GmbH und UG können online gegründet werden

Ab dem 1. August 2022 können eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) auch online gegründet werden (Informationen zur Gründung finden Sie unter diesem Link: Gründung einer GmbH). Die Gründung kann ohne persönliches Erscheinen per Online-Meeting mit dem Notar erfolgen, auch vom Ausland aus. Dies gilt ebenfalls für bestimmte notarielle Anmeldungen zum Handelsregister, für die das Online-Verfahren zugelassen wurde.

Das virtuelle Verfahren tritt als zusätzliche Option neben das Präsenzverfahren beim Notar, dieses bleibt unverändert erhalten. Gründer und Gründerinnen können sich zusätzlich für eine gemischte Form entscheiden, beispielsweise kann ein Gesellschafter oder eine Gesellschafterin bei dem Notartermin persönlich vor Ort sein, und die anderen Gesellschafter und Gesellschafterinnen nehmen online teil.

Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) hat die Online-Gründung ermöglicht. Ab dem 01. August 2023 sind ergänzend zu den bisherigen Kapitaleinlagen durch das „Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiREG) auch Online-Gründungen mit ausschließlicher oder teilweiser Sacheinlage möglich.

Um den neuen Online-Service nutzen zu können, muss man sich allerdings zunächst auf dem Portal der Bundesnotarkammer registrieren. Diese betreibt dazu ein Videokommunikationssystem. Damit das funktioniert, braucht der Nutzer einen Internetzugang, einen Laptop oder ein Tablet mit Kamera und Mikrofon sowie ein Smartphone, das mit einer App den Ausweis auslesen kann. Als Ausweis akzeptiert werden dabei folgende Papiere:

ein deutscher elektronischer Personalausweis (Ausstellung ab dem 2. August 2021, da erst nach diesem Termin ausgestellte Dokumente das Auslesen des Lichtbildes ermöglichen)
ein gültiger Reisepass, sofern die Identifizierung mittels des Personalausweises nicht möglich ist
neben deutschen Reisepässen werden grundsätzlich auch ausländische Reisepässe akzeptiert
eine deutsche eID-Karte für EU/EWR-Ausländer
elektronische Identifizierungsmittel anderer Mitgliedstaaten, wenn diese einem hohen Sicherheitsniveau entsprechen
ein elektronischer Aufenthaltstitel für Drittstaatsangehörige (Ausstellung ab dem 2. August 2021, da erst nach diesem Termin ausgestellte Dokumente das Auslesen des Lichtbildes ermöglichen)

Alle Papiere müssen für diese Online-Ausweisfunktion freigeschaltet und die PIN bekannt sein. Die Unterschriften werden durch qualifizierte elektronische Signaturen ersetzt.

Das Online-Verfahren erfasst die notarielle Beurkundung der Satzung und die bei der Gründung gefassten Beschlüsse. Gemischte Beurkundungen sind zulässig. Konkret bedeutet das, dass ein Gesellschafter zum Beispiel beim zuständigen Notar sitzt, während ein anderer Gesellschafter gleichzeitig über das Videokommunikationssystem teilnimmt.

Anmeldungen können virtuell beglaubigt werden

Auch Anmeldungen zum Handelsregister können ab dem 1. August 2022 virtuell beglaubigt werden. Vorerst ist dies jedoch nur für Einzelkaufleute, für die GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, KGaA sowie deren Zweigniederlassungen möglich. Außerdem können das Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften nutzen, die dem Recht eines EU- oder EWR-Staates unterliegen. Der Notar übermittelt die Anmeldungen dann an das zuständige Registergericht.

Abzuwarten bleibt, ob und wann andere Gesellschaftsformen die Digitalisierung nutzen können. Ein Gesetzentwurf vom März dieses Jahres enthält Vorschläge, sämtlichen Rechtsträgern die Möglichkeit der virtuellen Anmeldung zum Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister zu ermöglichen. Auch auf EU-Ebene werden Online-Verfahren zur Gründung weiterer Gesellschaftsrechtsformen diskutiert.

One-Stop-Shop wird ausgebaut

Das DiRUG sorgt außerdem für den Ausbau des Unternehmensregisters als „One-Stop-Shop“ für Unternehmensinformationen sowie für die Abschaffung von Gebühren für die Recherche im Handelsregister und für neue Bekanntmachungsregeln.

Das Unternehmensregister wird so zur zentralen Einreichungsstelle für offenlegungspflichtige Gesellschaften. Bislang müssen die Unterlagen, die im Zuge der Rechnungslegung veröffentlicht werden müssen, elektronisch beim Bundesanzeiger eingereicht und dann dort bekannt gemacht werden. Erst dann wurden sie an das Unternehmensregister übermittelt.

Diese Doppelung fällt also zukünftig weg. Die Unterlagen werden zwar weiterhin beim Bundesanzeiger-Verlag eingereicht, denn der führt nach wie vor das Unternehmensregister. Neu ist aber, dass die Bekanntmachung entfällt, weil die Daten direkt in das Unternehmensregister eingestellt werden. Das ist gebührenpflichtig und erfordert eine Registrierung und Identifizierung beim Unternehmensregister.

Die neuen Regelungen gelten ab dem Geschäftsjahr 2022

Die geänderten Regelungen für die Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen gelten für das nach dem 31. Dezember 2021 begonnene oder beginnende Geschäftsjahr. Die offenlegungspflichtigen Unterlagen können unter https://www.unternehmensregister.de kostenlos aufgerufen werden.

Gebührenfrei wird der Abruf von Daten oder Dokumenten aus dem Handels-, Vereins-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister. Dafür wird den registrierten Unternehmen eine Bereitstellungsgebühr auferlegt, die neben den Gebühren für die Eintragungen im Register anfällt.

Das Portal „www.handelsregisterbekanntmachungen.de“ wird abgeschafft. Eintragungspflichtige Tatsachen gelten künftig als bekannt gemacht, wenn die Eintragung erstmalig über das jeweilige elektronische Register zugänglich gemacht wird. Dies gilt auch für bekanntzumachende Informationen, etwa über die Einreichung der Liste der Aufsichtsratsmitglieder nach § 52 GmbHG. Mit dem Ablauf des Tages der Eintragung oder der Registerbekanntmachung gilt die Eintragung als bekannt.

Das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) sieht unter anderem vor, dass Unternehmen ihre Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte künftig an das Unternehmensregister zur Offenlegung zu übermitteln haben. Die Bundesanzeiger Verlag GmbH bietet über seinen YouTube Kanal Informationsvideos an.