Unternehmensnachfolge – Vorbereitung für den Notfall
Das Thema Unternehmensnachfolge ist sehr komplex. Insbesondere mittelständische Unternehmen sind in der Regel aber nur auf den üblichen Fall der Übergabe aus Altersgründen vorbereitet. Die wenigsten Unternehmen treffen Vorkehrungen für die Ausnahmefälle. Schwere Krankheiten, der Tod des Betriebsinhabers, des Geschäftsführers oder eines Gesellschafters werden im Rahmen der Zukunftsplanung eines mittelständischen Unternehmens viel zu oft verdrängt. Über eine Notfallvorsorge wird sich kaum Gedanken gemacht. Dabei ist es durchaus möglich, das Unternehmen durch einige praktische Maßnahmen abzusichern und einen etwaigen Schaden zu vermeiden. Ein verantwortungsvoller Unternehmer sollte in jedem Fall einen Notfallplan zur Hand haben.
Die Industrie und Handelskammer Braunschweig empfiehlt in diesem Zusammenhang das „Packen“ eines „Notfall-Koffers“. Hierunter zu verstehen ist ein Ordner, in dem Kopien wichtiger Dokumente, Hinweise zu dem Aufbewahrungsort der Originale und Maßnahmenpläne für den Ernstfall zusammengestellt sind. Vorrangig sollten alle Dinge enthalten sein, die die Handlungsfähigkeit des Betriebes sicherstellen und den geordneten Geschäftsablauf garantieren.
Das „Packen“ des Koffers ist mit einigen Fragen verbunden:
- Wer sollte bzw. ist im Notfall in der Lage die Geschäftsführung kurzfristig zu übernehmen?
- Wie ist die Führungsebene des Unternehmens aufgestellt? Existiert ein Gesellschaftsvertrag? Welche Reglung enthält dieser bezüglich der Geschäftsführung?
- Gibt es ggf. ein Testament oder finden die gesetzlichen Regelungen Anwendung?
- Hat ein/e möglicher Nachfolger/in Zugriff auf alle wichtigen Dokumente?
- Wer kommt an die Schlüssel, die Passwörter, die Codes usw.?
Im Mittelpunkt sollte zunächst die geregelte Stellvertretung stehen. Für den Notfall ist es elementar eine/n kompetente/n Stellvertreter/in bestellt zu haben, der/die in der Lage ist den weiteren Betrieb des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Ein ebenfalls zentraler Bestandteil stellt die Erteilung von wichtigen Vollmachten (zB. Bankvollmachten) dar. Weiterhin sollten im Rahmen des Packens des Koffers wichtige Dokumente bzw. Verträge (Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Kredit- und Darlehensverträge sowie bedeutende Verträge mit Lieferanten und Kunden) eingepackt werden. Darüber hinaus ist es von Vorteil allgemeine Informationen, die den täglichen reibungslosen Betriebsverlauf sicherstellen, wie zum Beispiel den Ablageort von Schüsseln zusammenzustellen.
Vorliegend handelt es sich nur um einige Vorschläge, die als Anregung für die Zukunftssicherung des Unternehmens dienen sollen. Die Vorschläge sind nicht abschließend. Bei einer erstmaligen Zusammenstellung sollte sich ein Unternehmen über die individuellen Bedürfnis Gedanken machen und auch die Zusammenarbeit mit Dritten (Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer usw.) in Betracht ziehen.
Mit der einmaligen Zusammenstellung ist es aber nicht getan. Da sich die persönlichen wie die wirtschaftlichen Verhältnisse ständige ändern, sollte ein Unternehmen die Zusammenstellung der Unterlagen bzw. den Inhalt des Notfallkoffers ständig überprüfen und auf den aktuellen Stand halten.