Erstattung

Verfahren zur Umsatzsteuervergütung

Möglichkeiten der Erstattung von ausländischer Umsatzsteuer

Viele deutsche Unternehmen sind mittlerweile im Ausland tätig - Mitarbeiter fahren zu Messen und Ausstellungen und übernachten geschäftlich im Ausland, die Lkws deutscher Speditionen werden im Ausland vollgetankt.
In diesen wie in anderen Fällen kommt es dazu, dass das deutsche Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer belastet wird. Diese Umsatzsteuer kann allerdings anders als bei inländischen Rechnungen nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.
Für viele Länder gibt es jedoch die Möglichkeit, diese ausländische Umsatzsteuer im Rahmen des so genannten "Umsatzsteuervergütungsverfahrens" erstattet zu bekommen.Innerhalb der Europäischen Union besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedsstaaten.
Außerhalb der Europäischen Union hängt dies davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen besteht, das die gegenseitige Erstattung regelt.
Leider gibt es diese Abkommen noch nicht flächenübergreifend. Informationen dazu, mit welchen Drittländern das Umsatzsteuervergütungsverfahren möglich ist, bekommen Sie online beim Bundeszentralamt für Steuern.Hinweis:Die Erstattung für in Rechnung gestellte Mehrwertsteuerbeträge für Lieferungen, die steuerfrei sind oder befreit werden können (also innergemeinschaftliche Lieferungen oder Ausfuhrlieferungen) scheidet aus! (sh. Art. 4 RL 2008/9/EG)

Materielle Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Vergütungsverfahrens

Das Vergütungsverfahren kann nur von vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen in Anspruch genommen werden. Diese Unternehmen dürfen im Vergütungszeitraum in dem betreffenden Land nicht ansässig sein und dort auch selbst keine steuerbaren Umsätze getätigt haben.
Die Pflicht, sich vor Ort aufgrund steuerbarer Umsätze gegebenenfalls steuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer darüber geltend zu machen, hat Vorrang vor dem Vergütungsverfahren.Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind dabei allerdings in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich jedoch aufgrund der Anwendung des sogenannten "reverse-charge-Verfahrens" die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert.
Im Vergütungsverfahren sind auch die Vorsteuerabzugsbeschränkungen zu beachten. So gibt es in einer Reihe von Ländern materielle Einschränkungen zu beachten. Dies betrifft insbesondere Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind. Für die Antragsabwicklung ist seit 1. Januar 2010 zwischen Anträgen in Drittlandstaaten und EU-Mitgliedstaaten zu unterscheiden.

Anträge ins Drittland

Voraussetzung für die Vergütung von Vorsteuer aus Drittlandstaaten ist, dass mit dem entsprechenden Land eine Gegenseitigkeitsvereinbarung besteht. Eine entsprechende Liste kann auf der Seite des Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgerufen werden.- AntragDie Antragsstellung erfolgt direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hierfür vorgesehenen Antragsformular. Ein Großteil der Anschriften der Erstattungsbehörden sowie die  entsprechenden Formulare finden Sie auf dem Internetauftritt des Bundeszentralamt für Steuern. Zu beachten ist, dass das Formular in der jeweiligen Landessprache bzw. in den vom Land zugelassenen Sprachen ausgefüllt wird.- VergütungszeitraumDer Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.- Originalrechnungen. Die im Antragsformular einzeln aufgeführten Vorsteuerbeträge müssen in der Regel durch Originalrechnungen belegt werden. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen im  Umsatzsteuergesetz des betreffenden Landes entsprechen.
Unternehmerbescheinigung. Der Antragsteller muss mit einer Bescheinigung des für ihn zuständigen Finanzamts nachweisen, unter welcher Steuernummer er eingetragen ist. Die Bescheinigung ist ab Ausstellungsdatum ein Jahr gültig. Ein Muster ist beim Bundeszentralamt für Steuern abrufbar.-
Mindestbetrag. In den einzelnen Staaten gibt es bestimmte Mindestbeträge für jährliche oder vierteljährliche Vergütungen.- AntragsfristDer Antrag auf Vergütung muss bei der zuständigen Behörde spätestens am 30. Juni des Folgejahres eingegangen sein. Vorsicht: Diese Frist ist derzeit kürzer als die Frist für EU-Anträge! Dauer des VerfahrensGrundsätzlich soll die zuständige Behörde innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags entscheiden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass in einigen Ländern mit erheblich längeren Zeiträumen bis zur Rückerstattung des Vorsteuerbetrages zu rechnen ist. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.

Anträge in Mitgliedstaaten der Europäischen Union

Anträge zur Vergütung der Vorsteuer aus anderen EU-Mitgliedsstaaten werden über das Bundeszentralamt für Steuern gestellt. Soll die Vergütung für mehrere Mitgliedsstaaten beantragt werden, ist für jedes Land ein gesonderter Antrag zu stellen.Die Abwicklung erfolgt elektronisch.

Antragstellung/Einleitung des elektronischen Verfahrens

Anträge auf Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem anderen Mitgliedstaat sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung dem BZSt zu übermitteln (§ 18g UStG). Informationen zur elektronischen Übermittlung sind auf den Internetseiten des Bundeszentralamt für Steuern abrufbar. Der Antragsteller muss authentifiziert sein. In dem Vergütungsantrag ist die Steuer für den Vergütungszeitraum zu berechnen.

Antragsfrist

Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des Jahres zu stellen, das auf das Ausstellungsjahr der Rechnung folgt. Für die Einhaltung der Frist genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim Bundeszentralamt für Steuern.

Mindestbetrag

Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen. Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.

Antragsinhalt

Folgende Angaben müssen im Vergütungsantrag gemacht werden:
  • den Mitgliedstaat der Erstattung;
  • Name und vollständige Anschrift des Unternehmers;
  • eine Adresse für die elektronische Kommunikation;
  • eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht;
  • den Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht; eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferungen von Gegenständen bewirkt und Dienstleistungen erbracht hat.
    Ausnahme: bestimmte steuerfreie Beförderungsleistungen (vgl. § 4 Nr. 3 UStG) und Umsätze, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, sowie innergemeinschaftlicher Erwerbe und daran anschließender Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG;
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer (StNr.) des Unternehmers;
  • seine Bankverbindung (IBAN und BIC).
Neben diesen Angaben sind im Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument folgende Angaben zu machen:
  • Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers; außer im Falle der Einfuhr
  • die USt-IdNr. des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer;außer im Falle der Einfuhr
  • das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung;
  • Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments;
  • Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung;
  • Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung; Seite 14ggf. einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz;
  • Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern:
    1. Kraftstoff
    2. Vermietung von Beförderungsmitteln
    3. Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen)
    4. Maut und Straßenbenutzungsgebühren
    5. Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
    6. Beherbergung
    7. Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen
    8. Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen
    9. Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen
    10. Sonstiges: Hier ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben.
Soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht, hat der Unternehmer zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer zu machen, soweit dies auf Grund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist.

Rechnungskopien

Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat der Unternehmer - elektronische - Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente dem Vergütungsantrag beizufügen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht. Die Dateianhänge zu dem Vergütungsantrag dürfen aus technischen Gründen nicht die Größe von 5 MB überschreiten.

Tätigkeitsbeschreibung

Der Unternehmer hat in dem Antrag eine Beschreibung seiner unternehmerischen Tätigkeit anhand des harmonisierten Codes vorzunehmen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.
Der Mitgliedstaat der Erstattung kann zusätzliche Angaben in dem Vergütungsantrag verlangen. Informationen über die Antragsvoraussetzungen der einzelnen Mitgliedstaaten sind auf den Internetseiten des Bundeszentralamt für Steuern abrufbar.

Prüfung der Zulässigkeit durch das Bundeszentralamt

Die elektronisch übermittelten Anträge werden vom Bundeszentralamt für Steuern als für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zuständige Behörde auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft. Dabei hat das Bundeszentralamt für Steuern ausschließlich festzustellen, ob
  • die vom Unternehmer angegebene Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. Steuernummer zutreffend und ihm zuzuordnen ist und
  • der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.

Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung

Stellt das Bundeszentralamt für Steuern nach Durchführung der Vorprüfung fest, dass der Antrag insoweit zulässig ist, leitet es diesen an den Mitgliedstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle weiter. Mit der Weitergabe des Antrags bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern, dass
  • die vom Unternehmer angegebene USt-IdNr. bzw. StNr. zutreffend ist und
  • der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.
Die Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung hat innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags zu erfolgen.

Übermittlung einer Empfangsbestätigung

Das BZSt hat dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang des Antrags zu übermitteln.
Hinweis: Detaillierte Informationen zum neuen Vergütungsverfahren finden Sie auf dem Internetauftritt des Bundeszentralamt für Steuern.

Hilfestellungen bei der Abwicklung von Vorsteuervergütungsanträgen

Die Abwicklung von Vorsteuervergütungsverfahren bedeutet aufgrund deren Formalisierung einen nicht unerheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten die Auslandshandelskammern deutschen Unternehmen ein spezielles Serviceangebot, indem sie die Vergütungsanträge direkt vor Ort abwickeln.
Die Kontaktdaten der Auslandshandelskammern sowie Informationen zu den Konditionen finden Sie in der Servicespalte rechts neben dem Text. Daneben bieten verschiedene Dienstleister professionelle Hilfe an sowie spezialisierte Steuerberater/innen.
Bitte beachten Sie: Die Informationen in dieser IHK-Information wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt zusammen gestellt. Eine Haftung für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.