Wie kriegt man die home-worker wieder ins Büro?

Viele Unternehmen versuchen aktuell, wieder mehr Mitarbeitende für die Arbeit vor Ort im Büro zu begeistern. Untersuchungen zeigen, dass es eine zunehmende Besorgnis der Mitarbeitenden über abnehmende soziale Kontakte und kollegiale Beziehungen gibt. Prof. Dr. Simone Kauffeld vom Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig betont: „In den wünschenswerten Zukunftsszenarien wird die Bedeutung von sozialen Begegnungsräumen und Sozialisationsorten hervorgehoben. Betriebe müssen Möglichkeiten schaffen, um den sozialen Austausch im Kollegium zu erleichtern. Diese Funktion kann durch die Neugestaltung von Büros und die Bereitstellung attraktiver Arbeitsumgebungen erreicht werden.“ Dabei helfen auch intelligente Buchungssysteme.

Zunehmend ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten. Wenn die Beschäftigten nicht mehr täglich ins Büro kommen, ergeben sich auch in der Firma neue Möglichkeiten. Nicht mehr jeder muss jetzt über einen eigenen festen Arbeitsplatz verfügen. Mehrere Mitarbeitende teilen sich einen Arbeitsplatz, den sie an unterschiedlichen Tagen nutzen können. Vorteile für die Arbeitgeber sind platz- und kostensparende Varianten und sinkende Energiekosten. Oft bleibt ein ausgeglichener Mix auf der Stelle. Wer die Präsenz von Mitarbeitenden wieder erhöhen will, muss die Bedürfnisse dieser mit Blick auf die Situation zwischen dem Arbeiten im Homeoffice und im Büro im Blick behalten. Denn zu Hause nutzen viele meist nicht ausschließlich den Schreibtisch, sondern intuitiv alles, was zur Aufgabe passt und worauf sie Lust haben. Beim oft auch spontanen Wechsel ins Büro stellt sich die Frage „Welcher Arbeitsplatz, welcher Raum in welcher Etage steht bereit?“ Hier helfen intelligente Buchungssysteme, die per App von zu Hause die Buchung von Arbeitsplätzen, aber auch von Besprechungsräumen aus erlaubt. Schon fast selbstverständlich ist, dass man nur seinen Laptop anschließen und sofort loslegen kann.

Mitarbeitende wollen aktuelle Informationen über die Situation in ihrem Unternehmen

Für Frank Dippel, Geschäftsführer des Braunschweiger Softwareunternehmens Gingco Systems, ist die Aufgabe klar: „Wir müssen es Mitarbeitenden angenehm und leicht machen, die Arbeitswoche zu planen.“ Da hilft die webbasierte Lösung. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin weiß dadurch im Idealfall vorher, welche Kolleginnen und Kollegen oder Führungskräfte auch präsent sind, und welche Büroflächen verfügbar sind. Er kann also einfach von zuhause seinen Arbeitsplatz und Besprechungsräume buchen, Cateringangebote erkennen und festlegen, auf welchem Einstellplatz er beispielsweise sein E-Auto parken und laden kann. Büros entwickeln sich so weg von reinen Arbeitsräumen hin zu sozialen Begegnungsräumen. Dafür können ganz unterschiedliche Bereiche genutzt werden, wie beispielsweise Gemeinschaftsbereiche, Work Cafés, Projekt- und Konferenzzonen, Rückzugsbereiche und Teamflächen. Dabei ist es wichtig, dass Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräfte zum Austausch ebenfalls im Büro sind.

Ohne Buchungssysteme geht es nicht

Zwischenzeitlich gibt es webbasierte Raum-, Arbeitsplatz-, und Fahrzeug-Parkverwaltungs-Software, die schon langjährig erfolgreich in großen und mittelständischen Betrieben im Einsatz ist. Sie erlaubt den Nutzenden eine zeitsparende Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen, Büro-Arbeitsplätzen in Unternehmen aber auch die Buchung von firmeneigenen Fahrzeugen und Firmenparkplätzen. So wird die marktführende Verwaltungssoftware „gingco share“ bereits von mehr als 300 Firmen, teilweise auch global, eingesetzt. „Mitarbeitende und Teams werden damit mobilisiert und gewährleisten zugleich den effizienten Einsatz von Facility Ressourcen unserer Kundschaft“, so Dippel. Dabei sorgt ein Tool für den effizienten Workflow-Support und unterstützt neben der vordergründigen Buchung die dahinterliegenden Dienstleistungsworkflows. Für Unternehmen ergeben sich dadurch umfangreiche Möglichkeiten über Schnittstellen, unter anderem Kostenverrechnung mit SAP, Besuchermanagement mit Zugangskontrollsystemen oder statistische Auswertungen zu Flächenbelegungen sowie Flächenleitsysteme mit Unterstützung von elektronischen Türschildern oder Kiosksystemen.

Autor:
Martin K. Burghartz, geschäftsführender Gesellschafter bita communications gbr

5/2024