  • Bestehen eines Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht und Recht auf Datenübertragbarkeit,
  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung (bei Verarbeitung mit Artikel 6 Absatz 1 a oder Artikel 9 Absatz 2 a),
  • Bestehen eines Beschwerderechts gegenüber einer Aufsichtsbehörde,
  • Information, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist und welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte,
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Artikel 22).

Dienstleister

• Wo verarbeitet Frau Mustera diese Daten? Auf ihrem eigenen Server oder bei einem Dritten? Bei letzterem muss sie eine schriftliche (oder elektronische) Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung schließen, denn der IT-Dienstleister darf die Daten nur nach ihrer Weisung verarbeiten. Liegen die Daten auf ihrem eigenen Server, nutzt sie aber eine Cloud-Anwendung, muss sie klären, ob die Daten in Deutschland, in Europa oder in den USA gespeichert sind. Im letzteren Fall handelt es sich um einen Datentransfer in Drittländer, so dass Sie hierfür eine besondere Grundlage benötigen, wenn die Daten in die USA übermittelt werden.
• Frau Mustera hat einen Internetauftritt, der von einer Webdesignagentur gestaltet wird. Hat die Webdesignagentur Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die ihre Interessenten/Kunden dort angeben? Falls ja, muss sie auch hier eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung schließen. Zudem ist sie nach dem Telemediengesetz verpflichtet, ein sogenanntes Impressum mit folgenden Angaben zu haben: Name, Anschrift, Rechtsform, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identnummer usw. [Bei mehr als 10 Beschäftigten muss Frau Mustera zusätzlich angeben, inwieweit sie bereit oder verpflichtet ist, an einem Verfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§§ 36, 37 Verbraucherstreitbeilegungsgesetz).] Bei Online-Verträgen muss sie ihrer Informationspflicht nach Artikel 14 der sogenannten ODR-Verordnung nachkommen. Außergerichtlich eine effiziente Lösung finden
• Frau Mustera lässt ihre Buchführung, insbesondere auch die Gehaltsabrechnung ihrer Mitarbeiter, über einen Steuerberater abwickeln. Hierfür muss sie einen entsprechenden Dienstvertrag schließen.
• Miranda Mustera schaltet ein Inkassounternehmen ein, um säumige Kunden zur Zahlung auffordern zu lassen. Hierfür benötigt sie ebenfalls einen Dienstvertrag. Sie muss ihre Kunden zudem darauf aufmerksam machen, dass sie im Falle ausstehender Zahlungen ein Inkassounternehmen mit der Wahrnehmung ihrer Interessen beauftragt.
• Frau Mustera nutzt einen elektronischen Bezahldienst, mit dem sie auch einen Dienstvertrag schließen muss.

Lieferanten

Mitarbeiter

Datenschutzrechtliche Anforderungen

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, des Vertreters, ggfs. des gemeinsam Verantwortlichen sowie des etwaigen Datenschutzbeauftragten
• Zweck der Verarbeitung
• Rechtsgrundlage
• Kategorie der betroffenen Personen und personenbezogenen Daten
• Kategorie von Empfängern der Daten
• Übermittlung in Drittstaaten
• Löschfristen
• Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherung

Technisch-organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit (Artikel 32 Absatz 1 lit. b DSGVO)

1. Zutrittskontrolle
   Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.
2. Zugangskontrolle
   Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.
3. Zugriffskontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
4. Trennungskontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

Integrität (Artikel 32 Absatz 1 lit. b DSGVO)

1. Weitergabekontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.
2. Eingabekontrolle/Verarbeitungskontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
3. Dokumentationskontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass die Verfahrensweisen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise dokumentiert werden, dass sie in zumutbarer Weise nachvollzogen werden können.
4. Auftragskontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.
5. Verfügbarkeitskontrolle
   Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.
6. Belastbarkeit (Widerstandsfähigkeit/ Resilienz von Systemen/ Diensten)
   Maßnahmen die gewährleisten, dass technische Systeme, bei Störungen bzw. Teil-Ausfällen nicht vollständig versagen, sondern wesentliche Systemdienstleistungen aufrechterhalten werden.