Meldepflicht für elektronische Kassen, Taxameter & Wegstreckenzähler

Unternehmen, die elektronische Kassen(systeme), EU-Taxameter und Wegstreckenzähler einsetzen, sind ab dem 01.01.2025 verpflichtet, diese elektronisch an das Finanzamt zu melden. Damit endet die bisher ausgesetzte Meldepflicht.
An- und abzumelden sind u.a.:
  • elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen,
  • Tablet- oder App-basierte Kassensysteme,
  • Waagen mit Kassenfunktion,
  • Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse,
  • Software mit Kassenfunktion,
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Die elektronische Meldung an das Finanzamt kann auf drei Wegen erfolgen:
  • Direkteingabe im ELSTER-Formular (ELSTER.de) „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme “
  • Upload einer XML-Datei in „Mein ELSTER“, zum Beispiel mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt
  • Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Für die Direkteingabe im ELSTER-Formular stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) auf seiner Internetseite eine Ausfüllanleitung zur Verfügung.
Zu Beginn der elektronischen Meldepflicht ab 01.01.2025 gelten folgende Übergangsregelungen:
  • Vor dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31.07.2025 gemeldet werden.
  • Ab dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungssysteme, die ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen werden.
Zu beachten ist, dass neben der Inbetriebnahme eines Kassensystems auch der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems anmeldepflichtig ist. Das bedeutet, dass auch Geräte ohne erfasste aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle anzumelden sind.
Außerdem sind Unternehmen verpflichtet, die Außerbetriebnahme des Systems - Verkauf oder Entsorgung - innerhalb eines Monates an das Finanzamt zu melden.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, müssen bis spätestens 31.12.2025 nachgerüstet werden. Erfolgt die Nachrüstung bis zum 30.06.2025, ist sie spätestens bis zum 31.07.2025 an das Finanzamt zu melden. Für Nachrüstungen ab dem 01.07.2025 gilt eine Meldefrist von einem Monat.