Kaufmannseigenschaft - Pflicht zur Eintragung im Handelsregister

Muss ich mein Unternehmen in das Handelsregister eintragen lassen?

Der Kaufmannsbegriff ist der bedeutsamste Begriff des Handelsrechts. Im Zentrum des HGB steht seit jeher der Kaufmann. Grundsätzlich gelten die speziellen Bestimmungen des Handelsrechts nämlich nur für Kaufleute. Es muss Ihnen daher klar sein, wer Kaufmann ist. Das HGB arbeitet mit einem formellen und einem materiellen Kaufmannsbegriff.
Kaufmann kraft Rechtsform (formell) sind unabhängig von Art und Umfang ihrer Tätigkeit die AG, GmbH und die eingetragene Genossenschaft.
Auf einem materiellen Kaufmannsbegriff fußt das Recht des Einzelkaufmanns sowie das Recht der OHG und KG. Diesen möchten wir hier näher beleuchten:

Kaufmannseigenschaft

Ein Kaufmann ist nach § 1 HGB jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt. Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.
Der Gewerbetreibende muss auf Grund dieser Formulierung also den Gegenbeweis führen und nachweisen, dass er eben gerade keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt und somit nicht den Vorschriften des HGB unterliegt.
Wenn Ihr Gewerbebetrieb hingegen nach Art (qualitativ) und Umfang (quantitativ) kaufmännischer Einrichtungen bedarf, müssen Sie sich in das Handelsregister eintragen lassen.
Die Feststellung der Kaufmannseigenschaft von Unternehmen erfordert immer eine individuelle Beurteilung. Hierbei gibt es weite Ermessensspielräume.

Begriffsbestimmungen

Kaufmännische Einrichtungen = insbesondere kaufmännische Buchführung und Bilanzierung, kaufmännische Ordnung der Vertretung und kaufmännische Haftung.
Handelsgewerbe = jeder gewerbliche Betrieb, der nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
Gewerbebetrieb =
  • eine selbständige, auf Dauer angelegte Betätigung
  • Gewinnerzielungsabsicht (tatsächliche Gewinne sind nicht Voraussetzung)
  • Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr
  • NICHT Land- und Forstwirtschaft
  • NICHT Ausübung eines freien Berufes bzw. anderer selbständiger Arbeit im Sinne des § 18 EstG, z.B. Ärzte, RAe, Steuerberater etc.
Hierzu zählen insbesondere die Betriebe aus Industrie, Dienstleistungen, Handel und Handwerk.

Kriterien

Maßgebend bei der Beurteilung ist das Gesamtbild Ihres Unternehmens. Die nachfolgenden Kriterien sind Anhaltspunkte, die nur zusammen eine Beurteilung zulassen:
  • Art der Geschäftstätigkeit:
    Vielfalt der Erzeugnisse, Leistungen und Geschäftsbeziehungen, Inanspruchnahme und Gewährung von Fremdfinanzierungen, Teilnahme am Wechsel- und Scheckverkehr, am Frachtverkehr, weiträumigere Tätigkeit (insbesondere international), umfangreiche Werbung, größere Lagerhaltung.
  • Umfang der Geschäftstätigkeit:
    Umsatzvolumen (nicht Bilanzgewinn), Anlage- und Umlaufvermögen, Zahl und Funktion der Beschäftigten, auch Aushilfskräfte, Schichtbetrieb, Größe des Geschäftslokals, Zahl und Organisation der Betriebsstätten, Auslandsfilialen. Die Größe von Büro- und Lagerräumen ist nicht entscheidend.
  • Umsatz:
    Ab einem Jahresumsatz von 800. 000 € ist eine kaufmännische Einrichtung schon aus steuerrechtlichen Gründen erforderlich (Bilanzierungspflicht), spätestens dann müssen weitere Anhaltspunkte für die Kaufmannseigenschaft geprüft werden. Folgende Jahresumsatzzahlen geben in den verschiedenen Branchen schon einen Anhaltspunkt, dass kaufmännische Einrichtung erforderlich sein könnte:
    • Produktion - 300.000 €
    • Großhandel - 300.000 €
    • Einzelhandel - 250.000 €
    • Dienstleistungen - 175.000 €
    • Handelsvertreterprovision - 120.000 €
    • Gastronomie - 300.000 €
  • Anzahl der Beschäftigten: Ab 5 Personen spricht die Beschäftigtenanzahl für das Erfordernis kaufmännischer Einrichtung.
  • Betriebsvermögen: Betriebsvermögen ab einer Höhe von ca. 100.000 € spricht für das Erfordernis kaufmännischer Einrichtung.
  • Kredithöhe: Beträge ab 50.000 € haben Bedeutung.
  • Standorte: Mehrere Standorte bzw. Niederlassungen sprechen für das Erfordernis kaufmännischer Einrichtung.
  • Organisationsaufwand: Ein erheblicher Organisationsaufwand bei den Tätigkeiten des Unternehmens spricht für das Erfordernis kaufmännischer Einrichtungen.
Unabhängig von diesen Kriterien kann sich gem. § 2 HGB jeder Gewerbetrieb auf eigenen Wunsch in das Handelsregister eintragen lassen und erwirbt hierdurch die Kaufmannseigenschaft.

Die IHK unterstützt Sie gern bei der Einschätzung, ob eine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht.

Wesentliche Konsequenzen der Handelsregistereintragung bzw. Rechte und Pflichten von Kaufleuten

Für Kleingewerbetreibende gilt grundsätzlich das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), wohingegen für Kaufleute im Handelsgesetzbuchs (HGB) Spezialregelungen enthalten sein können:

Die Handelsregistereintragung und die damit verbundene Geltung des HGB kann größere Freiheit und damit Vorteile, aber durch die strengeren Pflichten, die einem Kaufmann auferlegt sind, auch Nachteile bringen.

Der Kaufmann führt eine Firma. Das ist der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und unter dem er seine Geschäfte betreibt, die Unterschrift abgibt, klagen und verklagt werden kann. Nichtkaufleute müssen dagegen grundsätzlich mit ihrem bürgerlichen Namen handeln.

Kaufleute dürfen eine oder mehrere selbständige Zweigniederlassungen gründen. Kaufleute können Gerichtsstandvereinbarungen treffen.

Eine Bürgschaft, ein Schuldanerkenntnis oder ein Schuldversprechen des Kaufmanns sind formfrei gültig. Damit ist z. B. auch eine am Telefon angegebene Bürgschaft rechtsgeschäftlich bindend. Der Kaufmann kann sich durch Prokuristen, Handlungsbevollmächtigte und Ladenangestellte vertreten lassen. Die für diese Vertretung geltenden Vorschriften des HGB erleichtern den Rechtsverkehr unter Kaufleuten.

Kaufleute müssen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 126 KB) erfüllen. Bei Kaufleuten gilt für ein Tätigwerden im Rahmen ihres Gewerbebetriebs eine Vergütung immer als stillschweigend vereinbart, da von ihnen nicht erwartet wird, Leistungen unentgeltlich zu erbringen.

Für Kaufleute ist die Vereinbarung eines Abtretungsverbots unwirksam. Dies hat besondere Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen. Der Kaufmann kann seine Geldforderung als Sicherheit an Banken abtreten, auch wenn es vertraglich ausgeschlossen ist.

Im kaufmännischen Geschäftsverkehr können Verträge durch Schweigen auf ein Vertragsangebot zustande kommen. Auch das Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben kann Bindungswirkung erzeugen. Der Kaufmann wird also leichter vertraglich gebunden als der Kleingewerbetreibende.
Beim beidseitigen Handelskauf bestehen Untersuchungs- und Rügepflichten des Käufers hinsichtlich Qualitätsmängeln, Falschlieferungen und Mengenfehlern. Er ist als Kaufmann verpflichtet, die Untersuchung der Ware unverzüglich (d. h. ohne schuldhaftes Verzögern) vorzunehmen. Beanstandet er nicht unverzüglich, so können Gewährleistungsansprüche entfallen!

Der Kaufmann hat bei Annahmeverzug des Käufers, weitergehende Rechte. Dazu gehört bspw. das Recht des Verkäufers, die Ware bei Annahmeverzug des Käufers auf dessen Gefahr und Kosten in einem Lagerhaus zu lagern oder öffentlich versteigern zu lassen.

Neben den steuerrechtlichen sind die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu beachten. Der Kaufmann hat die Pflicht, Geschäftsvorfälle festzuhalten und die Unternehmenslage offenbar zu machen. Dies dient vor allem dem Schutz der Gläubiger und der Allgemeinheit. Zu diesen Pflichten zählen insbesondere:
Das im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen sowie die Personenhandelsgesellschaften sind handelsrechtlich verpflichtet, eine vollkaufmännische Buchführung einzurichten und Jahresabschlüsse - Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung - zu erstellen. Kleinere Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die Schwellenwerte von 600.000 € Umsatz und 60.000 € Jahresüberschuss nicht überschreiten sind von der Pflicht zur Buchführung sowie der Erstellung eines Inventars und eines handelsrechtlichen Jahresabschlusses befreit. Es reicht eine Einnahmen-/ Überschussrechnung.
Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KG’s unterliegen den Publizitätspflichten und müssen ihren Jahresabschluss beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen. Einzelkaufleute und andere Personenhandelsgesellschaften sind hierzu i.d.R. nicht verpflichtet.

Wie erfolgt die Eintragung?

Zunächst wenden Sie sich an einen Notar. Er hilft Ihnen bei der Formulierung des Eintragungsantrags, beglaubigt diesen und reicht ihn beim zuständigen Amtsgericht - Abteilung Handelsregister - ein.
Die Industrie- und Handelskammer unterstützt das Amtsgericht bei der Führung des Handelsregisters. Sie wird vom Amtsgericht zu gutachterlichen Stellungnahmen aufgefordert.

Um nachträgliche Beanstandungen und kostspielige Änderungen zu vermeiden sowie die Eintragung zu beschleunigen, sollten Sie die geplante Firma schon im Vorfeld mit Ihrer IHK abstimmen.

Bei fehlender Eintragung trotz Eintragungspflicht kann das Amtsgericht mittels Verhängung von Zwangsgeld die Anmeldung durchsetzen.
Stand: 04/2024