Verzeichnisführung online

Mit der Verzeichnisführung online können IHK-Ausbildungsbetriebe Ihre Ausbildungsverträge online ausfüllen und papierlos bei der IHK zu Coburg einreichen. Der unterschriebene Antrag auf Eintragung sowie eine Kopie des unterschriebenen Ausbildungsvertrags müssen nicht mehr zugesandt werden.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Schnelle Bearbeitungszeit
  • Web-Anwendung, keine Installation erforderlich
  • Verschlüsselte elektronische Datenübermittlung an die IHK zu Coburg
  • Überblick über alle im Portal erstellten Ausbildungsverträge und deren aktuellen Status
  • Vorbelegung der Unternehmensdaten und Plausibilitätsprüfung der Vertragsinhalte
  • Auflösungen von Ausbildungsverträgen oder Änderungen von Vertragsdaten ohne Neuanlage der Daten
  • Fertige Ausbildungsverträge können als Vorlage für weitere Verträge gespeichert werden
  • Nachweise können dem Eintrag direkt angehängt werden
  • Erfassung der Verträge für mehrere Betriebsstätten/Filialen ihres Unternehmens über einen Account
  • Mehrfach-Ausfertigungen von Ausbildungsverträgen werden nicht mehr benötigt

Ablauf von der Antragstellung bis zur Eintragung

1. Ausbildungsbetrieb
- stellt Antrag auf Ausbildungs- oder Umschulungsvertrag
- reicht ggf. Nachweise (Erstuntersuchung, Zeugnisse etc.) eingescannt ein
2. IHK
- prüft Daten und gibt ggf. Rückmeldung bei unvollständigen oder fehlerhaften Angaben
- gibt Antrag frei
3. Ausbildungsbetrieb
- druckt Ausbildungs- oder Umschulungsvertrag aus
- lässt Vertrag unterzeichnen
- bestätigt der IHK den Vertragsabschluss (mit Datum) und reicht ggf. Nachweise (sachliche und zeitliche Gliederung, Zusatzvereinbarungen, Erstuntersuchung, Zeugnisse etc.) nach
4. IHK
- trägt Ausbildungs- oder Umschulungsvertrags in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse ein
- versendet Eintragungsbestätigung in zweifacher Ausführung an den Ausbildungsbetrieb (je 1 Exemplar für den Ausbildungsbetrieb und den Auszubildenden ggf. dessen gesetzlichen Vertreter)

Voraussetzungen

Sie müssen bei der IHK zu Coburg als anerkannter Ausbildungsbetrieb bekannt sein, sowie entsprechende Ausbilder/-innen in Ihrem Unternehmen benannt haben.
Die Web-Anwendung funktioniert vollständig über Ihren Internet-Browser. Für den Ausdruck der Verträge benötigen Sie lediglich einen PDF-Reader sowie eine gängige Java Version.
Den Zugang zur Anwendung können Sie bei den nebenstehenden Ansprechpartnern beantragen.

Registrierung

Um mit dem „Digitalen Ausbildungsvertrag“ zu starten und Zugangsdaten für Ihren Betrieb anzufordern, kontaktieren Sie bitte die nebenstehenden Ansprechpartner.
Für den ersten Login bei der „Verzeichnisführung Online“ nutzen Sie bitte den von uns zugesandten Link. Sie erhalten dazu von uns einen personalisierten Registrierungscode für die Erstanmeldung.

Login

Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie sich über den folgenden Link im Portal „Verzeichnisführung Online“ anmelden: https://elpva.gfi.ihk.de/

FAQs zur Verzeichnisführung Online

  • Wie viele Personen können die Anwendung nutzen?
Grundsätzlich ist die Anzahl der Personen, die die Anwendung nutzen, unbegrenzt. Allerdings leidet die Performanz der Anwendung, je mehr Nutzer gleichzeitig mit der Anwendung arbeiten.
  • Kann ich eine zentrale E-Mail-Adresse als Benutzername für unterschiedliche Benutzer verwenden?
Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss immer eine personalisierte E-Mail-Adresse verwendet werden.
  • Mein Browser kann die „Verzeichnisführung für Auszubildende“ nicht oder nur unvollständig anzeigen.
Bitte verwenden Sie den Chrome-, Firefox- oder Safari-Browser. Der Microsoft Internet Explorer und sowie Microsoft Edge werden nicht unterstützt.
  • Ich habe mein Passwort vergessen oder möchte es ändern.
Gehen Sie auf die Login-Maske des Portals und lassen Sie sich über die Funktion „Passwort vergessen“ ein neues Passwort zusenden. Anschließend können Sie sich selbst ein individuelles Kennwort vergeben.
  • Ich habe mich bei der Anwendung angemeldet, kann aber keine Daten eintragen oder keine Vorgänge einsehen. Was muss ich tun?
Es werden Ihnen nur Anträge angezeigt, die im System erstellt wurden. Erstellte Anträge archivieren sich der Frist entsprechend.
oder
Die Filtereinstellungen in der Ansicht des Ausbildungsbetriebes ist nicht korrekt eingestellt.
oder
Drücken Sie F5 für einen Reload der Seite.
  • Es wird kein Ausbildungsbetrieb angezeigt oder die Bezeichnung des Unternehmens ist nicht korrekt.
Melden Sie sich bitte bei unseren IHK-Ansprechpartnern.
  • Die BA-Nummer ist mir nicht bekannt.
Bitte wenden Sie sich an Ihre Buchhaltung oder erfragen Sie die Nummer bei Ihrer zuständigen Bundesagentur für Arbeit.
  • Der gewünschte Ausbilder wird nicht im Dropdown-Menü des Reiters „Beruf“ angezeigt.
Der/die Ausbilder/-in ist nicht in der Datenbank der IHK erfasst. Bitte setzen Sie sich mit den IHK-Ansprechpartnern in Verbindung und lassen Sie den/die Ausbilder/-in eintragen. Alternativ können Sie über die Funktion „Neuer Ausbilder“ neue Ausbilder eintragen lassen.
oder: Sie haben den falschen Ausbildungsberuf gewählt. Es werden nur Ausbilder angezeigt, die in der Ausbildungsstätte für den ausgewählten Ausbildungsberuf eingetragen sind.
  • Ich finde in der Liste Ausbilder/-innen, die nicht mehr im Unternehmen sind.
Melden Sie sich bitte bei unseren IHK-Ansprechpartnern.
  • Wie gebe ich die gesetzlichen Vertreter eines minderjährigen Auszubildenden an?
Bei der Angabe des/der gesetzlichen Vertreter/-s steht Ihnen über ein Dropdown-Menü zur Auswahl, ob Sie einen gesetzlichen Vertreter, die Eltern als gesetzliche Vertreter oder zwei gesetzliche Vertreter angeben möchten.
  • Der/die Auszubildende ist minderjährig und bei Vertragsabschluss liegt die ärztliche Erstuntersuchung noch nicht vor. Wie kann ich diese nachreichen?
Die Erstuntersuchung kann vor der Freigabe im Digitalen Ausbildungsvertrag als Anlage hochgeladen werden. Falls diese bei Vertragsabschluss noch nicht vorliegt, ist diese bis 6 Wochen vor Beginn der Ausbildung, spätestens jedoch bis zum Beginn der Ausbildung der IHK per E-Mail als Kopie vorzulegen.
  • Die Schaltfläche „Vertrag einreichen“ wird nicht angezeigt.
Laden Sie vorab den Vertrag herunter und lassen Sie ihn unterzeichnen. Nach dem Herunterladen wird die Schaltfläche für Sie sichtbar.
  • Es fehlt die Schaltfläche „Vertrag herunterladen“.
Bitte warten Sie auf die Freigabe des Ausbildungsvertrages durch Ihre IHK. Sie werden per E-Mail benachrichtigt.
  • Nach dem Download des Vertrages ist mir ein Fehler aufgefallen – wie kann ich diesen korrigieren?
Sobald der Ausbildungsvertrag durch die IHK freigegeben wurde und zum Download bereitsteht, können nur noch die Bestandteile des Vertrages geändert werden, die den Vertragsinhalt nicht berühren (Name, Geburtstag und/oder Adresse des Auszubildenden). Alle nicht änderbaren Inhalte sind grau hinterlegt.