Visa-Einladungen

Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

Benötigt ein Geschäftspartner für einen geschäftlichen Termin in Deutschland ein Visum, verlangen deutsche Botschaften im Ausland häufig eine schriftliche Einladung des deutschen Unternehmens.
Bei solchen Einladungsschreiben sollten Sie einige formale Regeln beachteten, um damit Verzögerungen und Schwierigkeiten bei der Visaerteilung zu minimieren.
Ein Einladungsschreiben sollte auf offiziellem Firmenbogen gedruckt werden und die folgenden Angaben enthalten:
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um einen Geschäftspartner handelt
  • Möglichst genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Name des Mitarbeiters des Unternehmens, für den das Visum für eine Dienstreise nach Deutschland ausgestellt werden soll
  • Geburtsdatum und Passnummer der eingeladenen Person
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis auf die §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende Kosten, Versicherung etc. von dem deutschen Unternehmen getragen werden.
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
Auf diesem Einladungsschreiben bestätigt die IHK die IHK-Zugehörigkeit. Dies ist für die deutsche Botschaft der Nachweis dafür, dass die Firma, die sich unter Umständen zur Übernahme von Kosten verpflichtet hat, wirklich existiert.
Die Konsular-Abteilungen vieler deutscher Botschaften im Ausland haben umfangreiche Visa-Merkblätter auf ihren Internetseiten eingestellt. Wir empfehlen, die dort genannten Visa-Voraussetzungen genau zu erfüllen.
Der Antragsteller muss unter anderem nachweisen, dass sein Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland finanziell abgesichert ist. Ist die Finanzierung für Reise und Aufenthalt nicht vom Reisenden selbst gewährleistet, kann sich der Gastgeber verpflichten, für alle entstehenden Kosten einschließlich der Kosten für eventuelle Krankenbehandlungen und Rückführung in das Heimatland aufzukommen.
Grundsätzlich müssen Sie diese Erklärung auf einem bundeseinheitlichen Vordruck abgeben. Diese förmlichen Verpflichtungserklärung nach §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz geben Sie bei der für Ihren Wohnort zuständigen Ausländerbehörde ab. Diese gibt auch weitere Auskünfte zum Verfahren.
Einen schnellen Überblick, welches Visum zu welchen Zwecken beantragt werden kann, bietet der Visa-Navigator des Auswärtigen Amts auf Deutsch und Englisch.
Diese Informationen gelten nur für Geschäftsvisa. Für private Besuche sind allein die Ausländerämter zuständig, auch wenn es sich um den privaten Besuch eines Geschäftspartners handelt. In diesem Fall entfällt die Mitwirkung der IHK.

Visa-Anträge für die Entsendung deutscher Mitarbeiter ins Ausland

Geschäftsreisen in Mitgliedstaaten der EU und auch in einige Drittländer sind für deutsche Staatsangehörige problemlos möglich. Manche Staaten fordern aber selbst bei Kurzaufenthalten die Vorlage eines Visums.
Für die Beantragung eines Visums bei entsprechenden Botschaften und Konsulaten müssen Sie vorab einige Formalitäten beachten. Bitte informieren Sie sich rechtzeitig vor der Abreise beim Auswärtigen Amt. Sie vermeiden so unnötige Wartezeiten an der Grenze oder gar die Verweigerung der Einreise.
Einzelheiten zum Visaverfahren lassen sich bei der jeweiligen ausländischen Botschaft erfragen. Eine Übersicht hat das Auswärtige Amt auf seiner Webseite zusammengestellt.
In einigen Fällen wird zudem ein von der zuständigen IHK bescheinigtes Entsendungsschreiben verlangt. Darin muss das Unternehmen zusichern, alle Kosten für die Reise zu übernehmen. Dieses Entsendungsschreiben sollte auf offiziellem Firmenbogen gedruckt werden und die folgenden Angaben enthalten:
  • Schreiben auf Firmenbriefbogen (mit genauer Firmierung und Anschrift)
  • Adressierung an die Botschaft des Ziellandes in der Bundesrepublik Deutschland
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Mitarbeiters, der ins Ausland reisen soll (vollständiger Name, empfehlenswert ist die Angabe von Geburtsdatum und Passnummer)
  • Name des Geschäftspartners im Zielland
  • Reisezweck (Messe, Montage, Geschäftsreise oder Ähnliches)
  • Dauer des Besuchs mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Kostenübernahmeerklärung durch das entsendende deutsche Unternehmen
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers oder eines hierfür berechtigten Mitarbeiters
Auf diesem Schreiben bestätigt die IHK die IHK-Zugehörigkeit.

Muster zum Download

Gebühren

Unternehmen mit Sitz im Kammerbezirk der IHK Braunschweig erhalten bei Vorlage von zwei original unterschriebenen Exemplaren des Einladungs- oder Entsendungsschreibens eine Bescheinigung der IHK-Zugehörigkeit mit Dienstsiegel. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine Unterschriftshinterlegung bzw. eine Personalausweiskopie des unterschreibenden Geschäftsführers oder -inhabers notwendig ist. Für die Bescheinigung der IHK-Zugehörigkeit erheben wir eine Gebühr in Höhe von 8,00 Euro.