Zweigniederlassung und Betriebsstätte

Viele Unternehmen wollen expandieren und gründen einen neuen Standort. Dies wirft die Frage auf, wie die neue Niederlassung im Unternehmensgefüge rechtlich organisiert werden kann. Hierzu sind drei unterschiedliche Formen denkbar: Die Gründung einer Tochtergesellschaft, einer selbstständigen Zweigniederlassung oder einer unselbstständigen Betriebsstätte. Dieses Merkblatt soll einen Überblick über die Möglichkeiten einer erweiterten gewerblichen Betätigung und die damit verbundenen Formalitäten verschaffen.

1. Die Gründung einer Tochtergesellschaft

Mit der Gründung einer Tochtergesellschaft wird eine vom Mutterunternehmen rechtlich selbstständige Unternehmenseinheit ins Leben gerufen. Die Rechtsgrundlagen hierfür ergeben sich je nach der gewünschten Rechtsform aus den jeweiligen einschlägigen Gesetzen (für die oHG und die KG das Handelsgesetzbuch - HGB, für die GmbH und UG (haftungsbeschränkt) das GmbH-Gesetz - GmbHG - und für die AG das Aktiengesetz - AktG). Die Tochtergesellschaft firmiert und bilanziert eigenständig; Gründungsvorschriften, Gewerbeanmeldung und Handelsregistereintragung richten sich nach dem jeweiligen deutschen Recht, auch wenn es sich um ausländische Gründer handelt.

2. Die Gründung einer selbstständigen Zweigniederlassung

Nach §§ 13 ff. HGB ist eine Zweigniederlassung eine vom Hauptgeschäft räumlich getrennte Niederlassung, die als zusätzlicher, auf Dauer gedachter Mittelpunkt des Unternehmens geschaffen ist und die in das Handelsregister eingetragen werden muss. Eine Zweigniederlassung kommt für diejenigen Unternehmen in Betracht, deren Hauptniederlassung bereits in das Handelsregister eingetragen ist oder – wenn es sich um ein ausländisches Unternehmen handelt – deren Hauptniederlassung in das Handelsregister einzutragen wäre, wenn das Unternehmen in Deutschland ansässig wäre.
Eine Zweigniederlassung ist keine eigene, vom Unternehmen der Hauptniederlassung getrennte juristische Person. Sie ist rechtlich und organisatorisch Teil des Unternehmens der Hauptniederlassung und insoweit dem Recht der Hauptniederlassung unterworfen. Ist die Zweigniederlassung von einem ausländischen Unternehmen errichtet, so richtet sich ihre innere Verfassung nach dem Gesellschaftsstatut und dem zuständigen ausländischen Recht.
Sie nimmt trotz interner Abhängigkeit von der Hauptniederlassung selbstständig am Geschäftsverkehr teil. Die Zweigniederlassung muss so organisiert sein, dass sie beim Wegfall der Hauptniederlassung fortbestehen könnte. Die Rechtsbeziehungen der Zweigniederlassung mit ihren Kunden unterliegen deutschem Recht. Auch für die rechtliche Behandlung der Zweigniederlassung in Deutschland (insbesondere Eintragung im Handelsregister) ist deutsches Recht anzuwenden.
Die räumliche Trennung von Haupt- und Zweigniederlassung bedeutet nicht, dass diese sich an verschiedenen Orten befinden müssen. So ist es unter gewissen Voraussetzungen denkbar, dass beide im selben Gebäude Geschäftsräume unterhalten.

2.1 Typische Merkmale einer Zweigniederlassung sind:

  • Erledigung sachlich gleicher oder ähnlicher Geschäfte wie in der Hauptniederlassung (nicht nur bloße Hilfs- oder Ausführungsgeschäfte);
  • Gewisse Dauer (also nicht nur die Abwicklung zeitlich befristeter Messegeschäfte);
  • Äußere Einrichtung ähnlich wie bei einer Hauptniederlassung (meistens, aber nicht notwendig: gesonderte Buchführung; eigenes Bankkonto und eigenes Geschäftslokal);
  • Niederlassungsleiter mit wesentlichen Befugnissen und eigener Dispositionsfreiheit

2.2 Errichtung

Die Zweigniederlassung entsteht durch den tatsächlichen Vorgang ihrer Errichtung. Die Eintragung in das Handelsregister hat nur deklaratorische Bedeutung. Der Beschluss über die Errichtung der Zweigniederlassung ist durch die entsprechenden Geschäftsführungsgremien der Hauptniederlassung zu treffen.

2.3 Kapital

Die rechtliche Stellung einer selbstständigen Zweigniederlassung erfordert eine eigene Kapitalausstattung. Ein Mindestkapital ist allerdings nicht erforderlich. Der Betrag der Kapitalausstattung wird auch nicht im Handelsregister eingetragen.

2.4 Innere Verfassung

Der Leiter der Zweigniederlassung vertritt sie nach außen hin selbstständig. Schuldnerin von Verbindlichkeiten ist jedoch immer die natürliche oder juristische Person der Hauptniederlassung. Typischerweise wird dem Leiter der Zweigniederlassung zumindest Handlungsvollmacht oder Prokura, welche außenwirksam auf den Betrieb einer von mehreren Niederlassungen des Geschäftsinhabers beschränkt werden kann, erteilt.

2.5 Firma

Die Firma der Zweigniederlassung kann mit der Firma der Hauptniederlassung übereinstimmen, kann jedoch auch von ihr abweichen, wobei dann ein Hinweis auf die Zweigniederlassung aufgenommen werden sollte (Bsp.: ABC GmbH Zweigniederlassung Braunschweig; XY Dienstleistungen Zweigniederlassung der ABC GmbH). Erforderlich ist ein Zusatz dann, wenn eine Prokura nach § 50 Abs. 3 HGB auf den Betrieb einer Zweigniederlassung mit Wirkung gegenüber Dritten beschränkt werden soll, oder wenn an dem Ort, wo die Zweigniederlassung errichtet wird, bereits eine gleiche eingetragenen Firma besteht.
In dem Unternehmensnamen der Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens muss die Firma der Hauptniederlassung grundsätzlich unverändert (ggf. auch in ausländischer Sprache) einschließlich Rechtsformzusatz erscheinen. Ist nach dem jeweiligen ausländischen Recht die Führung eines Gesellschaftszusatzes nicht erforderlich oder ist dieser Gesellschaftszusatz im Inland nicht geläufig oder unverständlich, dann ist zur Vermeidung möglicher Irrtümer ein klarstellender Zusatz erforderlich. Außerdem kann der Firma der Zweigniederlassung ein Zusatz beigefügt werden (z. B. Zweigniederlassung Goslar).

2.6 Geschäftsbriefangaben

Auf Geschäftsbriefen muss die Zweigniederlassung die vollständige Firma angeben. Weiter ist das Register anzugeben, in dem die Zweigniederlassung eingetragen ist. Daneben sind die weiteren für die jeweilige Rechtsform vorgeschriebenen Pflichtangaben des Hauptsitzes anzugeben. Die zusätzliche Angabe der Hauptniederlassung ist wünschenswert, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Inländische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen müssen bei dem vom Inland ausgehenden Schriftverkehr auf Geschäftsbriefen bestimmte Mindestangaben machen:
  • Register, bei dem die Zweigniederlassung eingetragen ist
  • Registernummer
  • Vollständige ausländische Firma mit Rechtsformzusatz
  • Register der ausländischen Gesellschaft
  • Die nach deutschem Recht für die jeweilige Rechtsform vorgeschrieben Angaben auf Geschäftsbriefen, es sei denn das ausländische Recht schreibt etwas anderes vor.
Auf den Geschäftspapieren von ausländischen juristischen Personen außerhalb der EG oder EWR sind folgende Angaben zu machen: Firmenname, Ort und Staat des satzungsmäßigen Sitz der Gesellschaft, gesetzliche Vertreter (Familienname mit mindestens einem Vornamen).

2.7 Jahresabschluss

Buchführungs- und Bilanzierungspflicht hinsichtlich der Zweigniederlassung unterliegen dem deutschen Recht. Im Zweifel sind die Vorschriften anzuwenden, die für die deutsche Rechtsform gelten, der die Rechtsform des ausländischen Unternehmens am ähnlichsten ist.

2.8 Zweigniederlassung im Prozess

Zwar ist eine Zweigniederlassung kein eigenständiges Rechtssubjekt, allerdings wird gemäß § 21 Zivilprozessordnung (ZPO) ein besonderer Gerichtsstand eröffnet. Ein Kaufmann kann dann am Ort der Zweigniederlassung in Anspruch genommen werden, sofern es sich um eine vermögensrechtliche Streitigkeit handelt und diese im Betrieb der Zweigniederlassung begründet worden sind.

3. Die Gründung einer Betriebsstätte

Eine weitere Möglichkeit der Expansion ist die Errichtung von Betriebsstätten. Der Begriff der Betriebsstätte entstammt dem Gewerberecht und bezeichnet weitere Niederlassungen oder Filialen des Unternehmens, die als Geschäftslokale eingerichtet werden, aber von der Hauptniederlassung abhängig sind. Sie stellen daher unselbstständige Niederlassungen dar, die keine, von der Hauptniederlassung abweichende Firma führen dürfen. Aus rechtlicher Sicht handelt es sich dabei um einen einheitlichen Geschäftsbetrieb an lediglich räumlich getrennten Stellen. Die Rechnungen werden auch im Namen der Zentrale ausgestellt. Es erfolgt keine Eintragung der Betriebsstätte in das Handelsregister. Allerdings muss jede Betriebsstätte beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden. Auf den Geschäftsbriefen der Betriebsstätte müssen daher die Angaben zum Hauptsitz (Firma, Registergericht und Handelsregisternummer) gemacht werden. Zusätzlich kann die Bezeichnung „Betriebsstätte Goslar“ geführt werden. Bei einem nicht im deutschen Handelsregister eingetragenen Hauptsitz sind die Registerangaben für die ausländische Gesellschaft anzugeben.
Im Grad der Selbstständigkeit einer Filiale, den in der Regel das Unternehmen selbst bestimmt, besteht also der wesentliche Unterschied zwischen handelsregisterlicher Zweigniederlassung und Betriebsstätte.

4. Repräsentanz

Vielfach fällt im Zusammenhang mit der Errichtung von Niederlassungen insbesondere ausländischer Unternehmen der Begriff „Repräsentanz“. Diesen Begriff kennt das deutsche Gewerbe- und Handelsrecht nicht. Entweder wird das Büro des betreffenden Unternehmens in Deutschland als Bestandteil der eigenen Organisation selbst gewerblich tätig, dann handelt es sich rechtlich um eine Betriebsstätte. Diese ist gewerberechtlich anzumelden. Oder aber es wird ein Büro eröffnet, das von einem externen und entsprechend beauftragten selbstständigen Gewerbetreibenden (z. B. ein Handelsvertreter) geleitet wird. Eine eigenständige gewerbliche Betätigung des ausländischen Unternehmens erfolgt in diesem Falle in Deutschland nicht.

5. Ausländerrechtliche Erfordernisse

Sollen Tochterunternehmen, Zweigniederlassungen oder Betriebsstätten von ausländischen natürlichen Personen betrieben werden, so ist zu beachten, dass diese – abgesehen von EU-Bürgern – einen Aufenthaltstitel nach dem Ausländergesetz benötigen, der die beabsichtigte Erwerbstätigkeit gestattet.
Dieser Aufenthaltstitel ist unabhängig davon erforderlich, ob die betreffenden Personen langfristig ihren Wohnsitz in der Bundesrepublik nehmen wollen. Die Aufenthaltserlaubnis kann jedoch unter erleichterten Voraussetzungen gewährt werden, wenn Ausländer unter Beibehaltung ihres gewöhnlichen Aufenthalts im Ausland für ausländische Unternehmen nur Besprechungen oder Verhandlungen im Bundesgebiet führen oder wenn sie beispielsweise Anlagen montieren oder warten, vorausgesetzt, der Aufenthalt überschreitet insgesamt nicht drei Monate innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten.
Besitzt ein Ausländer bereits eine Aufenthaltserlaubnis mit der Auflage, dass eine selbstständige Erwerbstätigkeit nicht ausgeübt werden darf, so besteht die Möglichkeit, bei der Ausländerbehörde die Abänderung dieser Auflage zu beantragen.

6. Formalitäten und einzureichende Unterlagen

Die Formalitäten, die mit der betrieblichen Erweiterung eines Unternehmens verbunden sind, betreffend die Gewerbeanmeldung, die Handelsregistereintragung sowie in einigen Fällen notwendige Genehmigungen.

6.1 Für die Gewerbeanmeldung

Jede Niederlassungsform (Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung, Betriebsstätte) muss ihr Gewerbe anzeigen. Die Gewerbeanzeige erfolgt auf einem Formblatt beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde, in der sich die Niederlassung befindet.
Dem Gewerbeamt sind bei einer Gewerbeanzeige folgende Unterlagen vorzulegen:
Ausweisdokumente für die Person des Antragstellers:
  • Identitätsnachweis durch Personalausweis oder Reisepass,
  • Ggf. (privatschriftlicher) Nachweis der Bevollmächtigung zum Handeln für einen Dritten (natürliche oder juristische Personen); bei Geschäftsführer, Vorstand oder Prokurist: Nachweis der Vertretungsmacht durch Handelsregisterauszug des Unternehmens,
  • Ggf. Erlaubnisse (z. B. Handwerkskarte, Maklererlaubnis etc.),
  • Ein ausländischer Staatsangehöriger hat eine Aufenthaltsgenehmigung der zuständigen Ausländerbehörde vorzulegen, welche die Erlaubnis beinhaltet, eine selbstständige Erwerbstätigkeit aufzunehmen.
Nachweise für das Unternehmen:
Ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat die Handelsregistereintragung durch Handelsregisterauszug nachzuweisen. Ein in einem ausländischen Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat ebenfalls die entsprechenden Eintragungsunterlagen vorzulegen. Außerdem ist eine deutsche Übersetzung vorzulegen, in der Regel ist eine Beglaubigung nicht erforderlich. In Zweifelsfällen, wenn z. B. die Anschrift der anmeldenden Person von der des Betriebes abweicht, muss das Bestehen der Betriebsstätte durch Vorlage eines Mietvertrages oder Bestätigung des Vermieters nachgewiesen werden. Bei begründetem Anlass kann die Anforderung eines Führungszeugnisses oder die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nötig sein.
Besondere gewerberechtliche Zulassungsregelungen:
Wird eine Tochtergesellschaft gegründet, so müssen bei erlaubnispflichtigen oder handwerklichen Tätigkeiten für die Gesellschafter bzw. bei Kapitalgesellschaften für die vertretungsberechtigten Personen die entsprechenden gewerberechtlichen Voraussetzungen erfüllt sein wie bei der Muttergesellschaft.
Bei dem Betrieb von Zweigniederlassungen oder Betriebsstätten müssen in diesem Bereich gleichfalls eine Reihe besonderer Vorschriften beachtet werden:
  • Die Zweigniederlassung eines handwerklichen Betriebes braucht einen eigenen in die Handwerksrolle eingetragenen Meister als Vertreter oder fachtechnischen Betriebsleiter, wenn das Unternehmen mehr als 100 Kilometer von der Hauptniederlassung entfernt ist.
  • Bei den erlaubnispflichtigen Tätigkeiten der Makler, Bauträger u. a. wird die Erlaubnis dem Gewerbetreibenden, d. h. dem Inhaber der Hauptniederlassung, erteilt. Diese Erlaubnis wird versagt oder widerrufen, wenn der Antragsteller selbst, aber auch, wenn die mit der Leitung einer Zweigniederlassung beauftragte Person nicht die für den Gewerbebetrieb erforderliche Zuverlässigkeit besitzt.
  • Besondere Erlaubnisvoraussetzungen für die Betriebsstätte oder Zweigniederlassung bestehen auch dann, wenn die Erteilung der Erlaubnis neben persönlichen Voraussetzungen an die Beschaffenheit der Räume geknüpft ist (z. B. Gaststätten, Spielhallenbetriebe). Hier sind eigenständige Erlaubnisse für die Zweigniederlassung oder Betriebsstätte erforderlich.
Für bestimmte Gewerbe sind zwar keine Erlaubnisse erforderlich, es gelten jedoch Berufsausübungsregeln wie z. B.:
  • Sachkundenachweis beim Handel mit Giften und Pflanzenschutzmitteln sowie dem Einzelhandel mit frei verkäuflichen Arzneimitteln
  • Gesundheitspass beim Handel mit bestimmten Lebensmitteln

6.2 Für die Handelsregisteranmeldung

Tochtergesellschaften und selbstständige Zweigniederlassungen sind zusätzlich zur Gewerbeanmeldung ins Handelsregister einzutragen.
6.2.1 Tochterunternehmen
Selbstständige Tochterunternehmen müssen beim Handelsregister (Amtsgericht) am Ort der Niederlassung angemeldet werden. Die Anmeldung wird von einem Notar angefertigt, beglaubigt und zum Handelsregister elektronisch eingereicht.
6.2.2 Anmeldung einer Zweigniederlassung einer inländischen Gesellschaft
Die Zweigniederlassung wird beim Registergericht des Hauptsitzes angemeldet. Die Anmeldung wird von einem Notar angefertigt, beglaubigt und zum Handelsregister elektronisch eingereicht. Zuständig für die Anmeldung sind:
  • Beim Einzelkaufmann dieser selbst oder der Prokurist mit einer öffentlich beglaubigten Vollmacht,
  • Bei den Personengesellschaften die vertretungsberechtigten Gesellschafter bzw. der Prokurist mit Vollmacht,
  • Bei der GmbH die Geschäftsführer (der Prokurist ist ausdrücklich ausgeschlossen),
  • Bei der Aktiengesellschaft die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder.
Bei einer GmbH sind eine beglaubigte Abschrift des Gesellschaftsvertrages und eine Gesellschafterliste einzureichen. Bei der Aktiengesellschaft muss eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Satzung in der zur Zeit der Anmeldung gültigen Fassung eingereicht werden.
Für den Fall, dass eine erschienene Person nicht im eigenen Namen sondern für eine andere Person handelt, ist eine schriftliche Vollmacht in notariell beglaubigter Form erforderlich. Falls die Unterschrift unter einer Vollmacht von einem ausländischen Notar beglaubigt wird, ist je nach Herkunftsland die Legalisation (oder Apostille) erforderlich.
Das Handelsregistergericht prüft, ob sich die gewählte Firma der Zweigniederlassung von den bereits ansässigen Firmen hinreichend unterscheidet und ob die typischen Merkmale einer Zweigniederlassung gegeben sind.
6.2.3 Anmeldung der Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft
Die Anmeldung erfolgt durch den Niederlassungsleiter bei dem Gericht, in dessen Bezirk die Zweigniederlassung errichtet werden soll. Es gelten ähnliche Vorschriften wie bei der Gründung einer Zweigniederlassung durch deutsche Unternehmen, teilweise sind sie weitergehend, weil diese Zweigniederlassungen ähnlich wie inländische Hauptniederlassungen zu behandeln sind. Das bedeutet im Einzelnen:
  • Das Registergericht überprüft die Anmeldungsunterlagen in vollem Umfang, nicht nur hinsichtlich der gewählten Firmierung.
  • Der Leiter der Zweigniederlassung ist für alle registerrechtlichen Angelegenheiten voll verantwortlich.
  • Die Firmierung richtet sich nach den deutschen Rechtsvorschriften.
Folgende Angaben sind erforderlich:
Zur Muttergesellschaft:
  • Register, bei dem die Gesellschaft geführt wird, sofern nach dem Recht des Staates, dem die Gesellschaft unterliegt, eine Eintragung vorgesehen ist,
  • Rechtsform der Gesellschaft,
  • Wenn die Gesellschaft nicht dem Recht eines Mitgliedstaates der Europäischen Gemeinschaft oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum unterliegt, das Recht des Staates, dem die Gesellschaft unterliegt,
  • Firma und der Sitz der Gesellschaft,
  • Gegenstand des Unternehmens,
  • Tag des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages,
  • Personen der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes sowie deren Befugnisse,
  • Höhe des Stammkapitals/Grundkapitals,
  • Eventuelle Befristung der Gesellschaft.
Zur Zweigniederlassung:
  • Anschrift und der Gegenstand der Zweigniederlassung,
  • Höhe des Geschäftskapitals,
  • Tag des Errichtungsbeschlusses,
  • Personen der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes, welche die Gesellschaft in der Zweigniederlassung gerichtlich und außergerichtlich vertreten dürfen und der Umfang ihrer Vertretungsmacht,
  • Eventuelle Befristung der Zweigniederlassung.
Anlagen:
  • Nachweis über das Bestehen der Muttergesellschaft, z. B. durch einen Handelsregisterauszug des Heimatregisters in öffentlich beglaubigter Form nebst deutscher Übersetzung,
  • Öffentlich beglaubigte und übersetzte Kopie des Gesellschaftsvertrages,
  • Soweit deutsches Recht eine Genehmigung für den Betrieb bzw. den Gegenstand der Gesellschaft vorsieht, ist ein Nachweis über das Vorliegen der Genehmigung beizufügen,
  • Ggf. Nachweis der Bevollmächtigung zum Handeln für einen Dritten (natürliche oder juristische Personen) in öffentlich beglaubigter Form nebst deutscher Übersetzung; bei Geschäftsführer, Vorstand oder Prokurist genügt der Handelsregisterauszug zum Nachweis der Vertretungsmacht.
Wenn ein ausländisches Unternehmen in Deutschland mehrere Zweigniederlassungen gründen will, so kann ein Handelsregister als Hauptregister ausgewählt werden. Alle oben genannten Unterlagen brauchen nur diesem Handelsregister vorgelegt werden. Ob die selbstständige Zweigniederlassung der ausländischen Gesellschaft ins Handelsregister A oder B eingetragen wird, hängt davon ab, mit welcher Rechtsform die ausländische Gesellschaft vergleichbar ist.

7. Steuerrechtliche Erfordernisse

Betreibt ein ausländisches Unternehmen in Deutschland eine Niederlassung (Geschäftsstelle, Fabrikationsstätte o. ä.), so müssen deren Gewinne in Deutschland versteuert werden. Die Steuern, die dabei anfallen, hängen von der Rechtsform des Unternehmens ab. Sie entsprechen den Steuern, die ein Unternehmen mit der entsprechenden deutschen Rechtsform zahlen müsste.
Der Gewinn der Niederlassung, der in Deutschland versteuert wird, ist in dem anderen Staat entweder von der Besteuerung ausgenommen oder er unterliegt dort der Besteuerung, wobei in diesem Fall der in Deutschland gezahlte Steuerbetrag auf die entsprechende Steuer des anderen Staates angerechnet wird. Einzelheiten ergeben sich aus dem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (DBA), das Deutschland mit dem anderen Staat geschlossen hat.
Es fallen insbesondere Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag, Lohnsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer an.
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Stand: August 2018