Leitfaden für ein Bewerbungsgespräch

Leitfaden für ein Bewerbungsgespräch mit Ausbildungsplatzbewerberinnen und -bewerbern

1. Vorbemerkung

Das Berufsbildungsverhältnis ist ein Ausbildungs- und Arbeitsverhältnis zugleich.

Für das Unternehmen gilt es zunächst Kriterien zu definieren, die eine beiderseitige erfolgreiche Erfüllung des abzuschließenden Vertragesermöglichen. Was sind die wesentlichen Kriterien, die ein Auszubildender erfüllen muss, um erfolgreich die angestrebte Qualifikation zu erlangen. Dabei wird es neben bestimmten manuellen und intellektuellen Fähigkeiten und Fertigkeiten vor allem um soziale Eigenschaften gehen, die eine reibungsloseIntegration des Auszubildenden in das Unternehmen ermöglichen. Die so definierten Einstellungsbedingungen werden in Form von Bewerbungsanforderungen öffentlich gemacht und dem Bewerber als Angebot unterbreitet. Meist sind dies Bewerberunterlagen, die diese geforderten Kriterien belegen.

Aus Sicht des Auszubildenden stellt sich das Problem so dar, einen Ausbildungsvertrag abzuschließen, der die persönlichen Interessen und Voraussetzungen möglichst umfassend erfüllt. Oft folgt man bei der Auswahl noch dem Druck der Bezugspersonen – Freunde, die genau diesen Abschluss favorisieren, Eltern, die drängen, ... -
Um in den Genuss des Ausbildungsvertrages zu gelangen, wird der Ausbildungsplatzbewerber versuchen, die gestellten Anforderungen in seinem Verhalten und seinen Belegen darzustellen.

Insofern gleicht der Bewerbungsprozess einer klassischen Verhandlungssituation und das Bewerbungsgespräch speziell einer Prüfungshandlung, in der beide Parteien die Realität ihrer Vorstellungen vom Verhandlungsgegenstand und-partner prüfen können. Deshalb sind besondere, auch auf den Ausbildungscharakter des Vertragsverhältnisses zugeschnittene Kriterien bei der Entscheidung über den Abschluss eines Vertrages zu beachten. Wichtig bei der Entscheidung über den Beginn eines Ausbildungsverhältnisses ist das Einstellungsgespräch.
Zielgruppe: kleine und mittelständische Unternehmen
Dauer des Gesprächs: nicht länger als 45 Minuten, maximal eine Stunde
Zu den einzelnen Gesprächskomplexen werden als Vorschlag einleitende Fragenformuliert (vgl. Pkt. 4), die dann im Gespräch untersetzt werden sollten. An dieser Stelle sollten Sie auf Verunsicherungen des Bewerbers eingehen (Körpersprache), um eventuelle Blockaden zu lösen.
Um möglichst viele Informationen zu erhalten, sollte der Bewerber angehalten werden zu erzählen. Versuchen Sie, den Bewerber nicht durch die Frage selbst schon zu beeinflussen. Viele Fragen zerstören das Gespräch. Wählen Sie deshalb Fragen, die den Bewerber dazu anregen, möglichst Zusammenhänge zu erzählen bzw.auch eigene Gedanken zu entwickeln. Stellen Sie daher offene Fragen (W-Fragen: Wann, wo, wie, wer, ...) und wählen Sie zunächst den Gesprächgegenstand etwas weiter. Im Verlauf des Gespräches können Sie durch gezielte Nachfragen Ihnen wichtig erscheinende Punkte präzisieren lassen.

Es sollte angestrebt werden, personen- und situations- bzw. sachbezogene Fragenabwechselnd zu stellen.
Für jedes Gespräch gilt, dass der Unternehmer sich im Klaren darüber sein muss, was er von dem Bewerber erfahren will (eingangs beschriebene zu definierende Kriterien sowie Fragen, die sich aus dem Studium der Bewerbungsunterlagen ergeben haben). Der Gesprächsleitfaden dient hierzu als eine Orientierung, muss jedoch der Spezifik eines jeden Unternehmens folgend angepasst werden. (sieheo. g. zu definierende Kriterien).

2. Ziel des Gesprächs

  • Eindruck über Sozialverhalten gewinnen (Sozial- und Persönlichkeitskompetenz)
  • Kennenlernen der Fähigkeiten (Leistungsvermögen undLeistungsbereitschaft), man spricht auch von der Fach- und Methodenkompetenz; denkbar wären an dieser Stelle kleine Übungen zum Fähigkeitsbeweis (Fachfragen, kleine Experimente, etwas zusammenbauen, auseinander nehmen ...)
Generell gilt: Methoden können erlernt werden,soziale Fähigkeiten sollten bereits vorhanden sein („die Nase muss passen”)
Über folgende Eigenschaften des Bewerbers sollten Sie sich während des Einstellungsgesprächs zudem ein Bild machen können: Eigeninitiative, Belastbarkeit, Arbeitsbereitschaft, aber auch Teamfähigkeit, Problemlöseverhalten(z.B.: Wie sind Sie damit umgegangen ....) Selbstständigkeit und kommunikatives Vermögen.

3. Gesprächskomplexe

Um einen möglichst umfassenden Informationsgewinn zu ermöglichen, sollte das Gespräch folgendem Aufbau folgen:
  • Gesprächsverlauf
A. Begrüßung; Einleitung des Gesprächs
B. Das Interview
  • Ziel des Gespräches
beruflicher und persönlicher Werdegang
offenes Thema mit Bezug zur Branche des Unternehmens

C. Gesprächsabschluss, Ausblick

4. Gesprächsleitfaden und Erklärungen

A) Die Einleitung des Gesprächs

Fast jeder Bewerber ist vor einem Gespräch nervös. Insbesondere haben Jugendliche kaum Erfahrungen mit solchen Gesprächen. Elementare Bedürfnisse in dieser Situation sind Informationen zum Ort und zum Ablauf des Gespräches sowie Kontakt zum Gesprächspartner zu erlangen. Solange diese Bedürfnisse nicht hinreichend erfüllt sind, reagiert der/die Bewerber/in verspannt (lässt sich an seiner Körpersprache erkennen) mit Flucht- oder Angriffstendenzen. Deshalb ist es wichtig, in den ersten Minuten Ängste und Hemmungen zu nehmen, um ein entspanntes Gespräch führen zu können.

Nach der persönlichen Vorstellung sowie Informationen zur Örtlichkeit und dem Zuweisen des Platzes dient die erste Frage deshalb auch als „Eisbrecher”, um Vertrauen zu schaffen. Vertrauen entsteht durch gegenseitige Öffnung. Der Bewerber soll das ernst gemeinte Gefühl übermittelt bekommen, situationsangemessen beachtet zu werden:
Konkrete Fragen dabei sind zum Beispiel: „Haben Sie sofort unser Unternehmen gefunden?” oder auch: „Wie war die Anreise?”

Mitunter steht der Bewerber unter hohem Druck, sich endlich darstellen zukönnen. Hier bieten sich Fragen an wie: „Ist es Ihre erste Bewerbung...”

Genau so kann die offensichtliche Befindlichkeit des Bewerbers angesprochen werden: „Ich sehe schon, Sie sind noch sehr aufgeregt.”
Daran anschließend kann man dem Bewerber anbieten, sich Notizen zu machen.
Um den Prozess der Vetrauensbildung weiterzuführen, sollte sich ein kurzer Überblick über den Ablauf des Gesprächs anschließen. Achten Sie beim Reden auf die Körpersprache des Bewerbers, entspannt sich seine Haltung, setzt er sich lockerer hin, neigt er sich Ihnen zu?
Das alles können Anzeichen dafür sein, dass Ihr Gesprächspartner in der Situation „angekommen” ist. Er wird jetzt in der Lage sein, auf Ihre Fragen angemessen, entsprechend seiner Möglichkeiten, zu reagieren.

B) Das Interview

Jetzt sollte man auf das eigentliche Problem hinüberleiten, um die ausgeschriebenen Kriterien zu hinterfragen. Es bietet sich an, zunächst über das Unternehmen zu sprechen. Das kann auch erfolgen, indem der Bewerber zunächst zu seinen Informationen und Informationsquellen über das Unternehmen gefragt wird. Die Antwort lässt Rückschlüsse auf das Interesse und die Findigkeit zu.

„Was wissen Sie bereits über unser Unternehmen?”
„Wie und wo haben Sie sich über unser Unternehmen informiert?”
Hier sollten Sie die richtigen Antworten des Bewerbers bestätigen und dann um eigene Informationen z. B. Geschichte, Größe, Organisation und Spezialisierung/Besonderheiten des Unternehmens ergänzen. Denken Sie dabei auch an die Zeit: bis dahin nicht länger als 10 - 15 Minuten!
Falls der Jugendliche nicht schon von selbst seine Motive für die Wahl desAusbildungsplatzes erwähnt hat, ist nun folgende Frage günstig: „Was hat Sie dazu veranlasst, sich für diesen Ausbildungsberuf zu entscheiden?”
Die dargestellten Motive können sehr unterschiedlich sein. Achten Sie aufkonkrete, personenbezogene Antworten etwa in der Art:
„Ich hatte schon immer Interesse für diesen Beruf.” „Was genau ist Ihr Interesse?”
Sie durchbrechen dadurch die Darstellung von Phrasen und Floskeln und erlangen Aufschluss über Einstellungen des Bewerbers zu dem Ausbildungsberuf, zur Arbeit an sich, aber eventuell auch schon über Vorkenntnisse und Fähigkeiten. Meist bietet es sich an, Fragen zu Erfahrungen sowie beruflichem und persönlichem Werdegang des Bewerbers anzuknüpfen. Achten Sie auf Lücken in den eingereichten Bewerbungsunterlagen.
Der berufliche Lebensweg eines jugendlichen Bewerbers wird sich im Wesentlichen auf die Schule und einige Praktika beschränken. Schulnoten sind dabei nur bedingt aussagefähig über die Leistungsfähigkeit und die Leistungsbereitschaft des Bewerbers. Sie stellen die Relation zur jeweiligen Schulklasse und zum Bewertungsmaßstab des Lehrers dar. Günstiger ist das Erfüllen kleiner vorbereiteter Aufgaben bzw. die Durchführung eines Tests.

Fragen zur Schulzeit
Bezug zur schulischen Entwicklung wie zum Beispiel die Veränderung von Noten in einzelnen Fächern: "Worauf führen Sie die Verschlechterung Ihrer Leistung im Fach X zurück?” oder „Worauf führen Sie die Verbesserung Ihrer Noten im letzten Halbjahr zurück?”
Bezug auf wichtige Noten für den Ausbildungsberuf, zum Beispiel: „Sie wissen doch sicher, dass Sie bei uns viel mit Zahlen umgehen müssen. Ihr Zeugnis weist aber eine 3 in Mathematik auf. Was veranlasst Sie, sich trotzdem für uns zu entscheiden?”

Fragen zu Praktika
„Sie haben ein sehr gutes Zeugnis des Unternehmens X Ihren Bewerbungsunterlagen beigelegt. Was hat Ihnen dort besonders gefallen?”. „Was hat Sie bewogen, das Praktikum in der Firma X zu machen?”
Persönliche Fragen
Beachten Sie, dass hier nicht alle Fragen erlaubt sind. Es empfiehlt sich daher, besonders mit einer „offenen” Fragestellung zu beginnen.
Das Gespräch kann gelenkt werden auf:
Beziehungen zu Eltern und Freunden (wie sozialverankert ist der Bewerber, Unterstützung und Leistungsforderung durch die Eltern
Freizeitinteressen und ähnliches, finanzielle Umstände/materielle Möglichkeiten:
  • „Haben Sie diese Bewerbung selbst verfasst?”
  • „Werden Sie von Ihren Eltern bei der Berufswahl und Bewerbung unterstützt?”
  • „Was sagen Ihre Freunde/Bekannte zu Ihrer Berufswahl?”
  • „Sind Sie in einem Sportverein? Wie oft treiben Sie Sport in der Woche?”
  • „ Haben Sie einen eigenen PC? Können Sie in Ihrer Freizeit an einem PC arbeiten?”
  • „Wie gelangen Sie in Zukunft zu Ihrem Ausbildungsbetrieb?”
Dieser Komplex kann mit einer Frage über die beruflichen Ziele des Bewerbers abgeschlossen werden.
„Wie stellen Sie sich Ihren weiteren Entwicklungsweg nach Abschluss der Ausbildung vor?”

Um die rhetorischen Fähigkeiten und das Sozialverhalten besser beurteilen zukönnen, ist es sinnvoll, sich während des Bewerbungsgesprächs über ein Thema aus dem beruflichen/schulischen Alltag, aus der Presse oder dem allgemeinen sozial-politischen Bereich zu unterhalten.

Derzeit bietet sich folgende Fragestellung an:
„Es wird zunehmend in den Mediendarüber geklagt, dass die Jugendlichen heute alle das Fernsehprogramm auswendigkennen aber kaum noch Bücher lesen. Wie sehen Sie das?”
Meist bietet sich an, zum Ende des Gespräches dem Bewerber die Gelegenheit zu geben, noch eigene Fragen zu stellen bzw. zu klären.
Aus den bisherigen Antworten kann das einstellende Unternehmen folgende Fähigkeiten des Bewerbers ableiten:
  • Überzeugungskraft der Argumente, rhetorische und kommunikative Fähigkeiten
  • Fähigkeit sich auf Gesprächspartner und -inhalte einstellen zu können, Kontaktfähigkeit, Sympathie
  • konkrete Interessen für den gewähltenAusbildungsberuf
  • soziale Verankerung
Es sollte weiterhin darauf geachtet werden, ob sich der Bewerber Ihrer Auffassung nach in den Kollegenkreis Ihrer Arbeitnehmer und Azubis einfügen kann.

C) Gesprächsabschluss/Ausblick

Fassen Sie zum Schluss den Verlauf des Gespräches zusammen. Gehen Sie dabei auf positive Eindrücke ein. Dem Bewerber muss mitgeteilt werden, wann sich das Unternehmen für bzw. gegen eine Einstellung entscheidet, wie die weitere Entscheidungsfindung erfolgt. Vermeiden Sie an dieser Stelle Hoffnungen zu wecken bzw. Zusagen zu machen.

Auf einen Blick/Zusammenfassung

Wichtige Eigenschaften, die Sie über den Azubi erhalten sollten:
  • Eigeninitiative
  • Belastbarkeit
  • Arbeitsbereitschaft
  • Teamfähigkeit
  • Problemlöseverhalten
  • Selbstständigkeit
  • Kommunikatives Vermögen
  • Gesprächskomplexe
Gesprächsverlauf :
  • Begrüßung, Einleitung des Gesprächs
  • Das Interview
  • Gesprächsabschluss, Ausblick
Zur Begrüßung:
  • „Haben Sie sofort unser Unternehmen gefunden?” oder auch „Wie war die Anreise?”
  • „Ist es Ihre erste Bewerbung...”
  • „Ich sehe schon, Sie sind noch sehraufgeregt?”
Das Interview:
  • „Was wissen Sie bereits über unser Unternehmen?”
  • „Wie und wo haben Sie sich über unser Unternehmen informiert?”
  • „Was hat Sie dazu veranlasst, sich für diesen Ausbildungsberuf zu entscheiden?”„Was genau ist Ihr Interesse an diesem Beruf?”
  • ”Worauf führen Sie die Verschlechterung Ihrer Leistung im Fach X zurück?” oder „Worauf führen Sie die Verbesserung Ihrer Noten im letzten Halbjahr zurück?”
  • „Sie wissen doch sicher, dass Sie bei uns viel mit Zahlen umgehen müssen. Ihr Zeugnis weist aber eine 3 in Mathematikauf. Was veranlasst Sie, sich trotzdem für uns zu entscheiden?”
  • „Sie haben ein sehr gutes Zeugnis des Unternehmens X Ihren Bewerbungsunterlagenbeigelegt. Was hat Ihnen dort besonders gefallen?”
  • „Was hat Sie bewogen, das Praktikum in der Firma X zu machen?”
  • „Haben Sie diese Bewerbung selbst verfasst?”
  • „Werden Sie von Ihren Eltern bei der Berufswahl und Bewerbung unterstützt?”
  • „Was sagen Ihre Freunde/Bekannte zu Ihrer Berufswahl?”
  • „Sind Sie in einem Sportverein? Wie oft treiben Sie Sport in der Woche?”
  • „ Haben Sie einen eigenen PC? Können Sie in Ihrer Freizeit an einem PC arbeiten?”
  • „Wie gelangen Sie in Zukunft zu Ihrem Ausbildungsbetrieb?”
  • „Wie stellen Sie sich Ihren weiteren Entwicklungsweg nach Abschluss derAusbildung vor?”
  • „Es wird zunehmend in den Medien darüber geklagt, dass die Jugendlichen heute alle das Fernsehprogramm auswendig kennen, aber kaum noch Bücher lesen. Wie sehen Sie das?”
Gesprächsabschluss, Ausblick
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden wir Sie in ca. 3 Wochen über das Gesprächsergebnis informieren.