Anforderungen an Kassensysteme
Die „händische“ Kasse befindet sich mittlerweile nur noch sehr eingeschränkt im Einsatz. Weit verbreitet sind die elektronischen Registrierkassen, an denen durch unzulässige Software und nachträgliche Storno-Buchungen Manipulationen möglich sind, durch die die Steuerschuld illegal vermindert werden kann. Unternehmen mit Bargeldverkehr müssen die Umsätze aber vollständig und nachvollziehbar dokumentieren und nachweisen können. Alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme im Einsatz haben, sollen daher verpflichtet werden, diese entsprechend umzurüsten oder neue Systeme anzuschaffen. Dies betrifft vor allem Einzelhändler, aber auch Gastronomen, Kantinenbetreiber oder Taxi- und Busunternehmen.
Was die Finanzverwaltung von den Kassennutzern erwartet und welche Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften gefordert werden, hat die Finanzverwaltung bereits mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26. November 2010 klargestellt. An den dort niedergelegten Aussagen hat sich auch durch die am 14. November 2014 veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ des Finanzministeriums nichts geändert. Diese GoBD wurden zwischen den Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, und den steuerberatenden Berufen abgestimmt und umfassen praxisgerecht die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung. Danach müssen elektronische Registrierkassen unter anderem alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig und unveränderbar zehn Jahre lang speichern. Ausschließlich Rechnungsendsummen aufzuzeichnen ist unzulässig. Daher müssen diese Daten unveränderbar extern und maschinell auswertbar gespeichert werden. Dabei sind auch Einsatzorte und Einsatzzeiträume einer Kasse zu protokollieren.
Zudem sollen elektronische Registrierkassen nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 13. Juli 2016 künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Der Entwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Die Sicherheitseinrichtung soll verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 eingesetzt werden.
Unternehmen, die bereits eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben und diese bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, soll eine längere Umsetzungsfrist, voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2022, eingeräumt werden. Eine Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht ist allerdings nicht vorgesehen, da dies aus Sicht des Bundesministeriums der Finanzen unverhältnismäßig wäre. Dies gälte insbesondere bei Wochenmärkten, Volks- oder Gemeindefesten oder beispielsweise bei Hofläden.
Zudem schriebt das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ("Kassengesetz") vom 22. Dezember 2016 die Pflicht zur Ausgabe von Belegen ab 1. Januar 2020 (Belegausgabepflicht) vor. Der Beleg muss dann elektronisch ausgestellt oder in Papierform ausgegeben werden.
Ergänzend zu den vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle kann mit einer sogenannten Kassen-Nachschau seit 1. Januar 2018 die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems gemäß § 146b Abgabenordnung ohne vorherige Ankündigung geprüft werden.
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