Ab 2025 - die elektronische Rechnung

Die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) ist im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission geplant, wobei dieses System aus den Daten der eRechnungen gespeist werden soll. Zur Vorbereitung auf dieses Meldesystem wurde zunächst die Einführung der eRechnung beschlossen. 

Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Begriffsdefinitionen in Kraft, die eine Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen (auch bekannt als eRechnungen) und sonstigen Rechnungen vorsehen. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) wird definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.

Das strukturierte elektronische Format muss den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Beispiele für Formate, die diesen Anforderungen genügen, sind die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen Verwendung findet, sowie das hybride ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt. 

Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.

Demnach ist eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung definiert!

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung betrifft ausschließlich Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab dem Jahr 2028 sind auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) verpflichtet, eRechnungen (B2B) auszustellen. Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen eRechnungen im B2B-Geschäftsverkehr empfangen und verarbeiten können (wenn keine vorherige Zustimmung erfolgt ist). Es besteht auch ab diesem Datum eine grundlegende Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Für Rechnungsaussteller gibt es jedoch Übergangsregelungen von 2025 bis 2027 aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes.