Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze vollständig aufzeichnen und diese für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unveränderbar und maschinell auswertbar speichern können - damit sind Kassen, die die Daten nach Erstellung des Z-Bons löschen, nicht mehr zulässig. Gleiches gilt für erzeugte Rechnungen, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Die Auslesbarkeit für Prüfungszwecke innerhalb des Aufbewahrungszeitraums muss jederzeit gewährleistet sein.

Sofern diese noch nicht den genannten Anforderungen entsprechen, sollte umgehend mit dem Anbieter des Kassensystems Kontakt aufgenommen werden und die Kasse auf- beziehungsweise nachgerüstet werden.

Jeder Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden, das heißt alle Einlagen und Entnahmen. Der ermittelte Sollbestand entsprechend des Kassenbuches muss mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse jederzeit übereinstimmen. Weiterhin sind Geschäftsvorfälle einzelaufzeichnungspflichtig. Umsatz und Inhalt der erbrachten Leistung sowie die Identität des Kunden sind für jeden Geschäftsvorfall einzeln zu erfassen. Eine Ausnahme bildet der Verkauf von Waren mit geringem Wert an Kunden, die nicht bekannt sind (so wie es beispielsweise im Einzelhandel der Fall ist). Bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen sind die Daten unverdichtet zu speichern. Buchungsabbrüche sind nicht zulässig.

Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zugrunde liegen. Dies gilt auch für Stornierungen. Dieser enthält die Belegnummer sowie Angaben zum Belegaussteller, den Betrag und die Menge, das Datum und den Inhalt des Geschäftsvorfalls.

Jeder Geschäftsvorfall muss unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst werden. Die Buchung der Geschäftsvorfälle hat fortlaufend zu erfolgen. Weiterhin müssen alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten und nach Kassenschluss ein Tagesendbestand ermittelt werden.

Alle Daten sind vor Verlust und Änderung zu schützen. Das heißt, die Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Fehlerhafte Buchungen dürfen nicht abgebrochen, sondern müssen durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden. Weißungen oder Überklebungen sind bei manueller Kassenführung nicht zulässig. Elektronische Kassensysteme müssen gewährleisten, dass keine Daten ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden. Bei Änderungen in Stammdaten oder im Warenwirtschaftssystem müssen die ursprünglichen Inhalte historisiert werden, wobei die Änderungshistorie ebenso dem Grundsatz der Unveränderbarkeit entsprechen muss.

Neben Kassenbüchern und Aufzeichnungen sind Originalbelege/Quittungen und Kalkulationsgrundlagen (zum Beispiel Speise- und Getränkekarten) aufzubewahren. Wenn eine Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem genutzt wird, müssen weiterhin die Z-Bons, Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie alle mithilfe der Kasse erstellten Rechnungen oder abgerufenen Ausdrucke aufgehoben werden. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrung aller Unterlagen in ihrem Ursprungsformat für zehn Jahre erfolgen muss.

Bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen besteht die Verpflichtung Protokolle anzufertigen, zu pflegen und aufzubewahren, die Auskunft über die Einsatzorte und -zeiten der Kasse geben. Ebenso muss dokumentiert werden wer die Kasse benutzt und wann und wie lange der Trainingsspeicher zum Einsatz kommt.

Weiterhin ist die erstellte Verfahrensdokumentation aufzubewahren, in der beschrieben wird, wie die Datenentstehung, -speicherung und -verarbeitung erfolgt. Ebenso beinhaltet sie Arbeitsanweisungen bezüglich der Kassennutzung und Informationen dazu, wie und wann die Einhaltung der Anweisungen überprüft wird.

Das sogenannte Kassengesetz (BGBl. I 2016, S. 3152) ist am 29. Dezember 2016 in Kraft getreten. Dieses Gesetz brachte weitergehende Verschärfungen beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen, wie zum Beispiel der Einbau von Sicherheitsmodulen, eine zwingende Belegausgabepflicht und eine unangekündigte Kassennachschau im Geschäftslokal.

Das Gesetz sieht unter anderem folgende Regelungen vor:

In § 146 Abs. 1 S. 3 AO ist eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben festgeschrieben, sofern es sich nicht um einen Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung handelt. Damit wird dem Diktum des Bundesfinanzhofes (Urteil vom 12. Mai 1966) Rechnung getragen. Allerdings stellt § 146 Abs. 1 S. 4 AO klar, dass diese Ausnahme nicht bei der Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, sondern ausschließlich bei offenen Ladenkassen zur Anwendung kommt.

Gemäß § 146a Abs. 1 S. 2 AO sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle zusammen.

§ 146a Abs. 2 AO sieht die verpflichtende Belegausgabe in denjenigen Fällen vor, in denen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden. Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sieht § 146a Abs. 2 S. 2 AO die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht gem. § 148 AO auf Antrag vor, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.

Die Kassensicherungsverordnung des Bundesfinanzministeriums regelt u. a. die Einzelheiten der elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). 
In der Rechtsverordnung werden zudem die genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, Aufbewahrung, Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) festgelegt.
Tipp: Welche Form der TSE für Ihr Unternehmen die richtige ist, sollten Sie mit Ihrem Kassensystem-Lieferanten oder einem IT-Experten klären.

Gem. § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme mitzuteilen. Hierdurch soll der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen sowie bei der Prüfungsvorbereitung ermöglicht werden.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsgemäßen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gemäß § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.

Wird ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, kann dieses gemäß § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 4  i. V. m. Abs. 6 AO mit einer Geldbuße bis zu  25000 Euro als Gefährdungstatbestand geahndet werden.
Hinweis: Sollten durch den Nicht-Einsatz eines zertifizierten Auszeichnungssystems sogar Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind § 370 (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.

Die Vorschriften des Kassengesetzes gelten seit dem 1. Januar 2023 ohne Einschränkungen. Alle Übergangsfristen sind spätestens am 31.12.2022 abgelaufen.