Lohnfortzahlungsversicherung und Umlageverfahren bei Krankheit und Mutterschaft

Mit Wirkung zum 1. Januar 2006 wurde die Lohnfortzahlungsversicherung nach dem Lohnfortzahlungsgesetz (LFZG), dem Vorgänger des Entgeltfortzahlungsgesetzes durch das neue Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) abgelöst.

Die an dem Verfahren teilnehmenden Arbeitgeber erhalten gegen Zahlung eines Umlagebeitrags zum einen den Großteil der Aufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Verfahren) und zum anderen die Leistungen des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld (U2-Verfahren) erstattet.

Bemessungsgrundlage ist für beide Umlagen das Bruttoarbeitsentgelt aller im Betrieb beschäftigten Arbeiter, Angestellten und Auszubildenden bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Bei der Berechnung der U1- Umlage bleiben die Arbeitsentgelte von Personen mit einer Beschäftigungsdauer bis zu vier Wochen unberücksichtigt (zum Beispiel kurzfristig beschäftigte Aushilfen), da ihnen kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung zusteht. Einmalig gezahlte Arbeitsentgelte werden ebenfalls nicht berücksichtigt, weil sie auch bei der Höhe des erstattungsfähigen Arbeitsentgelts nicht angerechnet werden.

Nach der alten Rechtslage wurden die Aufwendungen der Arbeitgeber für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nur für Arbeiter und Auszubildende erstattet.

Das AAG erweiterte die Erstattung bei Entgeltfortzahlung auch auf die Angestellten. Die historisch begründete Unterscheidung in Arbeiter und Angestellte wurde im Sozialrecht bereits vor geraumer Zeit aufgehoben. Dementsprechend wurde das U1-Verfahren an die geänderte Lage angepasst und gilt für alle Beschäftigten.

Die Höchstgrenze für die Teilnahme am U1-Verfahren wurde auf 30 Arbeitnehmer festgesetzt. Den beteiligten Kleinunternehmen werden daher die Kosten der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für alle Mitarbeiter ersetzt.

Die Entscheidung über die Teilnahme am Ausgleichsverfahren ist zum Zeitpunkt der erstmaligen Einstellung von Mitarbeitern zu treffen. Hier ist die Beschäftigtenzahl für die restlichen Monate des Jahres gewissenhaft zu schätzen. Danach wird jeweils zu Beginn eines neuen Kalenderjahres entschieden, ob der Betrieb am Verteilungsverfahren teilnimmt. Basis für die Entscheidung ist die regelmäßige Beschäftigtenzahl. Diese darf im vorangegangenen Jahr in mindestens acht Monaten nicht die Grenze von 30 Arbeitnehmern überschritten haben. Die Entscheidung ist immer auf das ganze Kalenderjahr bezogen. Änderungen im laufenden Kalenderjahr führen nicht zu einer neuen Entscheidung. Die geänderten Verhältnisse werden dann erst bei der Beurteilung im Folgejahr berücksichtigt.

Zwar wird Auszubildenden und Schwerbehinderten auch eine Erstattungsleistung gewährt, sie werden jedoch bei der Ermittlung der Beschäftigtenzahlen nicht mitgezählt. Die Einstellung von Auszubildenden und Schwerbehinderten kann somit nicht dazu führen, dass der Arbeitsgeber den Schutz aus der Lohnfortzahlungsversicherung verliert. Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend ihrer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit anteilig berücksichtigt:

Ausgenommen von der Versicherung sind lediglich öffentliche Arbeitgeber. Eine Befreiung ist für Unternehmen möglich, die einer freiwilligen Ausgleichskasse angeschlossen sind.

Zu den erstattungsfähigen Aufwendungen zählen das weitergezahlte Arbeitsentgelt sowie die auf das Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung im Fall der Krankheit oder der Teilnahme an einer medizinischen Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme. Bei privat Kranken- und Pflegeversicherten tritt an die Stelle des Arbeitgeberanteils der entsprechende Beitragszuschuss des Arbeitgebers. Der Erstattungssatz beträgt 80 Prozent. Die Satzung der Ausgleichskasse kann jedoch geringere Erstattungssätze festlegen.

Das AAG sieht keine Beschränkung auf eine bestimmte Betriebsgröße mehr vor. Alle Betriebe erhalten somit Zuschusszahlungen zum Mutterschaftsgeld und bei Beschäftigungsverboten nach dem Mutterschaftsgesetz unabhängig von der Zahl ihrer Beschäftigten.

Erstattet werden den Arbeitgebern die vollen Leistungszuschüsse zum Mutterschaftsgeld, das weitergezahlte Bruttoarbeitsentgelt beim Beschäftigungsverbot sowie die auf den Mutterschutzlohn entfallenden Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Erfasst sind dabei auch die Beitragszuschüsse für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmerinnen.

Die Teilnahme am Ausgleichsverfahren ergibt sich unmittelbar aus dem Gesetzestext und ist nicht von einer Feststellung durch die Krankenkasse abhängig.

Auch bezüglich der Krankenkassen, die am Umlageverfahren teilnehmen, wurde die Gesetzeslage geändert. Früher oblag die Durchführung der Lohnfortzahlungsversicherung lediglich der Allgemeine Ortskrankenkasse (AOK), Innungskrankenkassen (IKK), Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Ersatzkassen waren von der Durchführung des Ausgleichsverfahrens mit der Begründung ausgeschlossen, dass in den dortigen Selbstverwaltungsgremien nur Versichertenvertreter vorhanden seien. Bei dem Ausgleichsverfahren handelt es sich jedoch um eine rein arbeitgeberseitige Angelegenheit. Das AAG bezieht nunmehr dennoch die Ersatzkassen ein. Es sieht jedoch vor, dass diese Kassenart bei Beschlussfassung in Angelegenheiten des Ausgleichsverfahrens das Einvernehmen mit den maßgeblichen Spitzenorganisationen der Arbeitgeber herzustellen hat.

Zuständige Krankenkasse für die Erstattungsverfahren ist diejenige, die den jeweiligen Arbeitnehmer versichert. Falls der Betreffende Mitglied einer privaten Krankenkasse ist, so kommt die gesetzliche Kasse in Betracht, bei der er zuletzt versichert war. Lag eine solche nie vor, kann der Arbeitgeber die Krankenkasse auswählen.

Lediglich zwei Besonderheiten sind darüber hinaus zu beachten:

Für alle geringfügigen Beschäftigten bleibt die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (bisher: Bundesknappschaft) die zuständige Ausgleichskasse – unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse der geringfügig Beschäftigte versichert ist.

Die landwirtschaftlichen Krankenkassen bleiben vom Ausgleichsverfahren ausgeschlossen

Ein besonderes Meldeverfahren gibt es nicht. Die Umlagebeträge sind zusammen mit den übrigen Beiträgen fällig. Die Erstattungen können direkt mit den Sozialversicherungsbeiträgen verrechnet werden.

Stand: April 2023