Umsatzsteuer bei EU-Lieferungen / Gelangensbestätigung

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, also Warenlieferungen in andere EU-Länder, kann bei entsprechender Nachweisführung die Rechnung an den Kunden im EU-Ausland umsatzsteuerfrei gelegt werden.
Das Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung in § 6a. Die Steuerbefreiungstatbestände sind in § 4 UStG festgelegt.
Der Unternehmer muss bei innergemeinschaftlichen Lieferungen durch Belege nachweisen, dass die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Die erforderliche Nachweisführung ist in § 17 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) beschrieben. Zum 01. Januar 2020 sind hierbei Änderungen, die sogenannten “Quick Fixes” in Kraft getreten.

Die Gelangensbestätigung

Eine Ausfüllvorlage (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1025 KB) für die Gelangensbestätigung in Deutsch, Englisch und Französisch stellen wir Ihnen zur Verfügung.
Die Pflichtangaben in einer Gelangensbestätigung sind:
  1. Name und Anschrift des Abnehmers
  2. Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung; bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer
  3. Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet bei Beförderung/Versendung durch den Unternehmer bzw. Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet bei Versendung durch den Abnehmer
  4. Ausstellungsdatum der Bestätigung
  5. Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.
Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung für einen Zeitraum bis zu einem Quartal ausgestellt werden.
Hinweis:
Die Gelangensbestätigung kann in jeder Form erbracht werden, die die erforderlichen Angaben enthält. Sie kann deshalb auch aus mehreren Dokumenten bestehen, sofern diese in Summe alle notwendigen Daten umfassen. Die Verwendung eines Musters oder Formulars ist nicht zwingend notwendig.

Alternativnachweise zur Gelangensbestätigung

Hin und wieder kommt es vor, dass Kunden keine Gelangensbestätigung zur Verfügung stellen. Sofern es sich dabei um Versendungsfälle handelt wie z.B. bei Transport per Spedition, kann auf Alternativnachweise zurück gegriffen werden. Dazu gehören:
  • Frachtbrief mit Unterschrift von Versender und Empfänger,
  • Konnossement,
  • Spediteursbescheinigung,
  • Tracking & Tracing-Protokoll eines Paketdienstleisters oder
  • sofern nichts anderes möglich, die Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung sowie einen Zahlungsbeleg für die Lieferung.
Details zu den Anforderungen an die Alternativnachweise sind ebenfalls in § 17 UStDV festgehalten.
Bei Beförderungsfällen, das heißt, wenn der Lieferer den Gegenstand selbst transportiert oder der Abnehmer selbst abholt, sind Alternativnachweise nicht möglich. Hier muss eine Gelangensbestätigung vorliegen.
Bei Erstgeschäften mit Kunden im EU-Ausland oder bei Abholung der Ware durch den EU-Kunden ist nicht immer sichergestellt, dass ein Gelangensnachweis erbracht wird. Hier ist es empfehlenswert, zunächst eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer zu stellen und damit den Vorgang vorübergehend wie ein innerdeutsches Geschäft zu behandeln. Sobald eine Gelangensbestätigung oder ein vergleichbares Nachweisdokument vom Kunden vorgelegt wird, kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer neu gelegt werden.