„Die E-Rechnung ist jetzt eine Herausforderung, sorgt aber langfristig für deutlich mehr Effizienz“

Betriebe in Deutschland müssen per Gesetz ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Daher sollten sich alle Unternehmen jetzt mit den neuen Vorschriften befassen und ihre Buchhaltung an das System anpassen. Brigitte Neugebauer, Syndikusrechtsanwältin und DIHK-Umsatzsteuerexpertin, gibt im Interview einen Überblick darüber, wie das digitale Format funktioniert und was genau auf die Betriebe zukommt.
Brigitte Neugebauer ist seit 2009 Referatsleiterin für Umsatzsteuer und Verfassungsrecht bei der Deutschen Industrie- und Handelskammer. Die Syndikusrechtsanwältin und Fachanwältin für Steuerrecht begleitet in dieser Funktion Politik, Finanzverwaltung, Unternehmen und IHKs bei der Gestaltung und Anwendung des Umsatzsteuerrechts.
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Frau Neugebauer, was genau ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem vorgegebenen Daten-Format: Sie ist maschinenlesbar – wird also in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und muss die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten direkt im System des Empfängers in seiner Buchhaltungssoftware verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Bislang galten auch PDF-Dateien, die ein Betrieb erstellt und dann per E-Mail verschickt hat, als elektronische Rechnungen. Das ändert sich zum 1. Januar 2025.
Welche Vorteile soll die E-Rechnung bieten?
Die E-Rechnung bietet den Vorteil, dass das Prüfen, Verarbeiten und Begleichen von Rechnungen künftig deutlich zeitsparender wird und Fehler bei der Datenübermittlung vermieden werden können. Zudem stellt das strukturierte Format sicher, dass die digitalen Rechnungsdaten ohne Medienbruch – also ohne manuelle Übertragung, zusätzliche Fehlerquellen einer automatisierten Texterkennungs-Software (auch OCR-Software genannt) oder Verlust von Informationen – weiterverarbeitet werden können.
Welche Software ist für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen notwendig?
Dazu gibt es keine offiziellen Vorgaben seitens der Finanzverwaltung. Die Unternehmen können also selbst ein Programm auswählen – sie müssen sich dabei aber an die europäische Norm EN16931 halten, die den Standard für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen festlegt. Daher ist ein einfaches PDF keine gültige E-Rechnung, da es keine strukturierten Daten enthält, sondern eine Bilddatei ist. Es gibt jedoch hybride Formate wie das ZUGFeRD-Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF/A-3 enthält. Ab Version 2.0.1 beruht das ZUGFeRD-Format auf der EN-Norm und wird von der Finanzverwaltung anerkannt.
Wie erfolgen die Übermittlung und die Speicherung von E-Rechnungen?
Auch für die Übermittlung gibt es kein festgelegtes Verfahren: Die Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, über Apps oder Portale übermittelt werden. Wichtig ist, dass die strukturierten Daten revisionssicher gespeichert werden müssen. Steuerrechtlich müssen Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang sicher und unveränderbar aufbewahrt werden, sodass Änderungen an den Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Dafür reicht es nicht, die Daten auf einer Festplatte oder einem Server abzuspeichern. Es muss ein geschütztes Dokumentenmanagementsystem eingerichtet werden. Der Markt bietet für unterschiedliche Bedürfnisse verschiedene Lösungen zur Archivierung von Rechnungsdaten.
Inwieweit ist die Kompatibilität verschiedener E-Rechnungs-Lösungen gewährleistet?
Die Hersteller neuer Rechnungsstellungsprogramme müssen sich an die EU-Norm halten, die den Standard für die E-Rechnung festlegt. Auf diese Weise wird die Kompatibilität der Softwarelösungen verschiedener Anbieter gesichert. Es gibt technische Unterschiede in den Standards wie ZUGFeRD und XRechnung, die beide der EU-Norm entsprechen und daher von der Finanzverwaltung anerkannt werden. Viele Rechnungsprogramme unterstützen schon heute mehrere Standards.
Welche Möglichkeiten gibt es, E-Rechnungen zu begleichen?
Die Zahlungsweise bleibt flexibel und ist jedem selbst überlassen. E-Rechnungen können sowohl automatisiert als auch manuell, beispielsweise über einen Überweisungsträger bei der Bank oder Online-Banking, beglichen werden.

Durch die automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung spart die Finanzbuchhaltung Zeit, Personal und schließlich auch Kosten.
Welche Herausforderungen bestehen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen?
Eine besondere Herausforderung der Umstellung auf die E-Rechnung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen im ersten Schritt, sich mit dem Thema und den Abläufen zu befassen. Welche Software ist bereits vorhanden? Kann sie angepasst werden? Steht der Wechsel auf eine neue Software an und was wird konkret gebraucht? Einfache Textverarbeitungsprogramme reichen nicht mehr. Auch die Einführung und die Datenpflege braucht Zeit. Langfristig wird den Betrieben aber deutlich mehr Effizienz ermöglicht: Durch die automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung spart die Finanzbuchhaltung Zeit, Personal und schließlich auch Kosten.
Und welche Rolle spielt sie insgesamt in der digitalen Transformation von Unternehmen?
Firmen müssen sich mit den digitalen Grundlagen ihrer Prozesse auseinandersetzen und entscheiden, ob sie ihre bestehenden Systeme ausbauen oder neue Lösungen entwickeln beziehungsweise beauftragen, um interne Abläufe zu optimieren. Die E-Rechnung ist daher ein wichtiger Bestandteil für die digitale Transformation.
Welche Position vertritt die DIHK zur E-Rechnung?
Die DIHK unterstützt die Einführung der E-Rechnung als wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland. Allerdings müssen kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen ausstellen, besonders berücksichtigt werden. Die DIHK sieht daher die Politik in der Pflicht, entsprechende Rahmenbedingungen und Vorgaben zu schaffen, damit diesen niederschwellige, kostengünstige und effiziente Lösungen zur Verfügung stehen.
Wie sieht die zukünftige Entwicklung der E-Rechnung aus?
Europaweit sind einige Staaten wie Italien bei der Einführung der E-Rechnung schon weiter. Die EU-Kommission hat diese Entwicklungen erkannt und einen Richtlinienvorschlag für die Einführung der E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU vorgelegt. Es ist davon auszugehen, dass auf dieser Basis die E-Rechnung bis Ende des Jahrzehnts in allen EU-Mitgliedstaaten verpflichtend wird.
Interview:
Mareike Ruhl und Jonas Schmittel von der DIHK
Die neuen Regelungen zur E-Rechnung treten im Rahmen des Wachstumschancengesetzes in Kraft. Diese gelten für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um in Deutschland ansässige Unternehmen handelt (sogenannte B2B-Umsätze im Inland). Während Betriebe bereits ab dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen müssen, enthält das Gesetz für die Ausstellung elektronischer Rechnungen Übergangsfristen: Ab 1. Januar 2028 müssen Unternehmen aller Größen und Branchen digitale Rechnungen ausstellen – vom DAX-Konzern über den Freiberufler und den Blumenladen um die Ecke bis hin zum Solo-Selbstständigen. Für Betriebe, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800 000 Euro betragen hat, gilt diese Pflicht schon zum 1. Januar 2027. Erforderlich ist die E-Rechnung allerdings ausschließlich für Transaktionen zwischen Unternehmen, nicht aber zwischen Betrieben und Privatpersonen.
7/2024