Die Zollbehörden vieler Länder verlangen beim Import von Waren die Vorlage von Ursprungszeugnissen oder anderen bescheinigten Handelsdokumenten. Solche Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen beantragen Sie bei uns über ein Webportal. Nach Bestätigung der IHK drucken Sie die Dokumente in Ihrem Unternehmen aus.
Wichtig! Bitte registrieren Sie sich NICHT selbst in der Anwendung. Sondern teilen Sie uns einen Ursprungszeugnis-Administrator (Name und E-Mail-Adresse) mit, welcher von uns die Zugangsdaten erhält. Schreiben Sie uns dazu einfach eine E-Mail.
In Ausnahmefällen können Dokumente im Zeitraum zwischen 8 und 12 Uhr in Papierform eingereicht werden.
1. Einführung
Die Zollbehörden vieler Länder verlangen, dass Waren bei ihrer Einfuhr von Ursprungszeugnissen und bescheinigten Handelsrechnungen begleitet werden. Diese Dokumente spielen eine Rolle bei Antidumping-Maßnahmen, dienen der Preiskontrolle, der Überwachung von Einfuhrbeschränkungen und ähnlichen Zwecken. Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen obliegt in Deutschland den Industrie- und Handelskammern.
Die rechtliche Grundlage bildet das Statut für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen, das am 17. September 2019 von der Vollversammlung der IHK Darmstadt verabschiedet wurde.
Ursprungszeugnisse belegen den Ursprung einer Ware. Unternehmen müssen sich also die Frage stellen, in welchem Land ihre Waren hergestellt wurden.
Die Ursprungsbestimmung ist in Artikel 60 Unionszollkodex wie folgt definiert:
(1) Waren, die in einem einzigen Land oder Gebiet vollständig gewonnen oder hergestellt worden sind, gelten als Ursprungswaren dieses Landes oder Gebiets.
(2) Waren, an deren Herstellung mehr als ein Land oder Gebiet beteiligt ist, gelten als Ursprungswaren des Landes oder Gebiets, in dem sie der letzten wesentlichen, wirtschaftlich gerechtfertigten Be- oder Verarbeitung unterzogen wurden, die in einem dazu eingerichteten Unternehmen vorgenommen wurde und zur Herstellung eines neuen Erzeugnisses geführt hat oder eine bedeutende Herstellungsstufe darstellt.
Für bestimmte Warengruppen existieren darüber hinaus besondere Ursprungsregeln bezüglich der Erlangung des nichtpräferenziellen Warenursprungs.
Sogenannte Minimalbehandlungen, wie bloßes Zusammenschütten, Entstauben, Auswechseln von Umschließungen, einfaches Zusammenfügen von Teilen oder das Anbringen von Warenmarken gelten nicht als ursprungsbegründend.
Die Industrie- und Handelskammer gibt hierzu gerne Auskunft.
3. Ausstellen von Ursprungszeugnissen
Ursprungszeugnisse werden ausgestellt, wenn dies von den Zollbehörden des Empfangslandes oder vom Kunden ausdrücklich vorgeschrieben wird. Pro Lieferung gibt es nur ein Ursprungszeugnis. Die Ware muss zu diesem Zeitpunkt versandbereit sein. Es ist der einheitliche Vordruck zu verwenden. Die Vordrucke für die Online-Beantragung enthalten keine fortlaufende Nummer und keinen rosa Antrag. Die Formulare sind entweder im Fachverlag oder bei uns erhältlich.
Ein Ursprungszeugnis kann sowohl für eigens gefertigte Produkte als auch für Handelswaren ausgestellt werden. Wenn das exportierende Unternehmen nicht selber Hersteller der Ware ist, muss es der IHK den Warenursprung durch geeignete Vorpapiere nachweisen. Dafür kommen in Betracht:
Lieferantenerklärungen,
Ursprungszeugnisse (bescheinigt von der zuständigen Behörde),
(Langzeit-) Erklärung-IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung (bei Ursprung aus einem Drittland bescheinigt von der zuständigen IHK),
Herstellerrechnungen, Lieferscheine oder andere Geschäftspapiere von Herstellern aus der Europäischen Union, wenn sie erkennen lassen, dass die Waren im eigenen Betrieb hergestellt worden sind,
Präferenznachweise (EUR. 1, Rechnung mit präferenzieller Ursprungserklärung (auch eines REX oder EA)),
Ursprungsnachweis USA.
Der Antragsteller hat die zur Prüfung seiner Angaben erforderlichen Auskünfte zu erteilen und gegebenenfalls Einsichtnahme in seine Geschäftsunterlagen zu gestatten. Die IHK kann die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses ablehnen, wenn sie die Unterlagen für nicht ausreichend oder unzutreffend hält oder wenn die Auskunft oder Einsichtnahme verweigert wird.
Für die Bescheinigung fällt pro Dokument eine Gebühr von 16,00 Euro an. Diese beinhaltet ein Original und eine Kopie. Jede weitere Kopie darüber hinaus wird mit 1,00 Euro berechnet. Für die Nutzung des Webportals fallen keine Gebühren an.
4. Ausfüllanleitung zum Ursprungszeugnis
Der Vordruck wird in einer Amtssprache der Union oder nach den Gepflogenheiten und Erfordernissen des Handels in einer anderen Sprache ausgefüllt. Ein Ursprungszeugnis darf weder Rasuren noch Übermalungen aufweisen. Änderungen sind so vorzunehmen, dass die irrtümlichen Eintragungen sauber gestrichen und die geänderten Eintragungen hinzugefügt werden. Jede so vorgenommene Änderung muss von der IHK bescheinigt werden. Leerräume sind zu entwerten. Jedes Ursprungszeugnis trägt eine Kennnummer, die bei der Onlinebeantragung fortlaufend vom System vergeben wird.
Die Felder im Detail
Feld 1:
Als Name des Absenders muss angegeben sein:
im Handelsregister eingetragene Firmen: Firma gemäß Handelsregister;
nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende: Vor- und Zuname;
Nichtgewerbetreibende: Vor- und Zuname der natürlichen Person oder satzungsgemäße Bezeichnung der juristischen Person.
Außerdem muss die vollständige Anschrift angegeben sein. Dies kann auch eine Postfachanschrift sein. Der Absender muss in der Europäischen Union ansässig sein.
Feld 2:
Hier ist die Adresse des Warenempfängers einzutragen. Dieses Feld ist grundsätzlich auszufüllen. Statt einem namentlich bezeichneten Empfänger ist auch die Angabe "on Order" möglich, in diesem Fall muss jedoch mindestens noch das Bestimmungsland angegeben werden.
Feld 3:
Hier wird das Herstellungsland der Ware eingetragen. Dabei ist auf die korrekte Bezeichnung zu achten. Ist das Ursprungsland ein EU-Mitgliedsstaat, so ist das Land mit dem Zusatz "(Europäische Union)" einzutragen. Akzeptiert das Empfangsland nur "Europäische Union" als Ursprungsangabe, kann auch dies verwendet werden.
Keine Ursprungsbegriffe sind BRD (Bundesrepublik Deutschland), Western Europe oder Hessen, auch dann nicht, wenn dies im Akkreditiv ausdrücklich gefordert ist.
Bei mehreren Ursprungsländern, kann aus Gründen des Platzmangels ein Verweis auf Feld 6 erfolgen, in dem die Ursprungsländer aufgeführt werden.
Feld 4:
Wir empfehlen, auf die Beförderungsart (beispielsweise LKW, Schiff, Luftfracht, Bahn, Post) hinzuweisen. Bei einigen Ländern muss sogar der Name des Schiffes beziehungsweise die Flugnummer angegeben werden.
Feld 5:
Mögliche Angaben sind die Nummer des Akkreditivs, die Rechnungsnummer oder die Nummer der Importlizenz. Im Falle eines Dreiecksgeschäftes wird hier die Adresse des Rechnungsempfängers eingetragen.
Feld 6:
Aufzuführen sind
Anzahl und Art der Packstücke, wie "1 Karton" beziehungsweise "lose" oder "unverpackt"
Auflistung der Produkte unter Verwendung einer fortlaufenden Positionsnummer. Die Warenbeschreibung ist allgemein verständlich vorzunehmen. Phantasiebezeichungen und Markennamen dürfen nur zusätzlich angegeben werden (zum Beispiel Papiertaschentuch "Tempo").
Angabe und Zuordnung der Ursprungsländer, wenn in Feld 3 darauf verwiesen wurde
bei umfangreichen Warensendungen kann ein Sammelbegriff mit Bezug auf einen Anhang verwendet werden, zum Beispiel "Ersatzteile gemäß Handelsrechnung Nr...". Der Anhang muss eine genaue Warenbeschreibung enthalten.
Weitere Beschreibungen, wie die "Description of goods" oder die Angabe der Zolltarifnummer, sind nicht erlaubt und dürfen nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses genannt werden.
Feld 7:
Dieses Feld ist stets auszufüllen. Die Mengenangaben können je nach Warenart in Kilogramm (Brutto- und/oder Nettogewicht), Liter, Stück, Meter oder Tonne erfolgen. Bei verpackter Ware wird empfohlen, das Brutto- und Nettogewicht der Sendung anzugeben. Auch dann, wenn die Menge schon durch eine andere Maßeinheit bestimmt ist.
Feld 8:
Hier erklärt der Antragsteller, ob die Ware "im eigenen Betrieb" oder "in einem anderen Betrieb" hergestellt wurde. Ist nur ein Teil der Ware "im eigenen Betrieb" gefertigt, dann hat der Antrag im Detail zu enthalten, welches Teil wo hergestellt wurde. Als "im eigenen Betrieb" gilt nur die ursprungsbegründende Be- oder Verarbeitung. Falls "in einem anderen Betrieb" angekreuzt wird, sind der IHK immer entsprechende Ursprungsnachweise vorzulegen. Der Antrag bedarf der rechtsverbindlichen Unterschrift.
Feld 9:
Dieses Feld ist nicht auszufüllen. Der Antragsteller sollte stets mit dem Absender identisch sein. Ausnahmen sind nur nach Rücksprache mit der IHK möglich.
Rückseite des Ursprungszeugnisses:
Eigenerklärungen eines Unternehmens oder sonstige Erklärungen (gemäß Konsulats- und Mustervorschriften) dürfen nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses abgegeben werden. Diese müssen vom Unternehmen rechtsverbindlich unterschrieben und mit dem Firmenstempel versehen werden. Boykotterklärungen sind gänzlich verboten, auch wenn sie im Akkreditiv verlangt werden.
Der Unterzeichner des Antrages erklärt durch seine Unterschrift, dass ihm folgendes bekannt ist: Ursprungszeugnisse sind öffentliche Urkunden. Wer schuldhaft bewirkt, dass unrichtige Angaben in einem Ursprungszeugnis bescheinigt werden oder wer schuldhaft falsche Ursprungszeugnisse gebraucht, kann sich einer straf- oder bußgeldrechtlichen Verfolgung aussetzen. Für alle Schäden, die aus vorsätzlich oder fahrlässig gemachten, unrichtigen Angaben entstehen, haftet es gegenenfalls auch bürgerlich-rechtlich. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen ohne Mitwirken der IHK sind Urkundenfälschungen.
5. Bescheinigung von Handelsrechnungen
Auch Handelsrechnungen an Kunden im Drittland können von den IHKs bescheinigt werden, wenn dies von den ausländischen Behörden gefordert oder vom Kunden gewünscht ist. In der Regel gehen solche Bescheinigungen mit der Ausstellung eines Ursprungszeugnisses einher. Aufmachung und Anzahl der Rechnungen richten sich nach den ausländischen Vorschriften, die in den „Konsulats- und Mustervorschriften“ zu finden sind. Die Rechnungen müssen rechtsverbindlich unterschrieben und auf offiziellen Firmenbögen gedruckt sein.
Sofern in den zu bescheinigenden Handelsrechnungen Ursprungsangaben enthalten sind, ist der Ursprung in derselben Weise nachzuweisen wie bei der Ausstellung von Ursprungszeugnissen.
6. Sonstige Bescheinigungen
Neben Ursprungszeugnissen und Rechnungen können außerdem die folgenden Dokumente von der IHK bescheinigt werden:
Proforma-Rechnungen, Preislisten, Angebote,
Frachtrechnungen,
Einladungsschreiben zur Visa-Erteilung (Einladung eines ausländischen Geschäftspartners),
Visaanträge bei ausländischen Botschaften (Ihr Mitarbeiter reist ins Ausland),
Verträge (amtliche Beglaubigung nach Rücksprache mit der IHK),
Bevollmächtigung von Handelsvertretern,
Konnossemente (nur, wenn es sich nicht um ein Wertpapier handelt),
Zertifikate über die Beschaffenheit einer Ware/Warenlieferung (etwa Analysezertifikate, Qualitätszertifikate, Inspektionszertifikate, Gesundheitszertifikate, Free-Sales-Zertifikate, Halal-Zertifikate).
7. Die eUZ -Anwendung
Die Bescheinigung von Ursprungszeugnissen wird per Internet beantragt. Das Ursprungszeugnis wird direkt im System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen. Ursprungsnachweise oder Anhänge können in einem gängigen Dateiformat (PDF, Word, Excel) beigefügt werden. Der Antrag wird digital signiert und an die IHK gesendet. Nach Bearbeitung und Freigabe durch die IHK wird das Ursprungszeugnis im Unternehmen ausgedruckt. Auch die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Rechnungen oder anderen Papieren) ist auf elektronischem Wege möglich. Die Anwendung ermöglicht es, IHK-Stempel und Unterschrift im Unternehmen auszudrucken.
Hinweis: Dokumente für das Bundesverwaltungsamt können wegen urkundenrechtlicher nationaler Vorschriften nicht über das Onlineverfahren bescheinigt werden.
7.1 Vorteile
Exporteure beantragen Ursprungszeugnisse und andere Außenhandelsdokumente elektronisch über die Internetanwendung „Elektronisches Ursprungszeugnis“ und drucken die Dokumente nach Bescheinigung durch die IHK einfach direkt im Unternehmen mit IHK-Stempel und Unterschrift aus. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Fahrten oder Postversand zur IHK entfallen.
Verkürzte Wartezeiten und eine schnellere Abfertigung Ihres Warenversandes.
Bescheinigte Ursprungszeugnisse und Außenhandelsdokumente werden direkt an Ihrem Arbeitsplatz ausgedruckt.
Schnelle Rückmeldung zu notwendigen Korrekturen.
Einreichung auch außerhalb der Öffnungszeiten möglich.
Gespeicherte Vorlagen können wiederverwendet werden.
Übersichtliche digitale Archivierung der Dokumente.
Schnelle Übertragung und kurze Ladezeiten.
Daten können aus dem Warenwirtschaftssystem “auf Knopfdruck” importiert und direkt eingereicht werden.
Entwürfe abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigen.
Bearbeitung des Antrags durch mehrere Mitarbeiter („Vier-Augen-Prinzip“).
Vorschau-PDF für nötige Rücksprachen mit Kunden oder Banken noch vor Einreichung des Ursprungszeugnisses bei der IHK.
7.2 Technische Voraussetzungen
Die eUZ Anwendung ist eine Webanwendung. Die Anforderungen sind in dieser Tabelle zusammengefasst: Technische Voraussetzungen eUZ.
Onboarding-Guide
In dieser Anleitung werden Sie Schritt für Schritt durch den Onboardingprozess für Ihr Unternehmen geführt. Alle Schritte sollten abgeschlossen sein, bevor Sie als Unternehmen den Betrieb in der Anwendung “elektronisches Ursprungszeugnis” aufnehmen: Onboard-Quickguide für Unternehmen.
Anleitung für Antragsteller
Das Handbuch liefert Ihnen ausführliche Informationen über die eUZ-Webanwendung: Anleitungen für Anwender.
Die Anträge können wahlweise mittels passwortgesteuertem Berechtigungsverfahren (Nutzererkennung) oder der Antragstellung mittels Signaturkarte gewählt werden. Für zweites wird neben einem Internetanschluss auch eine Signaturausstattung benötigt. Diese besteht aus einer persönlichen Signaturkarte, einem Kartenlesegerät und einer Software-CD-Rom. Mit Hilfe dieser Computeranwendung können Dokumente jeglicher Art signiert werden. Die elektronische Signatur ist gültig wie eine handschriftliche Unterschrift zum Beispiel unter einem Vertrag. Die persönliche Signaturausstattung ist pro signierendem Mitarbeiter erforderlich.
Die Signaturausstattung (Signaturkarte und Lesegerät) muss von jedem Mitarbeiter persönlich bei der IHK Darmstadt beantragt werden. Nähere Hinweise befinden sich unter weitere Informationen "Digitale Signatur". Unsere Mitarbeiterin Ilka Ramminger (Tel.: 06151 871-1184) berät gerne zu diesem Thema.
7.3 Webinar zum Webportal
Dieses Webinar zeigt, wie die Onlinebeantragung und das Programm funktionieren.
Elektronisch ausgestellte Ursprungszeugnisse und digital bescheinigte Dokumente werden zum neuen Standard und sind im Ausland anerkannt.
Mit dem IHK-Verifizierungsportal können ausländische Empfänger für jedes elektronisch ausgestellte Ursprungszeugnis überprüfen, ob es auch wirklich echt ist.
Alle von der IHK Darmstadt elektronisch ausgestellten Ursprungszeugnisse tragen zusätzlich den Vermerk:
ELECTRONIC CERTIFICATE – DIGITALLY SIGNED
Jeder, dem das Ursprungszeugnis vorliegt, hat die Möglichkeit, dieses auf einfache Weise über das Internet verifizieren zu lassen. Der entsprechende Link findet sich auf dem Ursprungszeugnis. Es genügt die Eingabe der Nummer des Ursprungszeugnisses und des angezeigten Verification Codes.
Sollten weitere Zweifel an der Korrektheit des Inhalts des Ursprungszeugnisses bestehen, können diese in einem zweiten Schritt entweder per Email oder auf dem Postwege an die ausstellende IHK weitergeleitet werden. Auch hier unterstützt das Verifikationsportal.
8. Unterschriftshinterlegung entfällt
Seit dem1. März 2020 verzichtet die IHK Darmstadt bei der Beantragung von Exportdokumenten auf die Vorlage von Unterschriftenproben und/oder Vollmachten aus den Unternehmen. Eine Vollmacht für den beantragenden Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens wird künftig nur noch ausnahmsweise verlangt.
Ist dagegen ein externer Dienstleister (Bank, Spediteur, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft) mit der Beantragung dieser Exportdokumente für das Unternehmen beauftragt, ist weiterhin eine schriftliche Vollmacht vorzulegen.
Alle der IHK Darmstadt bis dato vorgelegten Unterschriftenproben und/oder Vollmachten für eigene Mitarbeiter werden nach den Voraussetzungen der DSGVO aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist einer Vernichtung zugeführt.
Vollmachten und Unterschriftenproben externer Dienstleister werden bis zum Widerruf durch das Vollmacht gebende Unternehmen unter Wahrung der gesetzlichen Vorgaben weiterhin aufbewahrt.
