Gelangensbestätigung

Steuerliche Nachweise für EU-Lieferungen

Einführung

Werden Waren eines Unternehmers mit Sitz in Deutschland an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsstaat geliefert, kann der liefernde Unternehmer regelmäßig umsatzsteuerfrei abrechnen.
Um die Steuerfreiheit in Anspruch zu nehmen muss dem steuerfrei abrechnenden Unternehmer neben dem buchmäßigen Nachweis auch der Belegnachweis vorliegen. Dieser ist neben einem Doppel der Rechnung die Bestätigung des Abnehmers (oder eines von ihm Beauftragten Dritten), dass der Gegenstand der Lieferung in ein anderes EU-Mitgliedsland gelangt ist  - die Gelangensbestätigung. Die Nachweisregeln müssen seit dem 1. Januar 2014 verbindlich angewandt werden.

1. Inhalt der Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung muss – unabhängig ob Beförderungs- oder Versendungsfall – folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Abnehmer
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist
  • Angabe von Ort und Monat des Endes der Beförderung oder Versendung, das heißt des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet (auch wenn der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert)
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten

2. Allgemeines

  • (a) Form und Sprache:
    • grundsätzlich keine Formvorschrift
    • kann sich auch aus mehreren Belegen zusammen setzen
    • kann auch in Rechnung oder Lieferschein integriert werden
    • sollte in deutscher, englischer oder französischer Sprache vorliegen
    • amtliche Beglaubigung kann gefordert werden, sollte die Bescheinigung in einer anderen Sprache als Deutsch, Englisch oder Französisch vorliegen.
Das BMF hat im Schreiben vom 16. September 2013 ein Muster in Deutsch, Englisch und Französisch bereitgestellt. (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 296 KB)
  • (b) Elektronische Übermittlung:
    Die elektronische Übermittlung ist möglich, sofern erkennbar ist, dass die "Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat". Es gilt zudem zu beachten: 
    • elektronische Archivierung nach den allgemeinen Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung
    • kann zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden
    • muss keine Unterschrift enthalten
  • (c) Sammelbestätigung
    Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung für maximal ein Quartal abgegeben werden.

3. Alternative Nachweise

Nachfolgend werden die relevantesten Alternativen für den Nachweis im Versendungsfall aufgezeigt:
  • (a) Versendungsbelege
    werden anerkannt, wenn sie folgendes enthalten:
    • Unterschrift des Frachtführers
    • Unterschrift des Empfängers
Für den CMR-Frachtbrief bedeutet, dass die Unterschrift des Empfängers in Feld 24 vorhanden sein muss. Weiter fallen das Konnossement oder Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements unter diese Regel.
  • (b) Spediteursbescheinigung
    wenn der Spediteur vom (deutschen) Lieferer beauftragt wird. Allerdings muss sie sich auf die erfolgte und nicht auf die beabsichtigte Verbringung beziehen.
    Die Bescheinigung sollte folgende Angaben beinhalten:
    • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens, sowie Ausstellungsdatum
    • Name und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung
    • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes
    • Empfänger und Bestimmungsort (nach Land und Gemeinde genau bezeichnet)
    • Monat, in dem die Beförderung der Ware im Gemeinschaftsgebiet geendet hat
    • Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben im Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind.
    • Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens - wird sie elektronisch übermittelt, gelten die oben genannte Vorschriften für die Gelangensbestätigung
  • (c) Spediteursbescheinigung über die beabsichtigte Verbringung,
    falls der Abnehmer den Spediteur beauftragt. Parallel dazu sollte der Nachweis über die Bezahlung des Liefergegenstands erfolgen.
    Aber: Der Nachweis in dieser dürfte sich als schwierig gestalten, sodass immer auch auf die eigentliche Gelangensbestätigung angefordet werden kann.
  • (d) Track and Trace-Protokoll
    Auch das Track- and Trace-Protokoll in Fällen, wenn der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird, kann als Nachweis dienen. Benötigt wird dabei
    • lückenloses Protokoll von der Übernahme bis zur Ablieferung und
    • schriftliche oder elektronische Auftragserteilung oder
    • schriftliche Rahmenvereinbarung oder
    • Einlieferungslisten/Versandlisten als schriftliche Bestätigung des Kuriers über den Beförderungsauftrag
Wird das Sendungsprotokolle elektronisch übermittelt, gilt entsprechend zur Archivierung der elektronischen Gelangensbestätigung, dass es für umsatzsteuerliche Zwecke auch in Papierform aufbewahrt werden kann. Zudem kann  für Warenwerte bis 500 Euro der Nachweis auch nur durch die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung in Kombination mit  einem Zahlungsnachweis geführt werden.
  • (e) Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters
    Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglich ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung (= Kontoauszug des Empfängers).
  • (f) Sonderfälle:
    • Bei Reihengeschäften ist es möglich, dass der Nachweis -  soweit er durch eine Gelangensbestätigung geführt wird - entweder vom Abnehmer oder vom Empfänger abgegeben wird.
    • Für verbrauchsteuerpflichtige Ware kann der Nachweis durch die EMCS-Eingangsmeldung (Excise Movement and Control Systemgeführt) werden, wenn das IT-Verfahren angewendet wird.
    • Befördert der Abnehmer ein Fahrzeug, für das eine Zulassung im Straßenverkehr nötig ist, kann der Nachweis durch die Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat geführt werden. Eine einfache Kopie der Zulassung ist ausreichend, sie muss jedoch die Fahrzeug-Identifikationsnummer enthalten. Die Zulassung auf eine andere Person als den Erwerber wird nicht anerkannt
    • In Be- und Verarbeitungsfällen sind zusätzliche Belege erforderlich

4. Zusammenfassung der Nachweiskategorien

  • Eigentransport durch Lieferer: Doppel der Rechnung und Gelangensbestätigung
  • Selbstabholung durch Abnehmer: Doppel der Rechnung und Gelangensbestätigung
  • Transport durch einen beauftragten Dritten/ein Transportunternehmen: Doppel der Rechnung und Gelangensbestätigung oder alternative Nachweise