Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Wegen der besonderen Relevanz, insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen, hat der Deutsche Industrie- und Handelskammertag e.V. (DIHK) ein Infoblatt erarbeitet, in dem die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sowohl bei elektronischen Registrierkassen und PC-Kassensystemen als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah erläutert und mit den entsprechenden Quellenangaben (Links) versehen sind. Das DIHK-Infoblatt „Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen“ finden Sie hier (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 202 KB).

Kassennachrüstung mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung

Grundsätzlich alle elektronischen Registrierkassen und PC-Kassensysteme müssen ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Die IHK-Organisation konnte erreichen, dass Unternehmen durch eine sog. Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020 ausreichend Zeit zur Anschaffung bzw. Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung erhalten. Vor dem Hintergrund der Corona-Krise hat das Niedersächsische Finanzministerium am 10. Juli 2020 aber beschlossen, dass die Finanzverwaltungen den niedersächsischen Unternehmen für die Kassennachrüstung noch bis zum 31. März 2021 Aufschub geben sollen, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, die das Landesamt für Steuern Niedersachsen in einem Informationsschreiben (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 118 KB) veröffentlicht hat. Dazu gehören:
  1. Es muss bis spätestens 31. August 2020 ein Kassenfachhändler, ein Kassenhersteller oder ein anderer Dienstleister im Kassenbereich mit dem fristgerechten Einbau einer tSE beauftragt worden sein und dieser muss schriftlich versichern, dass der Einbau einer tSE bis zum 30. September 2020 nicht möglich ist, und es muss eine verbindliche Aussage vorliegen, bis wann das elektronische Aufzeichnungssystem mit einer tSE ausgestattet sein wird (spätestens bis zum 31. März 2021).
  2. Bei einem geplanten Einsatz einer cloudbasierten tSE müssen Unternehmen spätestens bis zum 31. August 2020 den fristgerechten Einsatz beauftragt haben und durch geeignete Unterlagen dokumentieren können, dass die tSE mangels Verfügbarkeit bis zum 30. September 2020 noch nicht eingesetzt werden konnten. Die Implementierung ist schnellstmöglich, spätestens bis zum 31. März 2021 abzuschließen.
Die vorgenannten Voraussetzungen sind durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist. Sie ist auf Verlangen, z. B. im Rahmen von Nachschauen und Prüfungen vorzulegen. Werden die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt, ist ein gesonderter Antrag nicht erforderlich.
Hinweis: Bauartbedingt nicht aufrüstbare Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und zugleich der Kassenrichtlinie des Bundes entsprechen, dürfen noch bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden. Auch in diesem Fall sollte die schriftliche Bestätigung eines Kassenfachhändlers, eines Kassenherstellers oder eines anderen Dienstleisters im Kassenbereich eingeholt werden, die eine Nichtaufrüstbarkeit des jeweiligen Kassenmodells dokumentieren.

Belegausgabepflicht

Ab dem 1. Januar 2020 gilt bereits eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!

Kassennachschau

2018 wurde schon die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen. Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z. B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.

Mitteilungsverpflichtung

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 28. Juni 2024 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 38 KB) darauf hingewiesen, dass ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(-systeme) zur Verfügung stehen wird.
  • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
  • Das Bundesministerium der Finanzen weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
Stand: 18.07.2024