Steuerliche Anforderungen an Kassen

Kassenrichtlinie für moderne Kassen

(galt bis 31.12.2022)
Die Kassenrichtlinie – sog. Kassenrichtlinie 2010 - wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 26.11.2010 veröffentlicht und regelte die Anforderungen an moderne Kassensysteme, die vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden und nicht mit einer TSE aufrüstbar im Sinne des Kassengesetzes waren. Solche Kassen durften letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden.
Die ehemaligen Anforderungen:
  • Buchungen und Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
  • Die Daten sind unveränderlich abzulegen (im Kassensystem oder auf einer internen Festplatte, SD-Karte o.ä.).
  • Jeder einzelne Geschäftsvorfall ist elektronisch aufzuzeichnen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar zu machen.
  • Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können.
  • Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nicht nachvollziehbar verändert werden („Beleg-, Grundbuch- und Journalfunktion“).
  • Die gespeicherten Aufzeichnungen sind bei einer Betriebsprüfung in digitaler Form vorzulegen und die elektronischen Daten zu sichern. Aufbewahrung der Daten in ausgedruckter Form genügt nicht.
Die Dokumentation des Vorgangs/ Geschäftsvorfalls sieht wie folgt aus: Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt?

Kassengesetz

(seit 2018/2020)

Kassen-Nachschau (seit 2018)

Die Finanzbehörden sind seit dem 01.01.2018 ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassen-Nachschau vorzunehmen. Seit dem 01.01.2020 steht häufig die Belegausgabe im Mittelpunkt der Kassen-Nachschau. Die Prüfer achten zum Beispiel darauf, ob ein Beleg in Papierform oder digital zur Verfügung gestellt wird, oder ob der Unternehmer seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Belegausgabe nachkommt. Ein weiterer Fokus kann sich auf die Verwendung der eingesetzten Aufzeichnungssysteme inkl. gültiger Zertifizierung der TSE richten.

Weitere Neuregelungen (seit 2020)

Seit dem 01.01.2020 sieht das Kassengesetz weitere Verschärfungen vor, durch die eine nachträgliche Veränderung oder Manipulation von steuerlich relevanten Kassenvorgängen („digitale Grundaufzeichnungen“) erschwert wird. Außerdem wurden mit dem Kassengesetz die bereits seit 01.01.2015 gültigen GoBD teilweise nun auch gesetzlich festgeschrieben.
Die wichtigsten Regelungen betreffen folgende Bereiche:

TSE und deren Zertifizierung

Um modernen Manipulationsmethoden (z.B. „Zappern“) vorzubeugen, muss bei Anschaffung eines neuen Kassensystems seit dem 01.01.2020 eine zertifizierte TSE eingesetzt werden. Dadurch ist es nicht mehr möglich, Umsätze manipulativ zu reduzieren. Die TSE wird bei jedem Kassenvorgang aktiviert, sie sichert die zugehörigen Daten und speichert diese in einem einheitlichen Format ab. Die Finanzbehörden können anschließend die geschützten Daten auf Vollständigkeit und Seriosität prüfen. Die Zertifizierung beschränkt sich auf die TSE und umfasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware.

Definition „Kassenvorgang“

Bei einem Kassenvorgang handelt es sich um einen Aufzeichnungsprozess, der bei Nutzung oder Konfiguration eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Protokollierung durch die TSE auslösen muss. Ein Vorgang kann mehrere Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge umfassen. Korrespondierend zu dieser Aufzeichnung im Aufzeichnungssystem wird eine Transaktion in der zertifizierten TSE erzeugt.
Begriff
Ort
Vorgang
elektronisches Aufzeichnungssytem
Transaktion
zertifizierte TSE
Der Begriff Vorgang bzw. Geschäftsvorfall wird an folgenden Eigenschaften ausgemacht:
  • Alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge
  • innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts
  • mit Auswirkung, Dokumentation oder Veränderung bei Gewinn, Verlust oder Vermögenszusammensetzung
  • in einem Unternehmen.
Beispiele
  • Eingangs- oder Ausgangsumsätze
  • (nachträgliche) Stornierungen eines Umsatzes
  • Trinkgelder (Unternehmer/Arbeitnehmer)
  • Gutscheine (Einzweck oder Mehrzweck; Ausgabe oder Einlösung)
  • Privatentnahme oder Privateinlage
  • Wechselgeldeinlage
  • Lohnzahlung aus Kasse
  • Geldtransit
Andere Vorgänge werden als Ergebnisse durch die Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst und nicht durch die vorgenannten Geschäftsvorfälle berührt.
Beispiele:
  • Trainingsbuchungen
  • Sofortstorno eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs
  • Belegabbrüche
  • erstellte Angebote
  • Bestellungen

Meldepflicht

Kassen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können (sog. nicht-aufrüstbare Kassen), müssen im Hinblick auf die Kassenrichtlinie nicht mitgeteilt werden. Nicht-aufrüstbare Kassen durften dabei nur bis zum 31.12.2022 genutzt werden.
Seit dem 01.01.2020 sind dem zuständigen Finanzamt auch Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der TSE, inkl. Beginn und Ende des Einsatzes im Unternehmen sowie die Bezeichnung der verwendeten TSE mitzuteilen. Die Änderungen wie Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung sind innerhalb einer Monatsfrist mitzuteilen. Diese Meldungen an das zuständige Finanzamt müssen jedoch erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen und waren bislang durch das BMF-Schreiben vom 18. August 2020 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 40 KB) ausgesetzt.
Mit BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 38 KB) hat das Bundesministerium der Finanzen nunmehr mitgeteilt, dass ab dem 1. Januar 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle eine elektronische An- und Abmeldung für elektronische Kassen(systeme) sowie für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zur Verfügung stehen wird.
Daraus ergibt sich der folgende Handlungsbedarf für Unternehmer, die elektronische Kassen(systeme) und/oder EU-Taxameter und Wegstreckenzähler einsetzen:
1. Kassen(systeme)
  • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
  • Das Bundesministerium der Finanzen weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
2. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 ff. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 127 KB) wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
  • Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
  • EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.

Belegausgabepflicht

Seit dem 01.01.2020 besteht außerdem auch die Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall (z.B. Verkauf) beteiligten Kunden bzw. Käufer. Der Beleg ist dem Kunden elektronisch oder in Papierform bereitzustellen. Die elektronischen Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar sein. Der QR-Code muss den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) entsprechen. Ist noch keine TSE implementiert, kann beispielsweise die Seriennummer der TSE noch nicht auf dem Bon stehen. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs durch den Kunden besteht nicht.
Hinweis
Obwohl ein nicht ausgegebener Beleg nicht sanktioniert wird, sieht das Finanzamt in einer fehlenden Belegausgabe ein erstes Indiz für eine nicht ordnungsmäße Kassenführung, so dass das Risiko umfangreicher Prüfungen und möglicher Steuernachzahlungen durch Hinzuschätzungen steigt. Als Unternehmer müssen Sie dafür Sorge tragen, dass der Kunde einen Papierbeleg oder digitalen Beleg mitnehmen kann. Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung ist formfrei und erfolgt in der Regel stillschweigend.
Kassen ohne zertifizierte TSE können keine Angaben wie zum Beispiel Prüfwert oder Signaturzähler auf dem Beleg drucken. Die Belegausgabepflicht gilt dennoch für alle Nutzer einer Registrierkasse unabhängig davon, ob bereits eine zertifizierte TSE vorhanden ist. Für Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse gilt die Belegausgabepflicht nicht.
Hinweis
Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität kann in bestimmten Fällen ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden.

Einheitliche digitale Schnittstelle

Die Einrichtung der einheitlichen digitalen Schnittstelle hatte grundsätzlich zum 01.01.2020 zu erfolgen, jedoch wurde dies durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) auch bis zum Zeitpunkt der Implementierung der TSE verschoben. Denn erst dann können alle Räder der Manipulationsunterdrückung ineinandergreifen: Das elektronische Aufzeichnungssystem, abgesichert mit einer TSE, die über Sicherheitsmodul, Speichermedium und die DSFinV-K für den Datenexport verfügt. Spätestens zum 30.09.2020 war die DSFinV-K einzurichten.

Die Übergangsregelung

Elektronische Kassensysteme, die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden und die grundlegende Kassenrichtlinie erfüllen, nicht aber mit einer zertifizierten TSE ausrüstbar waren, durften nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.
Seit dem 01.01.2023 dürfen nur noch neue, den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes entsprechende Kasse eingesetzt werden.
Hinweis
Seit dem 01.01.2020 ist es verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme gewerblich in den Verkauf zu bringen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können. Sie selbst dürfen Ihre alte derartige Kasse daher nun nicht mehr verkaufen. Unser Tipp: Bewahren Sie stattdessen Ihre alte Kasse für einen eventuellen Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung am besten weiterhin auf.

Anwendungsbereich

Die zuvor ausgeführten Regelungen und Fristen gelten für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Als solche gelten computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen.
Hinweis
Ausdrücklich nicht erfasst sind Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte. Die Änderungen ergeben sich aus der am 09.08.2021 im Bundesgesetzblatt veröffentlichten Erweiterung der KassenSichV.
Vorsicht:
Nutzen Sie ein in der Warenwirtschaft integriertes Kassenprogramm, gelten die Pflichten zur Belegausgabe, Meldepflicht und Einsatz einer TSE! Taxameter und Wegstreckenzähler sind ab dem 01.01.2024 mit einer TSE aufzurüsten, wobei es die Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn diese längstens bis zum 31. Dezember 2025 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Ordnungswidrigkeiten im Sin­ne des § 379 Abgabenordnung

Durch Handlungen rund um die Kassenführung können sich Geldbußen für den Steuerpflichtigen ergeben, wenn dadurch Steuerverkürzungen ermöglicht oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile erlangt werden.
Gemäß § 379 Abgabenordnung (AO) handelt ordnungswidrig, wer
  • vorsätzlich oder leichtfertig Belege ausstellt, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind,
  • nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Betriebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet oder aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt, oder
  • das Kassensystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO nicht oder nicht richtig mit einer zertifizierten TSE absichert oder das Kassensystem nicht oder nicht richtig verwendet.
Achtung!
Haben Sie aktuell noch keine TSE implementiert, müssen Sie sofort tätig werden.

Checkliste für die sichere Kasse

Ja
Nein
Erfüllt die Kasse aktuell die Voraussetzungen der Kassenrichtlinie 2010?
(Geschäftsvorfälle werden einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet und über mindestens zehn Jahre archiviert?)
Beachten Sie: Diese Kasse darf ab dem 01.01.2023 nicht mehr verwendet werden!
Besteht für die TSE eine gültige Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik? Die Gültigkeiten können Sie auf der Homepage des BSI jederzeit prüfen: https://www.bsi.bund.de
Besteht ein Nachweis, dass der Schlüssel für die Prüfwertberechnung und -verifikation nur im Sicherheitsmodul vorhanden ist?
Hat das elektronische Aufzeichnungssystem eine Seriennummer?
Erfolgt die Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnungen mit eindeutiger, fortlaufender Transaktionsnummer mit Uhrzeit von Beginn und Ende, Art des Vorgangs nebst Zahlart, ggf. Zeitpunkt des Abbruchs, Prüfwert, Signaturzähler und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls?
Erfolgt die Speicherung der Grundaufzeichnungen fortlaufend, verkettet, vollständig, unverändert und manipulationssicher?
Hinweis: Erfolgt die Speicherung ausgelagert aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem, so ist dafür Sorge zu tragen, dass die Verkettung erhalten bleibt!
Gibt es eine einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) mit einer Datensatzbeschreibung?
Tragen die ausgegebenen Belege folgende Pflichtangaben?
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
  • Datum der Belegausstellung und Uhrzeit von Vorgangsbeginn und -ende bzw. Vorgangsabbruch,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung,
  • Transaktionsnummer,
  • Entgelt, den Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung/ sonstige Leistung oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls,
  • Betrag je Zahlungsart,
  • Signaturzähler,
  • Prüfwert.
Ist der Beleg ohne maschinelle Unterstützung lesbar?
Wird der Beleg in Papierform oder (bei Zustimmung des Belegempfängers) elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben?
Weitere wichtige Punkte:
Ja
Nein
Inbetriebnahme des Aufzeichnungssystems: Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgt?
Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems: Deaktivierung oder Löschung des Schlüsselpaars in der TSE erfolgt?
Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems: Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme erfolgt?
Bei Systemausfall von TSE oder elektronischem Aufzeichnungssystem: Dokumentation und Fertigung händischer Aufzeichnungen?
Erstellung einer Verfahrensdokumentation?
Rufnummer der 24-Stunden-Hotline des Kassenaufstellers bekannt?