E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft: Alles Wichtige auf einen Blick
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen und empfangen. Diese Pflicht wurde durch das Chancenwachstumsgesetz verabschiedet und soll die Digitalisierung der Wirtschaft vorantreiben.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die nicht mehr in Papierform erstellt, versendet und empfangen wird, sondern in einem elektronischen Format. Dies bedeutet, dass die gesamte Abwicklung des Rechnungsprozesses digital erfolgt, von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung. Sie muss darüber hinaus bestimmte Anforderungen erfüllen, um als E-Rechnung zu gelten, z. B. die elektronische Signatur und die Einhaltung des Formats ZUGFeRD oder XRechnung.
Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die nicht mehr in Papierform erstellt, versendet und empfangen wird, sondern in einem elektronischen Format. Dies bedeutet, dass die gesamte Abwicklung des Rechnungsprozesses digital erfolgt, von der Erstellung über den Versand bis hin zur Zahlung. Sie muss darüber hinaus bestimmte Anforderungen erfüllen, um als E-Rechnung zu gelten, z. B. die elektronische Signatur und die Einhaltung des Formats ZUGFeRD oder XRechnung.
Warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Die Einführung der E-Rechnung soll mehrere Vorteile bringen:
Die Einführung der E-Rechnung soll mehrere Vorteile bringen:
- Effizienzsteigerung: Die Verarbeitung von E-Rechnungen ist deutlich effizienter als die von Papierrechnungen.
- Kostenreduzierung: Die Kosten für die Erstellung, den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen sind deutlich geringer als die von Papierrechnungen.
- Verbesserter Informationsfluss: E-Rechnungen können automatisch in die Buchhaltungssysteme der Empfänger importiert werden, was den Informationsfluss und die Zahlungsprozesse optimiert.
- Nachhaltigkeit: Die Einführung der E-Rechnung trägt zur Ressourcenschonung und zum Umweltschutz bei.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Eine E-Rechnung muss bestimmten Vorgaben entsprechen, um automatisch maschinell verarbeitet werden zu können. Statt reinen Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumenten oder eingescannten Papierrechnungen muss das Format strukturiert und in XML vorliegen. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und nicht als "sonstige Rechnung" betrachtet wird.
Eine E-Rechnung muss bestimmten Vorgaben entsprechen, um automatisch maschinell verarbeitet werden zu können. Statt reinen Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumenten oder eingescannten Papierrechnungen muss das Format strukturiert und in XML vorliegen. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und nicht als "sonstige Rechnung" betrachtet wird.
Erlaubte Formate für E-Rechnungen
Die E-Rechnung kann gemäß den europäischen Behördenrechnungsstandards EN16931 in XML-Formaten wie Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) erstellt werden. Alternativ sind auch PDF-Dateien zulässig, sofern sie XML-Daten enthalten, insbesondere das Format Factur-X/ZUGFeRD. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bei hybriden Formaten wie Factur-X/ZUGFeRD die XML-Daten als das eigentliche Rechnungsoriginal betrachtet werden, nicht das PDF.
Die E-Rechnung kann gemäß den europäischen Behördenrechnungsstandards EN16931 in XML-Formaten wie Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) erstellt werden. Alternativ sind auch PDF-Dateien zulässig, sofern sie XML-Daten enthalten, insbesondere das Format Factur-X/ZUGFeRD. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bei hybriden Formaten wie Factur-X/ZUGFeRD die XML-Daten als das eigentliche Rechnungsoriginal betrachtet werden, nicht das PDF.
Wahl des Formats und Empfängeranforderungen
Insbesondere für kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige ist das ZUGFeRD/Factur-X-Format eine gute Möglichkeit, die neuen Pflichten mit minimalem Aufwand umzusetzen. Diese hybride Rechnungsform ermöglicht es Privatkunden, die PDF-Datei mit gängigen PDF-Viewern anzuzeigen und gegebenenfalls über ihre Bankensoftware zu verarbeiten. Ab 2027 wird dies sogar die einzige verbleibende Möglichkeit sein, um beiden Fällen gerecht zu werden.
Insbesondere für kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige ist das ZUGFeRD/Factur-X-Format eine gute Möglichkeit, die neuen Pflichten mit minimalem Aufwand umzusetzen. Diese hybride Rechnungsform ermöglicht es Privatkunden, die PDF-Datei mit gängigen PDF-Viewern anzuzeigen und gegebenenfalls über ihre Bankensoftware zu verarbeiten. Ab 2027 wird dies sogar die einzige verbleibende Möglichkeit sein, um beiden Fällen gerecht zu werden.
Grundsätzlich obliegt es dem Rechnungsersteller, das Format zu wählen, solange der Empfänger in der Lage ist, die möglichen Formate zu lesen und zu verstehen. In einigen Fällen kann der Empfänger jedoch das zu verwendende Format durch entsprechende Vereinbarungen vorgeben. Beispielsweise können öffentliche Auftraggeber weiterhin Rechnungen gemäß dem XRechnungsstandard verlangen (ZUGFeRD bildet ab Versionsnummer 2.1.1 das Profil XRechnung ab).
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen und hat keine Auswirkungen auf Rechnungen an Privatkunden. Auch Rechnungen, die zwischen Unternehmen im In- oder Ausland ausgetauscht werden, sind nicht betroffen. Des Weiteren sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 – 29 von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, zu denen unter anderem Gesundheits- und Sozialleistungen zählen.
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen und hat keine Auswirkungen auf Rechnungen an Privatkunden. Auch Rechnungen, die zwischen Unternehmen im In- oder Ausland ausgetauscht werden, sind nicht betroffen. Des Weiteren sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 – 29 von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, zu denen unter anderem Gesundheits- und Sozialleistungen zählen.
Möglichkeit von Ausnahmen durch Vereinbarungen
Durch eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Rechnungsempfänger und Rechnungssender können auch weiterhin andere strukturierte Formate ausgetauscht werden. Die Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass die Pflichtangaben einer Rechnung gemäß den Vorgaben der EN 16931 aus diesem Format extrahiert werden können. Infolgedessen steht grundsätzlich nichts im Weg, weiterhin EDIFACT-Formate oder Inhouse-Formate zwischen Unternehmen auszutauschen.
Durch eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Rechnungsempfänger und Rechnungssender können auch weiterhin andere strukturierte Formate ausgetauscht werden. Die Voraussetzung hierbei ist jedoch, dass die Pflichtangaben einer Rechnung gemäß den Vorgaben der EN 16931 aus diesem Format extrahiert werden können. Infolgedessen steht grundsätzlich nichts im Weg, weiterhin EDIFACT-Formate oder Inhouse-Formate zwischen Unternehmen auszutauschen.
Checkliste: Einführung der E-Rechnung
Vorbereitung:
Vorbereitung:
- Klären Sie mit Ihren Kunden, ob sie E-Rechnungen akzeptieren.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen.
- Wählen Sie ein Format für Ihre E-Rechnungen, z. B. ZUGFeRD oder XRechnung.
- Definieren Sie den internen Prozess für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
Umsetzung:
- Wählen Sie eine passende Softwarelösung und richten Sie diese ein.
- Prüfen Sie die Kompatibilität der E-Rechnungssoftware mit Ihrem Rechnungswesensystem.
- Führen Sie Testläufe durch, um die reibungslose Funktionsweise sicherzustellen.
Nachbereitung:
- Überwachen Sie die Verarbeitung der E-Rechnungen Ihrer Lieferanten.
- Bewahren Sie die E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen auf.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Prozesse im Zusammenhang mit der E-Rechnung.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 stellt Unternehmen im B2B-Bereich vor neue Anforderungen, bietet jedoch auch zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert eine gründliche Vorbereitung, einschließlich der Klärung von Kundenanforderungen, der Auswahl und Implementierung geeigneter Softwarelösungen und interner Prozesse sowie der Schulung der Mitarbeiter.
Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie auf der folgenden Website:
Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: https://www.e-rechnung-bund.de/
Die Handelskammer Bremen bietet Hierzu verschienede Veranstaltungen an. Als Webinar: E-Invoicing - die elektronische Rechnung kommt zum 1. Januar 2025 - Handelskammer Bremen - IHK für Bremen und Bremerhaven, oder E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft: Alles Wichtige auf einen Blick - Handelskammer Bremen - IHK für Bremen und Bremerhaven. Als Infotag: Infotag 'Moderne Zahlungssysteme: Von der Kasse zur E-Rechnung' - Handelskammer Bremen - IHK für Bremen und Bremerhaven