Merkblatt

Verfahrensrecht

Aktuelles

Das Bundesfinanzministerium hat einen Frage-Antwort-Katalog zum sog Kassengesetz veröffentlicht.
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. Kassengesetz) wurde der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz der Kassenaufzeichnungen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2020 eingeführt.
Informationspapier der Verbände: Mit Blick auf die erforderliche Aufrüstung von elektronischen Kassen(systemen) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) haben die Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft ein gemeinsames Informationspapier (s. unter Weitere Informationen) für Unternehmen erstellt.
Das BMF hat am 28. November 2019 das GoBD-Schreiben veröffentlicht und lösen damit die bisher geltenden GoBD in der Fassung vom 14.11.2014 ab. Im Rahmen einer Außenprüfung muss das geprüfte Unternehmen auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereit stellen. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen – insb. kleineren und mittleren Unternehmen – erhebliche Probleme bereiten kann, werden sog. Er­gän­zen­de In­for­ma­tio­nen zur Da­ten­trä­ger­über­las­sung vom BMF als Hilfestellung bereitgestellt.

Informationen zu Aufbewahrungsfristen

Das Handelsgesetzbuch verpflichtet alle Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen die Aufbewahrungsvorschriften und -fristen nach der Abgabenordnung zu beachten.

Kassenprüfung und Kassenführung im Fokus der digitalen Betriebsprüfung

Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen bzw. Kassensystemen wurden mit dem sog. Kassengesetz verpflichtet, diese ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszurüsten. Da bis vor kurzem keine zertifizierten Sicherheitslösungen am Markt erhältlich und erst im November 2019 die ersten – vorläufig zertifizierten – tSEs für die geschätzt 2,1 Millionen Kassen in Deutschland Verfügbar waren, haben seit dem Frühjahr 2019 der DIHK gemeinsam mit den Spitzenverbänden der Wirtschaft mehrfach gegenüber Politik, dem BMF und den Finanzverwaltungen der Länder eine Verschiebung des Anwendungszeitraums angemahnt. Das Bundesministerium der Finanzen hat am 7. November 2019 die am 26. September 2019 auf der Bund-Länder-Referatsleitersitzung beschlossene Nichtbeanstandungsregelung hinsichtlich der Implementierung von technischen Sicherheitseinrichtungen bei elektronischen Kassen(systemen) auf seiner Website veröffentlicht. Die Regelung beinhaltet folgende Punkte:
  • Es wird seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn elektronischen Aufzeichnungssysteme i.S.v. § 146a AO längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
  • Jedoch sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO bleibt hiervon unberührt.
  • Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K – findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.
  • Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO (Meldepflicht) ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Dieser Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.
Hinweis: Unternehmen bekommen nunmehr ausreichend Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Jedoch dürfen die Maßnahmen nicht auf die lange Bank geschoben werden, vielmehr sollten die Betriebe rasch auf ihre Kassenhersteller zugehen, um gemeinsam passgenaue Sicherheitslösungen finden. Näheres erläutert der Anwendungserlass zu § 146a AO
Ende 2016 ist das sog. „Kassenmanipulationsschutzgesetz“ in Kraft getreten. Dieses sieht weitergehende Verschärfungen beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen , wie z. B. der Einbau von Sicherheitsmodulen, eine zwingende Belegausgabepflicht und eine unangekündigte Kassennachschau im Geschäftslokal ab 2020 bzw. 2018 vor.
Das Gesetz sieht u. a. folgende Regelungen vor:
  • Einzelaufzeichnungspflicht: In § 146 Abs. 1 S. 3 AO wird nunmehr eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben festgeschrieben, sofern es sich nicht um einen Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung handelt. Damit wird dem Diktum des BFH (Urteil vom 12.05.1966) Rechnung getragen. Allerdings stellt § 146 Abs. 1 S. 4 AO klar, dass diese Ausnahme nicht bei der Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, sondern ausschließlich bei offenen Ladenkassen zur Anwendung kommt.
  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung: Gem. § 146a Abs. 1 S. 2 AO sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle zusammen.
  • Belegausgabepflicht: Der neugefasste § 146a Absatz 2 AO sieht die verpflichtende Belegausgabe in denjenigen Fällen vor, in denen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden. Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sieht § 146a Absatz 2 Satz 2 AO die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht gem. § 148 AO auf Antrag vor, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.
  • Mitteilung an die Finanzverwaltung: Gem. § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitzuteilen. Hierdurch soll der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen und bei der Prüfungsvorbereitung ermöglicht werden.
  • Kassen-Nachschau: Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gem. § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sog. Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle resp. Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
  • Ordnungswidrigkeit: Wird ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet , kann dieses gem. § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO mit einer Geldbuße bis zu EUR 25.000 als Gefährdungstatbestand geahndet werden. Hinweis: Sollten durch den Nicht-Einsatz eines zertifizierten Auszeichnungssystems sogar Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind § 370 (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.
  • Anwendungszeitraum: Die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ist ab dem 1.1.2020 erforderlich, wobei bis zum 31.1.2020 die entsprechende Mitteilung an die Finanzverwaltung abzugeben ist (s. oben). Die Vorschriften zur Kassen-Nachschau gelten jedoch schon ab dem 1.1.2018 anzuwenden, wobei eine Datenübermittlung bzw. die Zurverfügungstellung auf einem auswertbaren Datenträger erst ab 1.1.2020 erforderlich ist. Registrierkassen, die nach dem 25.10.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft werden/wurden und der sog. Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom 26.11.2010) entsprechen, dürfen bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden, auch wenn diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können (Vertrauensschutzregelung).
Der Deutsche Bundestag hat am 1. Juni 2017 die Kassensicherungsverordnung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 647 KB) (KassenSichV) des BMF angenommen.

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden derzeit häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen durch „Zapper“-Software aufgedeckt haben, stehen zudem Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen (Stichwort: „INSIKA“) im Raum. Inwieweit Kassen dafür hardware-mäßig nachgerüstet werden müssen, ist noch offen. Das Bundesministerium der Finanzen und die Bundesländer diskutieren in diesem Zusammenhang über verschiedene technologieoffene Lösungen.
Ende 2016 ist die Übergangsfrist zur Nachrüstung von elektronischen Kassen abgelaufen. Seit 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen spätestens bis Jahresende auf den geforderten technischen Stand aktualisiert werden.
Daher ist es wichtig, bereits heute zu handeln: Setzen Sie sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinander und gestalten Sie Ihr Kassensystem prüfungs- und zukunftssicher. Hilfestellung können Ihr Steuerberater und die Kassenhersteller geben.
Folgende Tipps helfen, Fehler zu vermeiden:
1. Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches
Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem.
§§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche gem. § 146 Abs. 1 S. 2 AO auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Buchführungspflichtig sind gem. § 141 Abs. 1 AO Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als EUR 60.000.
Einnahmen-Überschuss-Ermittler: Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gem.
§ 22 UStG eine Einzelaufzeichnung, die gem. § 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen diese Unternehmen (sog. Einnahmen-Überschuss-Ermittler) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.
2. Regeln und Formen der Kassenführung
Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden.
Offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt und deshalb auch „Schubladenkasse“ genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss!) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen
Bei Bareinnahmen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht. Da sich diese jedoch „im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf ggf. im kleinen Einzelhandel verzichtet werden.
Registrier- bzw. PC-Kassen
Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in einem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 [ BMF Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ] festgelegt.
Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler.
Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig 10 Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.
Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen i. S. von § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn Warenverkäufe mit Hilfe eines modernen PC-Kassensystems erfasst werden. Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener/ Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend!
Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen.
Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, d. h. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt u. U. auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.
Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.
3. Folgen fehlerhafter Kassenführung
Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, d. h. ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu i. d. R. nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern.
  • Kassenbericht/Kassenbuch: Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen.
  • Kassensturzfähigkeit: Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
  • Z-Bons: Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retour-buchungen, Entnahmen, Zahlungsart.
  • Aufbewahrung der Rechnungen: Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig, sofern es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV (< EUR 250 inkl. USt) handelt.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.
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