Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmerregelung

Wer ist Kleinunternehmer?

Rechtslage ab 1.1.2025 zur Neuregelung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) werden die neuen Vorgaben des EU-Rechts zur Kleinunternehmerregelung in deutsches Recht umgesetzt. Dazu wird § 19 UStG geändert und ein neuer § 19a UStG eingefügt.
Inländische Umsätze von inländischen Kleinunternehmern sind zukünftig steuerfrei. Die Umsatzgrenzen werden von 22.000 EUR (Vorjahr) und 50.000 EUR (laufendes Kalenderjahr) auf 25.000 EUR und 100.000 EUR angehoben, sind zukünftig Nettogrenzen und mit Überschreiten der 100.000 EUR-Grenze ist ein unterjähriger Wegfall des Kleinunternehmerstatus verbunden. Neu ist auch der verpflichtende Hinweis auf Steuerbefreiung des § 19 UStG, § 34a Nr. 5 UStDV.
Zum 1. Januar 2025 ändern sich die EU-Vorgaben der Kleinunternehmerregelung: Künftig können Kleinunternehmer unter bestimmten Voraussetzungen für im EU-Ausland steuerbare Umsätze die nationalen Kleinunternehmerregelungen der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten nutzen. Die EU-Kommission hat in diesem Zusammenhang ein KMU-Webportal eingerichtet, auf dem u. a. so genannte Explanatory Notes (Erläuterungen) zur Anwendung der neuen Vorgaben zu finden sind. Es wird eine EU-Kleinunternehmerregelung eingeführt, wenn der EU-weite Jahresumsatz, im Vorjahr 100.000 EUR nicht überschritten hat und im laufenden Kalender nicht überschreitet („doppelte 100.000-EUR-Grenze“) und der Unternehmer eine insoweit gültige KU-IdNr. des Ansässigkeitsstaats besitzt; neu ist auch die Einführung eines besonderen elektronischen Meldeverfahren für EU-Kleinunternehmer beim BZSt.
Das KMU-Webportal kann unter folgendem Link aufgerufen werden: https://sme-vat-rules.ec.europa.eu
Rechtslage bis 31.12.2024:
Kleinunternehmer ist, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen (Gesamt-) Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht über 22.000 Euro (Rechtslage bis 31.12.2019: 17.500 Euro) hatte und
  • im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz nicht über 50.000 € hat.
Mit Wirkung vom 1. Januar 2020 wurde durch das BEGIII die umsatzsteuerliche Kleinunternehmergrenze von 17.500 auf 22.000 Euro Vorjahresumsatz angehoben (§ 19 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Beginnt ein Unternehmer seinen Betrieb während des Jahres, muss der voraussichtliche Umsatz auf einen Jahresgesamtumsatz hochgerechnet werden. Da in diesem Fall kein Vorjahresumsatz vorhanden ist, gilt als Umsatzschwelle 22.000 Euro (Rechtslage bis 31.12.2019: 17.500 Euro) für das Jahr des Geschäftsbeginns.
Beispiel: Ein Existenzgründer hat am 01.02.2019 sein Unternehmen gegründet und einen Umsatz von 14.000 Euro im Jahr 2019 erzielt. Damit hat er 15.272 Euro für das Kalenderjahr 2019 (umgerechnet auf 12 Monate) erzielt und liegt damit unter den 22.000 Euro (17.500 Euro). Im Jahr 2020 erzielt er einen Umsatz von 32.000 Euro, also nicht über 50.000 Euro. Im Jahr 2021 erzielt er einen Umsatz von 38.000 Euro. Damit liegt er zwar unter der Grenze von 50.000 Euro, aber er hat bereits im Vorjahr (2020) die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten und ist damit umsatzsteuerpflichtig.
Bei der Grenze von 50.000 € kommt es darauf an, ob der Unternehmer diese Bemessungsgröße voraussichtlich nicht überschreiten wird. Ist danach ein voraussichtlicher Umsatz von nicht mehr als 50.000 € zu erwarten, ist dieser Betrag auch dann maßgebend, wenn der tatsächliche Umsatz des Kalenderjahres die Grenze von 50.000 € überschreitet. Der Unternehmer hat dem Finanzamt auf Verlagen die Verhältnisse darzulegen, aus denen sich ergibt, wie hoch der Umsatz des laufenden Kalenderjahres voraussichtlich sein wird. Für Kleinunternehmer gilt eine vereinfachte Aufzeichnungspflicht. Es sind nur die Einnahmen für die ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie für den Eigenverbrauch aufzuzeichnen.
Überschreitet der Unternehmer, der kein Existenzgründer ist, während des Kalenderjahres die Kleinunternehmergrenze von 22.000 Euro, so kann die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht mehr angewendet werden. Die Regelbesteuerung findet vielmehr Anwendung. Ein Unternehmer verliert seinen Kleinunternehmerstatus auch dann, wenn er nur einmalig über der Umsatzgrenze lag. Das gilt auch dann, wenn zu Beginn des Jahres feststeht, dass der Jahresumsatz wieder unter die Grenze von 22.000 Euro fällt.
Ein Existenzgründer, der im Kalenderjahr 01 die Kleinunternehmergrenze von 22.000 Euro nicht überschreitet und im Kalenderjahr 02 die Umsatzsteuergrenze von 50.000 Euro nicht überschreitet, aber im Kalenderjahr 02 die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschreitet, muss im darauf folgenden Kalenderjahr 03 die Regelbesteuerung anwenden.

Rechtsfolgen für den Kleinunternehmer

Die Umsätze eines Kleinunternehmers unterliegen keiner Umsatzsteuer. Der Kleinunternehmer darf daher
  • keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen
  • seinen Abnehmern keine Vorsteuer vermitteln
  • Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wurde (z. B. von einem Verkäufer auf die gelieferte Ware), nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhalten.
Im Ergebnis werden damit Kleinunternehmer wie Privatpersonen behandelt.
Hinweis: Stellt ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer in Rechnung, so schuldet er diese Steuer und muss sie an das Finanzamt abführen. Die Steuer kann jedoch auf Antrag berichtigt werden, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, d. h. die erstatteten Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückgezahlt wurden.
Fazit: Die Befreiung von der Umsatzsteuer ist ein Vorteil, weil der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich gehalten wird und ein Umsatzsteuerverfahren mit dem Finanzamt entfällt. Diesem Vorteil steht jedoch als Nachteil gegenüber, dass der Kleinunternehmer die ihm selbst berechnete und von ihm gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer erstattet erhält.
Die Steuer für die Einfuhr von Gegenständen aus Drittländern und für den innergemeinschaftlichen Erwerb aus EU-Ländern hat der Kleinunternehmer hingegen abzuführen.

Verzicht auf den Status als Kleinunternehmer (Optionsmöglichkeit)

Der Unternehmer kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung auf Antrag gegenüber dem Finanzamt verzichten und sich wie ein „normaler“ Unternehmer besteuern lassen (Option). Die Erklärung ist ohne besondere Form gegenüber dem Finanzamt abzugeben und bindet für fünf Kalenderjahre. Nach Ablauf der Fünfjahresfrist kann der Unternehmer die Erklärung jederzeit mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen.
Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung kann z. B. dann sinnvoll sein,
  • wenn aufgrund erheblicher Gründungsinvestitionen der Vorsteuer-Abzug genutzt werden soll oder
  • wenn es sich bei dem Kundenkreis überwiegend um Unternehmer handelt, die Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis verlangen.
Begründung: Zwar kann ein Kleinunternehmer seine Leistung auf den ersten Blick billiger, da steuerfrei anbieten. Er muss jedoch in seine Preiskalkulation die selbst gezahlte und - weil er Kleinunternehmer ist - nicht erstattungsfähige Umsatzsteuer einbeziehen, er wird also einen höheren Nettopreis verlangen müssen. Übt der Kleinunternehmer die Option aus, kann er die ihm berechnete Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen und so seine Einstandskosten senken. Er kann zudem in seinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Abnehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Vorsteuer geltend machen, so dass die Umsatzsteuer für sie nur ein durchlaufender Posten, aber keine echte Belastung ist.
Die Ausübung der Option sollte daher von jedem Kleinunternehmer für seinen Einzelfall geprüft werden.

Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung

Möchte der Unternehmer nach der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss die Option nach Ablauf dieser Frist widerrufen werden. Der Verzicht kann nur mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist spätestens bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für das betreffende Kalenderjahr zu erklären. Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr können nachträglich berichtigt werden.
Exkurs - Lieferungen aus EU-Mitgliedsstaaten: Für Kleinunternehmer gibt es auch die Möglichkeit, bei Erwerben aus EU-Mitgliedstaaten die Erwerbsbesteuerung zu wählen, auch wenn Sie unter der Erwerbsschwelle nach § 1a Abs.3 Nr.2 UStG (12.500 Euro im Kalenderjahr) bleiben. Dabei müssen sie nicht auf den Kleinunternehmerstatus nach § 19 Abs. 2 UStG verzichten. Sie müssen nur ihr Finanzamt hierüber informieren und eine Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen. Für die innergemeinschaftlichen Erwerbe sind sie dann 2 Jahre an die eigene Erwerbsbesteuerung gebunden. Die Umsatzsteuererklärung für die innergemeinschaftlichen Erwerbe muss nach § 18 Abs. 4a UStG (Voranmeldung und Steuererklärung) vorgenommen werden. Der Voranmeldungszeitraum ist im Regelfall das Kalendervierteljahr, bei Existenzgründern der Kalendermonat.
Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit.