FAQ zum Online-Portal: Ausbildung

Mit dem Online-Portal: Ausbildung bietet die Handelskammer Bremen Betrieben, Ausbildern, Auszubildenden und Prüfern eine Plattform, über die viele Ausbildungs- und Prüfungsangelegenheiten bequem abgewickelt werden können. Das Portal wird fortlaufend weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Zielgruppen angepasst. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir hier zusammengefasst.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten?

Ausbildungsbetriebe erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Alternativ können Unternehmen diese auch online beantragen.
Auszubildende erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Auszubildenden erstellen.
Ausbilder erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen.
Prüferinnen und Prüfer erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Ansprechpartner bei der Handelskammer Bremen.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für die Ausbilder an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Ausbilder/-innen aufrufen. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Ausbilder/-innen freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für Auszubildende an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Auszubildenden aufrufen. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Auszubildenden freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Wo melde ich mich an?

Unter folgenden Links ist eine Anmeldung im Ausbildungsportal möglich:
Hinweis: Wer mehrere Funktionen hat, zum Beispiel als Ausbilder/-in und Prüfer/-in, kann über einen Zugang auf alle relevanten Portale zugreifen.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ neue Zugangsdaten erstellen. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.
Auszubildende müssen ihre Azubinummer (Identnummer) eingeben, um einen Link zur Änderung des Passworts anfordern zu können.
Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder Sie sich mit dem alten Passwort angemeldet haben, ist der Link ungültig. Sollten Sie mehrfach hintereinander falsche Zugangsdaten verwendet haben, werden Sie für das Online-Portal aus Sicherheitsgründen für 24 Stunden gesperrt.

Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen?

Unter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma voraus.
Ausbilder können alternativ auch über den Menüpunkt „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ hinzugefügt. Hierzu können die bei der Handelskammer Bremen hinterlegten Ausbilder aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt werden und hinzugefügt werden.
Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, kann dies über den Link „Firmenmitarbeiter/-in als Vertreter/-in hinterlegen“ vorgenommen werden. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die Handelskammer Bremen erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.
Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der Handelskammer Bremen in Verbindung.

Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?

Personen, die einen Ausbildungsbetrieb vertreten, können sich direkt über die Anmeldemaske (Login als Ausbildungsbetrieb) anmelden und wählen dann den zu vertretenden Account aus.
Nach erfolgreichem Login im Online-Portal kann die vertretungsberechtigte Person über den Menüpunkt „Profil – Berechtigungen“ und den Button „Zum Programm“ zum Account des Ausbildungsbetriebes oder der zu vertretenden Person wechseln.
Tipp: Wenn Sie nach erfolgtem Login die Meldung „Sie sind nicht als Ausbildungsbetrieb registriert.“ erhalten, sind Sie als Vertreter/-in angemeldet. In diesem Fall nutzen Sie bitte das oben beschriebene Verfahren.

Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?

Bei der Anmeldung im Portal wird ein Hinweis eingeblendet, falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel Eintragungsbestätigungen) vorliegen.
Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Profil – Dokumente“ abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ abgerufen werden.
Auszubildende können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Dokumente“ öffnen.
Die Eintragungsbestätigung kann gespeichert und/oder gedruckt werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, werden Datum und Uhrzeit dokumentiert.

Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?

Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Beim ersten Eintrag können Sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2019 bis 31. Juli 2020) angeben.
Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, sodass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
Hinweis: Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der Handelskammer Bremen mitgeteilt werden. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen (Online-Portal), sondern auch schon bei der Erstellung am Computer (zum Beispiel durch Word oder pdf).

Wie kann ich die Voreinstellung des elektronisch geführten Ausbildungsnachweises deaktivieren?

Die Voreinstellung über den elektronisch geführten Ausbildungsnachweis ist über die Handelskammer Bremen aktiviert. Diese Voreinstellung kann wie folgt rückgängig gemacht werden: Über den Menüpunkt „Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch klicken des Häkchens bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ die Voreinstellung entfernen. Soll zu einem späteren Zeitpunkt der Ausbildungsnachweis elektronisch geführt werden, ist durch das Setzen des Häkchens die Funktion wieder möglich.
Wird bei „Erinnerungsmail versenden“ ein Häkchen gesetzt, werden für alle Ausbildungsverhältnisse ab dem 01.08.2019 automatische Erinnerungs-E-Mails versendet, wenn Auszubildende nicht alle Nachweise erfasst haben oder durch die Ausbilder noch nicht alle Ausbildungsnachweise genehmigt oder abgelehnt wurden.
Die häufigsten Fragen zum elektronischen Ausbildungsnachweis im Online-Portal haben wir in der folgenden FAQ-Übersicht zusammengestellt.

Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?

Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise die Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die angegebene E-Mail informiert.
Erhält der Ausbildungsbetreuer zum ersten Mal an seine E-Mail-Adresse einen Ausbildungsnachweis, so wird die PIN mit der E-Mail übermittelt. Diese PIN kann für die Ausbildungsnachweise aller Auszubildenden des Betreuers verwendet werden.
Ist der Nachweis genehmigt oder abgelehnt worden, erhält der Auszubildende per E-Mail eine Mitteilung darüber. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.
Der im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder kann über den Menüpunkt „Ihr/-e Auszubildende/-r“ alle Ausbildungsnachweise einsehen.
Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung durch den Auszubildenden freigegeben.

Wo kann ich überprüfen, ob mein Auszubildender bereits zur Abschlussprüfung angemeldet ist?

Über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ können Sie den Prüfungsstand des Auszubildenden einsehen. Angezeigt werden Name, Prüfungsart, Prüfungsstand, Ergebnisdatum und Beruf des Auszubildenden.

Wo kann ich die Prüfungsanmeldung vornehmen?

Ausbildungsbetriebe:
Im Online-Portal: Ausbildung können Ausbildungsbetriebe über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ und Auswahl der Prüfung (zum Beispiel Winter 2019) die Anmeldung zur Prüfung vornehmen. Im Anschluss wird die Anmeldung zur Überprüfung an den Prüfungsteilnehmer weitergeleitet. Dieser wird darüber ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.
Prüfungsteilnehmer:
Im Online-Portal: Ausbildung können Auszubildende und Umschüler über den Menüpunkt „Ihre Prüfungen“ die vom Ausbildungsbetrieb gemachten Eintragungen zur Prüfungsanmeldung überprüfen und bestätigen. Erst nach der Bestätigung des Prüfungsteilnehmers liegt die Anmeldung der IHK vor.

Wie kann ich meinen Auszubildenden zur Prüfung anmelden?

Informationen zur Online-Anmeldung erhalten Sie hier oder in der FAQ-Übersicht zur Prüfungsanmeldung.

Wo kann ich die Prüfungsergebnisse meines Auszubildenden einsehen?

Über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ können die Prüfungsergebnisse des Auszubildenden eingesehen werden.
Je nach Auswahl kann über die Schaltfläche „Ergebnisse anzeigen“ auch eine Ergebnisansicht aller Auszubildenden dieses Prüfungstermins abgerufen werden.
Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, können Ausbildungsbetriebe die Prüfungsergebnisse aus Datenschutzgründen nicht mehr einsehen.
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