Warenverkehr ins Drittland

Steuerfreie Ausfuhrlieferungen

Warenlieferungen, die ins Drittland befördert oder versendet werden, können als Ausfuhrlieferung umsatzsteuerfrei abgerechnet werden. Dieses Merkblatt liefert einen ersten Überblick über die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung und die dazu gehörenden Nachweispflichten.

Materielle Voraussetzungen

Grundvoraussetzung für die Steuerbefreiung ist, dass die Ware ins Drittlandgebiet gelangt.
Wird die Ware vom Lieferanten befördert oder versendet, sind keine weiteren materiellen Voraussetzungen zu erfüllen. Wird die Ware hingegen vom Abnehmer versendet oder befördert (beziehungsweise abgeholt) muss die Ware zum einen ins Drittland gelangen und zum anderen der Abnehmer zudem ein sogenannter ausländischer Abnehmer sein.
Ausländischer Abnehmer ist nach Paragraf 6 Absatz 2 Umsatzsteuergesetz (UStG), wer seinen Wohnort oder Sitz im Ausland hat. Ebenso gilt eine Zweigniederlassung eines im Inland ansässigen Unternehmens, das seinen Sitz im Ausland hat und das Geschäft im eigenen Namen abgeschlossen hat, als ausländischer Abnehmer. Als Ausland zählen dabei das Drittland sowie das EU-Ausland.

Nachweispflichten

Neben den materiellen Voraussetzungen muss der buch- und belegmäßige Nachweis geführt werden. Die Nachweise sollten, um Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung zu vermeiden und Haftungsrisiken auszuschalten, sorgfältig geführt werden.
Hinweis: Von der Regel abweichende Ausfuhrnachweise können in Einzelfällen erbracht werden, im Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird allerdings darauf hin gewiesen, dass dies nur für begründete Einzelfälle möglich ist (vergleiche Abschnitt 6.5. Absatz 1 Umsatzsteuer – Anwendungserlass USt-AE).

Belegnachweise

Der Unternehmer muss durch eindeutige Belege nachweisen, dass die Ware tatsächlich ins Drittlandgebiet gelangt ist.
Der Nachweis muss sich im Besitz des nachweispflichtigen Unternehmens befinden und dort zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Es genügt nicht, wenn er sich im Besitz eines anderen Unternehmens oder einer Behörde befindet.
Für die konkrete Gestaltung der Nachweise wird zwischen dem Beförderungs- und dem Versendungsfall unterschieden:
  • Beförderungsfall: der Lieferant oder Abnehmer transportiert den Gegenstand der Lieferung selbst ins Drittland
  • Versendungsfall: der Lieferant oder Abnehmer lassen den Gegenstand der Lieferung durch einen selbständigen Beauftragten (in der Regel einen Spediteur) ins Drittland transportieren

Belegnachweis im Beförderungsfall

Im Beförderungsfall muss die Ausfuhr gemäß Paragraf 9 Umsatzsteuer Durchführungsverodnung (UStDV) nachgewiesen werden.
In der Regel ist dies der Ausgangsvermerk, der beim elektronischen Ausfuhrverfahren mit ATLAS automatisch generiert wird. Liegt er nicht vor, kann auch der sogenannte „Alternativ-Ausgangsvermerk“ verwendet werden, der von der Ausfuhrzollstelle erstellt wird. Mit Schreiben vom 23. Januar 2015 hat das Bundesministerium für Finanzen BMF entsprechende Muster zur Verfügung gestellt.
Kann die Ausfuhranmeldung im elektronischen Verfahren nicht durchgeführt werden, wird Exemplar Nummer 3 der Ausfuhranmeldung als Nachweis verwendet, wenn auf der Rückseite ein entsprechender Vermerk der Grenzzollstelle angebracht wurde.
Ist die Anmeldung über das elektronische Ausfuhrfahren nicht erforderlich, da die mündliche Anmeldung ausreicht (Warenwert unter 1.000 Euro) kann ein handelsüblicher Beleg, wie Lieferschein oder Rechnung, auf dem die Ausfuhrbestätigung durch einen Vermerk der Grenzzollstelle angebracht ist, als Nachweis verwendet werden (vergleiche Abschnitt 6.6. Absatz 1c USt-AE).
Diese alternativen Dokumente haben grundsätzlich folgende Angaben zu enthalten:
  • Name und Anschrift des liefernden Unternehmens
  • Menge und Bezeichnung des ausgeführten Gegenstands
  • Ort und Tag der Ausfuhr
  • Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle

Belegnachweis im Versendungsfall

Im Versendungsfall ist die Ausfuhr gemäß Paragraf 10 UStG nachzuweisen.
Im Regelfall gilt dabei wieder der automatisch generierte Ausgangsvermerk beziehungsweise der sogenannte „Alternativ-Ausgangsvermerk“ in ATLAS als Belegnachweis.
Ist dies nicht möglich oder zumutbar, kann der Ausfuhrnachweis alternativ über einen Versendungsbeleg geführt werden. Gültig sind:
  • vom Auftraggeber des Frachtführers unterschriebener Frachtbrief
  • Konnossement
  • Einlieferungsschein der Post
Zudem ist der Nachweis auch durch die Spediteursbescheinigung oder andere handelsübliche Belege möglich, wenn diese folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Ausstellers sowie Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des liefernden Unternehmers und des Auftraggebers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des ausgeführten Gegenstands
  • Ort und Tag der Ausfuhr sowie Tag der Versendung in das Drittlandgebiet
  • Empfänger und Bestimmungsort im Drittlandgebiet
  • Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben auf der Basis von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
  • Unterschrift des Ausstellers des Belegs
  • Movement Reference Number (MRN)

Gängige Sonderfälle

Generell gilt: erfolgt die Ausfuhr über das elektronische ATLAS-Verfahren, gilt der Ausgangsvermerk (beziehungsweise Alternativ-Ausgangsvermerk) als Nachweis. Darüber hinaus gelten die Sondervorschriften des Abschnitts 6.9. USt-AE. Im Folgenden soll auf die zwei gängigsten Sonderfälle eingegangen werden.
Sonderfall Postsendungen
Für Postsendungen gelten nach Abschnitt 6.9. USt-AE besondere Ausfuhrnachweise:
a) Versendungsbelege in Form von:
  • Einlieferungsbelegen bei Einschreiben
  • Versandbestätigungen für gewöhnliche Päckchen auf vom Absender vorbereiteten Bescheinigungen
b) Andere Belege:
  • Ausfuhranmeldung, die von der Ausfuhrzollstelle mit Dienststempelabdruck und von der Ausgangszollstelle ebenfalls mit Dienststempelabdruck versehen wurden und dem Beteiligten zurückgegeben wurden
  • leicht nachprüfbare innerbetriebliche Versendungsunterlagen mit den Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung
Sonderfall Kurierdienste
Wird die Ware durch einen Kurierdienst versendet, sind für den Ausfuhrnachweis die gleichen Anforderungen zu stellen, wie an einen Posteinlieferungsschein (vergleiche Abschnitt 6.9. USt-AE):
  • Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs
  • Name und Anschrift des Absenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände (aus Vereinfachungsgründen kann auch auf die Rechnung verwiesen werden, wenn auf dieser die Nummer des Versendungsbelegs angegeben ist)
  • Wert der einzelnen beförderten Gegenstände
  • Tag der Einlieferung

Buchnachweis

Zusätzlich zum Belegnachweis muss die Voraussetzung für die Steuerbefreiung buchmäßig nachgewiesen werden.
Folgendes ist dabei aufzuzeichnen:
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstands
  • Name und Anschrift des Abnehmers oder Auftraggebers
  • Tag der Lieferung
  • Vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt sowie Tag der Vereinnahmung
  • Tag der Ausfuhr
  • Movement Reference Number (MRN)
Ist der Abnehmer kein ausländischer Abnehmer, ist zudem aufzuzeichnen:
  • die Beförderung oder Versendung durch den Unternehmer selbst
  • der Bestimmungsort
Holt der ausländischen Abnehmer selbst oder sein Beauftragter (Spediteur) die Ware und führt diese persönlich im Reisegepäck aus, so ist aufzuzeichnen:
  • Gewerbezweig / Beruf des Abnehmers
  • Erwerbszweck
Grundsätzlich gilt, dass der steuerliche Nachweis im Inland geführt werden muss und eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein muss. Der Buchnachweis muss bereits zum Zeitpunkt der Umsatzsteuervoranmeldung geführt werden, eine nachträgliche Berichtigungen oder Ergänzung ist allerdings bis zum Zeitpunkt der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht möglich.

Gefälschter Ausfuhrnachweis

Nach den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und des Vertrauensschutzes darf die Steuerfreiheit nicht versagt werden, wenn ein Unternehmer die Fälschung des ihm vorgelegten Ausfuhrnachweises bei sorgfältiger Prüfung nicht erkennen konnte. Ob der Vertrauensschutz im Einzelfall greift, ist jedoch im Billigkeitsverfahren zu entscheiden. Es kann also nur von einer eingeschränkten praktischen Anwendung ausgegangen werden (vergleiche Abschnitt 6.5 Absatz 6 USt-AE).

Rechnungsstellung

Liegen die Voraussetzungen für die steuerfreie Ausfuhr vor, muss sich ergänzend zu den allgemeinen Rechnungsangaben ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung befinden. Der Hinweis kann wie folgt formuliert sein:
  • „steuerfreie Ausfuhrlieferung / tax free export“
  • „steuerfreier Export / tax free export“
Stand: Februar 2024