Das Bewerbungsgespräch: Einladung, Vorbereitung, Fragen, Bewertung

Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche. Wir möchten Arbeitgebern Tipps geben, was es bei der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs zu beachten gibt.

Einladung Vorstellungsgespräch

Es wurde eine Auswahl getroffen, wer laut der eingereichten Unterlagen geeignet ist, die neue Mitarbeiterin oder der neuer Mitarbeiter zu werden? Dann können die Betreffenden zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden. So bietet sich die Chance, einander persönlich kennenzulernen und ihn oder sie gleichermaßen vom Unternehmen und von sich selbst als Arbeitgeber zu überzeugen.

Am besten nehmen Unternehmen per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, um einen passenden Termin zu vereinbaren. Arbeitgeber sollten schnell handeln – denn Top-Bewerber und -Bewerberinnen sind möglicherweise nicht nur für ein Unternehmen interessant.

Der Termin muss nicht nur mit dem externen Kandidaten, sondern auch mit Kollegen aus dem Haus abgestimmt werden, die bei dem Gespräch anwesend sein sollen. Alle am Gespräch Beteiligten, sollten im Vorfeld die Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt bekommen. Eine Vorbereitung auf das Gespräch ist unerlässlich. Eine kompetente Gesprächsführung signalisiert dem Bewerber: Hier werde ich wertgeschätzt.

Mustertext: Einladung Bewerbungsgespräch

Sehr geehrte(r) Herr/Frau Mustermann,

wir haben sämtliche Bewerberunterlagen gesichtet und freuen uns sehr, Sie zu einem ersten Gespräch in unserem Hause am … um … in … einladen zu können.

Ihre Gesprächspartnerin/Ihr Gesprächspartner wird Frau/Herr … (Funktion) sein. Im Anschluss an das Gespräch möchten wir einen kurzen Test/eine kurze Arbeitsprobe mit Ihnen durchführen. Insgesamt wird der Termin etwa XX Stunde(n) dauern. Bitte geben Sie uns zeitnah eine Rückmeldung, ob Sie den Termin wahrnehmen können. Sollten Sie verhindert sein, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir schnellstmöglich Alternativtermine abstimmen können.

Wir freuen uns darauf, Sie bei Ihrem Besuch in unserem Unternehmen persönlich kennenzulernen.

Mit freundlichen Grüßen

Vorbereitung Vorstellungsgespräch

Um im Nachgang der Bewerbungsgespräche eine Vergleichsgrundlage zu haben, ist es hilfreich, einen Leitfaden für den jeweiligen Gesprächsverlauf festzulegen.

Dabei gilt es zu beachten, dass einige Fragen rechtlich nicht zulässig sind: So sind Fragen, die sich auf Heiratspläne, Kinderwunsch und Schwangerschaft, Mitgliedschaft in Gewerkschaften, Religion, Vermögensverhältnisse und Vorstrafen beziehen nicht erlaubt. Sie müssen von den Bewerbern auch nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden.

Fragen, die man Bewerbern problemlos stellen kann, beziehen sich unter anderem auf bisherige
(Berufs-)Erfahrungen sowie die aktuelle berufliche Situation, (Aus-)Bildung, Nebenbeschäftigungen, Fertig- und Fähigkeiten und auf Phasen der Arbeitslosigkeit. Man sollte darauf achten, dass die im Bewerbungsgespräch gewonnenen Informationen einen ausreichenden und runden Eindruck vermitteln, ob der Bewerber sowohl auf persönlicher Ebene als auch in Hinsicht auf die Qualifikation zu der ausgeschrieben Stelle passt.

Bewerbungsgespräch führen

Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche, die erstmals vor dieser Situation stehen.
Typischerweise beinhaltet ein Vorstellungsgespräch die folgenden Elemente:
  • Begrüßung und Small-Talk
  • Vorstellung aller Gesprächsteilnehmer
  • Selbstpräsentation des Bewerbers
  • Abgleich der Kompetenzen des Bewerbers mit Anforderungsprofil
  • Unternehmenspräsentation
  • Abgleich der Gehaltsvorstellungen und des Eintrittstermins
  • Erläuterung zum weiteren Vorgehen und Verabschiedung
Der folgende Fragenkatalog hilft Arbeitgebern, sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten:

Checkliste: Fragen im Vorstellungsgespräch (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 42 KB)

Erfolgreiche Bewerberauswahl

Es ist nun sicher, wer die vakante Stelle antreten soll? Großartig! Jetzt sollte man nicht zu lange zögern, den Vertrag aufzusetzen und unterzeichnen zu lassen – sonst könnte man Gefahr laufen, die Bewerberin oder den Bewerber im letzten Moment an ein anderes Unternehmen zu verlieren.

Bewerbern absagen

Es gilt also schnellstmöglich zu handeln und zudem zeitnah Absageschreiben für die Bewerber und Bewerberinnen auszustellen, welche nicht für die Stelle ausgewählt wurden. Eine Bewerberdatenbank hilft dabei, mit geeigneten Bewerbern in Kontakt zu bleiben, falls diese in Zukunft für eine andere Stelle in Frage kommen könnten.

Mustertext: Absage Bewerber

Sehr geehrte(r) Herr/Frau Mustermann,

noch einmal vielen Dank für Ihre Bewerbung vom tt.mm.jjjj auf die Position X (und das anregende Vorstellungsgespräch, das wir am tt.mm.jjjj mit Ihnen führen durften).

Leider müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass wir uns bei der Besetzung der Stelle für eine(n) Mitbewerber(in) entschieden haben, der/die dem Anforderungsprofil in besonderer Weise entspricht. Es tut uns daher leid, Ihnen trotz Ihres interessanten Werdegangs zurzeit keine Stelle in unserem Unternehmen anbieten zu können.

Wir möchten uns recht herzlich für Ihr Vertrauen bedanken und wünschen Ihnen für Ihre Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen