E-Rechnungen ab 2025

Obligatorische E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen.

Hintergrund

Nach aktueller Rechtslage im Jahr 2024 können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur bei öffentlichen Aufträgen. Im Rahmen der sogenannten ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für B2B-Umsätze geplant, das aus den Daten der E-Rechnungen gespeist werden soll. Dies setzt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung voraus. Das geplante digitale Meldesystem befindet sich aber noch nicht in der Umsetzungsphase. Der Zeitplan der EU sieht die Einführung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor. Mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung (auf 2030) in der Diskussion.

Kernpunkte der Neuregelung

  • Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)-neu.
  • Als im Inland ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten, die am Umsatz beteiligt ist.
  • Anpassung der Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu:
    • Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entspricht.
    • Daneben können Rechnungsaussteller und –empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen. Das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen.
  • Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o. g. Anforderungen erfüllen, werden unter den Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Das BMF hat mit dem Entwurf eines Anwendungsschreibens vom 13. Juni 2024 erste Hinweise zu den zulässigen Rechnungsformaten veröffentlicht. Aus Sicht der Finanzverwaltung stellen insbesondere Rechnungen nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar, die der europäischen Norm entsprechen.

Übergangsregelungen

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
  • In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers –sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG) von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr (2026).
  • Im Jahr 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Betroffen hiervon sind auch Kleinunternehmer oder Unternehmer im Nebenerwerb. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, E-Rechnungen entgegennehmen zu können.

Ausnahmen

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV; derzeit bis 250 Euro) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Fazit

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema E-Rechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig die Rechnungssoftware aufzurüsten bzw. umzustellen, falls sie die neuen Anforderungen noch nicht erfüllen sollte.
Für Unternehmen, die einen ersten Einstieg in das Thema E-Rechnung suchen, können folgende Informationen bzw. Leitfäden hilfreich sein: